Использование новых информационных технологий в документационном обеспечении управления

ВВЕДЕНИЕ

Государственные учреждения, в целях реализации и выполнения поставленных перед ними задач, должны формировать обязательное и четкое документационное обеспечение. При этом важно понимать, что эффективность документационного регулирования и порядка формирования информации, способствующей тщательно подготовить и спланировать выполнение возложенных задач на государственное управление осуществляет обеспечение качества не только производства, а также активного развития организаций.
В современном развитии документооборота, необходимо тщательно изучать всю доступную и необходимую информацию, в целях упорядочивания документов и выполнения служебных обязанностей. При этом именно спланирована организация работы по комплектованию и хранению документов, позволяет оценить не только качество реализуемого производства, но также и компетентность работников, которая и определяет уровень управленческого аппарата.
Установление организованной работы по документационному обеспечению, позволяет также быстро и своевременно осуществлять поиск необходимой информации, ее хранения и использования, для дальнейшей работы.
Организация работы с документами в управленческой сфере, осуществляется одними и теми же выполненными функциями, различия в которых возможно только установленными в каждой организации методов, будь это механические действия, либо полностью в автоматическом режиме. При этом все работники должны знать основные требования, утвержденные нормативными документами по соблюдению определенных правил, по формированию документов организации, в связи с тем, что именно правильное оформленные документы, позволяют изучить деятельность организации, а также все необходимые условия для общего понимания ее функционирования.
Государственные и некоммерческие учреждения и организации, в целях реализации и выполнения поставленных перед ними задач, должны формировать обязательное и четкое документационное обеспечение. При этом важно понимать, что эффективность документационного регулирования и порядка формирования информации, способствующей тщательно подготовить и спланировать выполнение возложенных задач на организации, осуществляет обеспечение качества не только производства, а также активного развития организаций.
В современном развитии документооборота, необходимо тщательно изучать всю доступную и необходимую информацию, в целях упорядочивания документов и выполнения служебных обязанностей. При этом именно спланирована организация работы по комплектованию и хранению документов, позволяет оценить не только качество реализуемого производства, но также и компетентность работников, которая и определяет уровень административного аппарата любого учреждения.
Установление организованной работы по электронному документационному обеспечению, позволяет также быстро и своевременно осуществлять поиск необходимой информации, ее хранения и использования, для дальнейшей работы.
Организация работы с электронными документами в различной сфере, осуществляется одними и теми же выполненными функциями, различия в которых возможно только установленными в каждой организации методов, будь это механические действия, либо полностью в автоматическом режиме. При этом все работники должны знать основные требования, утвержденные нормативными документами по соблюдению определенных правил, по формированию документов организации, в связи с тем, что именно правильное оформленные документы, позволяют изучить деятельность организации, а также все необходимые условия для общего понимания ее функционирования.
Объектом исследования, является документационное обеспечение управления
Предметом работы является использование информационных технологий, на основе правового регулирования
Целью курсовой работы является рассмотрение системы документационного обеспечения управления, с использованием информационных технологий на основе нормативно – правового и методического регулирования.
Для достижения поставленной цели, необходимо решить следующие задачи:
- дать понятие к документационному обеспечению управления
- рассмотреть процесс контроля за сроками исполнения документов в государственном управлении
- изучить процесс применения электронного документооборота в организации, как внедрение информационных технологий
- определить правовое регулирование документационного обеспечения с использованием системы электронного документооборота
Для написания курсовой работы и исследования ее теоретической части, использовалась учебная и специальная литература, которая в свою очередь является методом, способствующим раскрыть тему курсовой работы.
Объем и структура курсовой работы определяется поставленными целями и задачами, и которая состоит из введения, глав, параграфов, заключения и списка использованной литературы.







ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ И ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ

