Группы и их роль в функционировании организации

Идея на этом этапе еще не нашла свое воплощение в словах или в форме, в которой она будет передаваться. Отправитель только принял решение, какую идею он хотел бы передать.
Для эффективной передачи информации важно теперь учитывать несколько факторов. Например, руководитель, желающий сообщить своим сотрудникам итоги оценки их работы, должен понимать, что ему нужно донести вполне конкретную информацию об сильных и слабых сторонах и методах улучшения результатов.
Сообщение руководителя не должно включать в себя смутную похвалу общего характера или только критику. Руководители, недостаточно эффективно действующие в процессе общения, часто поступают так потому, что либо не знают последствия такого общения, либо так поступают к ним их руководители.
Кодирование и выбор канала.
Перед тем, как передать сообщение (идею), отправитель кодирует ее в определенные символы в виде слов, интонации, жестов и языка тела. Также происходит выбор канала, который совместим с типом символов, которые применяются для кодирования (устная речь, письмо, электронная почта, видеозаписи и видеосвязь).
В случае, если канал не подходи для физической формы выбранных символов, то осуществление передачи не является возможным. Если канал не соответствует сообщению, эффективность коммуникации также снижается [5].
Приведем пример. Руководитель хотел бы поговорить со своим сотрудником о том, что он нарушил меры безопасности. Если это будет осуществлено в форме непринужденной беседы за чашкой кофе или в виде направлении ему неофициальной записки на почту, то эти каналы будут вряд ли эффективны в донесении самой идеи, поскольку проблема достаточно серьезна и требует официального сообщения и встречи.
Выбор способа передачи сообщения не должен ограничиваться выбором только одного канала. Желательно применять несколько средств коммуникации.
Это, естественно, усложнит сам процесс, но исследования показывают, что одновременное применение устных и письменных средств общения дает эффективность результата. Используя оба канала, отправителю можно найти более сложные подходы и при этом письменно зарегистрировать ситуацию [4].
Передача.
На этом этапе отправитель применяет канал для доставки сообщения – это может быть физическая передача сообщения.
Декодирование.
Получатель, получив сообщение, декодирует его, то есть переводит символы отправителя в свои мысли.
В том случае, если символы, которые выбрал отправитель, имеют для получателя такое же значение, он правильно поймет, что имел в виду отправитель, его сообщение. Если реакции на сообщение не требуется, то процесс коммуникации завершен.
Но иногда, в силу каких-либо причин, получатель может придать сообщению от отправителя не тот смысл, который имел в виду отправитель.
В управлении организацией процесс коммуникации можно назвать эффективным в том случае, если получатель подтвердил, что сообщение, полученное им от отправителя, понятно им правильно. Это также подтверждается реальными действиями, которые ждет от получателя отправитель.
Данное явление носит название «обратной связи». Производя обратную связь, отправитель и получатель производят смену ролей в коммуникации. Получатель становится отправителем и проходит через все этапы коммуникации и доносит свою реакцию до отправителя, который уже играет роль получателя.
Обратная связь, про которую мы уже говорили выше, представляет собой базовую реакцию на услышанное, прочитанное или увиденное. Информация идет обратно к отправителю, говоря о том, в какой мере сообщение было понято, поверил ли ему получатель, усвоил ли он его.
Эффективность коммуникации определяется тем, что человек одинаково точен как при отправке, так и приеме сообщения. Поэтому крайне важно умение развивать способность слушать.
Есть мнение, что правильно слушать – это не перебивать. Но это только часть процесса эффективного слушания. Когда на собрании, например, говорится о новых планах, новых приоритетах повышения эффективности работы подразделения, сотрудникам важно услышать конкретную информацию. Также обращают внимание на эмоции.
Перечислим способы повышения эффективности межличностных коммуникаций:
1) Прояснение идей коммуникатором до того, как он начнет и передавать другим;
2) Восприимчивость к семантическим проблемам;
3) Отслеживание невербальных способов передачи коммуникации (жестов, выражения лица, позы, интонации);
4) Выражение открытости и готовности сотрудничать;
5) Установление обратной связи, применяя приемы (вопросы, пересказ, оценка языка жестов, интонаций, контроль первых итогов работы, готовность ответить на вопросы) [10].
Также важно развивать навык активного слушания.
Барьерами на пути эффективности коммуникаций в организации могут быть:
1) Искажение сообщения (может произойти неосознанно, как итог затруднения в межличностном общении; или осознанно, когда кто-то из коммуникаторов не согласен с информацией и модифицирует ее для себя выгодным образом; в итоге фильтрации; из-за различий в статусе% из-за страхе перед наказанием или при ощущении бессмысленности общения).
2) Перегрузки информации (люди просто не могут обработать большое количество информации);
3) Структура организации не эффективна (чем выше вертикаль власти, тем выше вероятность искажения информации);
4) Некомпетентность сотрудников;
5) Неэффективность организации работы и распределения задач;
6) Конфликты между подразделениями и людьми.
Поэтому классифицируют следующие пути повышения эффективности организационных коммуникаций:
1) Формирование систем обратной связи;
2) Регулирование информационных потоков;
3) Управленческие действия по улучшению обмена информацией по вертикали и горизонтали;
4) Расширение системы сбора предложений;
5) Применение внутриорганизационных информационных систем (корпоративных изданий, стендов, страницы в Интернете, посвященной компании);
6) Применение достижения современных информационных технологий [9].
Также мы специально рассмотрим конкретные приемы, которые помогут менеджеру в эффективной коммуникации со своими коллегами. Дейл Карнеги предлагает соблюдать шесть правил, позволяющих осуществлять влияние на людей.
1 Искренний интерес другими людьми
Менеджер должен интересоваться своими коллегами, руководителями, подчиненными.
Поэтому, перед тем, как обсуждать интересующие коммуникатора темы и вопросы, важно поговорить о предметах, которые волнуют собеседника. Так коммуникатор «подготовит почву» к общению и решит вопросы.
2 Улыбка
Очень важно испытывать радость при общении с людьми, если есть желание, чтобы люди испытывали радость от общения с нами. Это можно и трактовать и как золотое правило нравственности – поступай с другими людьми так, как если бы ты хотел, чтобы относились к тебе [9].
3 Называть имя человека
Людям очень важно собственное имя. Коммуникатор, если употребляет имя собеседника в разговоре, делает человеку тонкий комплимент. Но, если получится так, что в процессе общения человек забудет или неправильно произнесет имя человека, то поставит себя в невыгодное положение. Особенно важно запоминать имена при деловом общении.