Документирование и учет расчетов с подотчетными лицами

Актуальность выбранной темы курсовой работы «Учет расчетов с подотчетными лицами» заключается в том, что в процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто.
Тем не менее, довольно большое количество ошибок и нарушений допускается именно при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.
Цель написания курсовой работы - изучить методику осуществления бухгалтерского учета расчётов с подотчётными лицами.
Задачи курсовой работы следующие:
раскрыть понятие расчётов и подотчёта;
рассмотреть задачи учета расчетов с подотчетными лицами;
изучить порядок выдачи авансов в подотчет;
рассмотреть, как рассчитываются размеры командировочных расходов;
составить характеристику ООО «Мандат»;
изучить организацию учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Мандат».
Предмет исследования курсовой работы - подотчётные лица.
Объект исследования – учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Мандат».
Период исследования – 2023г.
В работе использованы такие приемы и методы экономической науки и бухгалтерского учета, как монографический метод, наблюдение в виде документации, инвентаризация, метод сравнения.
Нормативно-правовой базой для написания курсовой работы послужили Гражданский и Налоговый кодексы РФ, Федеральный закон «О бухгалтерском учете», Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ и др.
Методологической основой для написания курсовой работы послужили труды таких отечественных и зарубежных ученых-экономистов, как Бабаев Ю.А., Бакаев А.С., Глушков И.Е., Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н., Кондраков Н.П., Палий В.Ф. и др., а также периодические издания (журналы «Главбух», «Бухгалтерский учет»).
Информационной базой для написания курсовой работы послужили бухгалтерская (финансовая) отчетность ООО «Мандат», регистры аналитического и синтетического учета по расчетам с подотчетными лицами.
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ВЕДЕНИЯ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

1.1. Сущность и основы расчетов с подотчетными лицами

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации [2].
Таким образом, подотчётными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчётами, а также на расходы по командировкам.
Соответственно, подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:
приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
представительские расходы.
Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет [10].
Целями предприятия при выдаче денег в подотчет своим работникам являются:
заключение выгодных договоров (контрактов);
поиск новых рынков сбыта своим товарам (продукции, работам, услугам);
обеспечение работоспособности предприятия.
Задачи организации бухгалтерского учёта расчётов подотчётными лицами предприятия являются следующие:
- контроль за целенаправленным использованием авансированных сумм;
- соблюдением правильности документального оформления авансовых сумм;
- своевременный отчёт об использовании подотчетных сумм.
Предприятия выдают своим сотрудникам подотчетные суммы наличных денежных средств из кассы на следующие нужды:
командировочные расходы;
хозяйственно-операционные нужды;
представительские расходы;
расходы экспедиций, геологоразведочных отрядов;
расходы уполномоченных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе [15].
Выдавая денежные средства подотчетным лицам, предприятие обязано:
зафиксировать сумму подотчётных средств, а также срок, на который подотчетная сумма выдаётся;
потребовать от подотчётного лица отчёт о произведенных расходах в течение трех рабочих дней по истечении срока выдачи;
выдавать денежные средства под отчёт только при том условии, что подотчетное лицо составило полный отчёт об использовании ранее выданных авансах;
предупредить о невозможности передачи подотчётных денежных средств от одного работника другому;
определить перечень лиц, которые могут получать в банке денежные средства под отчет.
Таким образом, подотчётными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, на расходы по командировкам. Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы [6].

1.2. Нормативно-правовая база расчетов с подотчетными лицами

Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.
Рассмотрим основные нормативные документы, в соответствии с которыми ведется учет и проводится аудит расчетов с подотчетными лицами.
В учете основных средств необходимо знать нормативные акты, которые дают полную информацию правильности отражения основных средств, составление проводки, оформление документа и бухгалтерской отчетности. На основании федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» система нормативного учета делиться на пять уровней (рис.1).


Рисунок 1 - Система нормативного регулирования учета в РФ по учету расчётов с подотчётными лицами
I уровень включает в себя кодексы и федеральные законы (рис.2):

Рисунок 2 - Документы первого уровня нормативного регулирования по учету расчётов с подотчётными лицами

Налоговый кодекс РФ характеризует налоговую систему РФ, виды налогов, их ставки, базу налогообложения, льготы, а также порядок взимания налогов [1].
Расчеты с подотчетными лицами непосредственно взаимосвязаны с налоговой системой РФ. Данные расчеты взаимодействуют с налогом на добавленную стоимость, налогом на прибыль и налогом с доходов физических лиц. В главе 21 «Налог на добавленную стоимость» указаны правила отражения НДС при приобретении материалов, запчастей, а также списание НДС при осуществлении расходов сумм, выданных под отчет. Далее, в главе 23 «НДФЛ», отражается порядок обложения НДФЛ подотчетных сумм. В главе 25 «Налог на прибыль организаций» отражены правила учета расходов подотчетных сумм при расчете налогооблагаемой прибыли.