1.1 Понятие к документационному обеспечению управления

Документационным обеспечением управления, является вся деятельность какой – либо организации управления, которая непосредственно направлена на обеспечение документационных функций в управлении.
В системе делопроизводства выделена функция по документированию, которая направлена на формирование и создание документов, а система документооборота включает в себя все непосредственное движение и реализацию документов, а порядок и сроки хранения относятся к архивному делу.
Документационное обеспечение, для самого управления является базовой основой получения и предоставления информации для управленческих органов, в целях привлечения необходимых задач для стратегических решений и осуществления контроля для их выполнения.
Объектом полного документационного обеспечения управления, является как некоторые виды документов, определяющие отдельное комплектование, так и все, действующие в организации. При этом способом осуществления такой деятельности, являются правила и требования по созданию, формированию, передвижению и хранению документов, которые устанавливают определенные стандарты и нормативно – правовые акты.
Основными задачами документационного обеспечения управления, являются:
- обеспечение в документах общей характеристики о деятельности и иных процессах управления организации,
- осуществление необходимого порядка использования и создания документов, соблюдая необходимые правила.
Вся работа с документами должна быть настолько организована, чтобы не возникала необходимость активного вовлечения работников в их формирование, чтобы весь трудовой процесс, был направлен исключительно на производство.
При этом каждая организация, предусматривает для себя более удобный порядок, осуществления процесса документооборота. Существует централизованная форма документооборота, при которой все документы создаются и хранятся в созданном для этих целей отдела. Форма делопроизводства в качестве децентрализованного вида документооборота, предусматривает распределение работы с документами по всем структурным подразделениям организации. Смешанная же форма делопроизводства, предусматривает создание и хранение документов, как в едином отделе, так и распределение по подразделениям одновременно.
Каждое предприятие самостоятельно выбирает использование формы документооборота, с учетом особенностей, потребностей и удобства организации.
Для того, чтобы работа с документами была организована должным образом и осуществлялась в полном объем, необходимо соблюдать некоторые принципы:
1. Четкость в передвижении документов, которая определяет порядок движения документации, без каких – либо проблем и препятствий.
2. Непрерывное взаимодействие с документами, обеспечивает постоянное их использование и создание в установленные сроки, что является в первую очередь способностью работников распределять одинаковый объем работы с ними.
3. Регулярное создание и обработка документов, соблюдая определенные сроки работы с ними, которая способствует качеству обеспечения данного принципа, на основании создания конкретной инструкции по делопроизводству в организации.
4. Обеспечение порядка в выполнении работниками тех документов, которые не пересекаются и не дублируются, для чего необходимо строго соблюсти выполнение должностных обязанностей всеми работниками.
Документационное обеспечение управления необходимо спланировать так, чтобы работа по документам, осуществлялась при взаимодействии, создан и использовании, в комплексе и качественно, с учетом включения и прохождения необходимых этапов соблюдения всех требований.
Качественное планирование и функционирование документационного обеспечения и всей работы с документами, характеризует организации управления, как наиболее лучшие, на уровне тех, у кого она менее стабильно работает.
В современный период развития общества и государства, качественно функционирующая документационная система в организация, имеет большое значение, в связи с тем, что в настоящее время активно используется документооборот, и не только на бумажных носителях, а также в электронном и цифровом виде.
Документационное обеспечение управления, характеризует определенный вид деятельности, осуществляемых в процессе издания, использования и хранения документов, позволяющие качественно и стабильно обеспечивать управленческие функции в организациях.
Такое грамотное планирование необходимо для того, что ни она организация управления не сможет эффективно и качественно осуществлять и реализовывать свои услуги или производство, не имея четко спланированной работы с документами. Документационное обеспечение необходимо не только при взаимодействии с партнерами и реализации своих управленческих и производственных решений и целей, но и для оформления сотрудников, планирование внутренней деятельности распределение обязанностей, формирование финансово и кадровой политики.
Документы, содержащие структурную и иную деятельность организации управления, как временной, так и постоянной можно определить приказы руководителя, служебные записки начальников структурных подразделений, заявления работников, локальные нормативные акты (положение по оплате руда, коллективный договор, Устав и т.д).
К внешним документам, созданных и реализуемых управленческой организацией, можно отнести особые распоряжения. Официальные вопросы и ответы на них, методические рекомендации, акты. Счета, договора.
Качественно организованное документационное обеспечение, также влияет на активность их исполнения и передвижения, сохраняя тем самым и распространяя необходимую информацию в установленный срок.
Документационное обеспечение управление, как правило является отдельной деятельностью любой организации, которой занимаются специалисты, либо специально созданные для этой цели отделы, либо распространенно и вменено в обязанности специалистам структурных подразделений организации, которые и осуществляю процесс формирования, создания и контроль за правильностью составления и обеспечение контроля по доставке документа до адресата.
При этом все специалисты, осуществляющие деятельность в сфере документационного обеспечения в управлении, должны строго придерживаться необходимых рекомендаций и стандартов, регулируемых ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
При этом особое значение осуществляет порядок документооборота, исходя из уровне управления, а также в зависимости от производственных факторов и влияние организации в сфере управления. Работа по делопроизводству и формированию документов в таких организациях, упрощает специально оборудованная техника, а также постепенный переход в систему цифрового электронного документооборота.
Грамотно организованное документационное обеспечение — гарантия эффективности управления и, следовательно, эффективной работы всех подразделений и самого предприятия в целом. Это достигается, в том числе за счёт стандартизации и регламентации бизнес-процессов, а также повышения конкурентоспособности компании за счёт оптимизации информационных потоков.
Система документационного обеспечения управления организации позволяет решать три задачи: разработка документов, их оформление, согласование, подписание и копирование; организация документооборота, контроль движения и исполнения, хранения и использования документов; создание систематизированного архива документов. Сбои в работе системы ДОУ могут быть обусловлены человеческим фактором (ошибками в документировании операторов или исполнителей), что не приводит к глобальным последствиям и все три задачи будут выполняться в установленном порядке с соблюдением сроков.
Но если рассматривать проблему глобально, основные нарушения в документационном обеспечении управления, как показывает практика, связаны с:
- несовершенством сформировавшихся систем управления документацией и информационными ресурсами, обусловленные неопределенностью организационно – правового статуса делопроизводственной функции и ее недооценкой;