Информационные системы в финансовой деятельности

ВВЕДЕНИЕ
Современные производственные и сервисные технологии немыслимы без информационных технологий, которые обеспечивают потребности в информации управленческих, производственных, снабженческих, торговых, сбытовых и других функциональных подразделений предприятий. Информационные технологии позволяют рационально распоряжаться всеми видами ресурсов предприятия.
Материальные и финансовые ресурсы всегда ограничены, поэтому ключевым фактором успеха экономической деятельности является принятие правильного и своевременного решения о том, где и как следует сосредоточить ресурсы для достижения максимального эффекта.
Своевременная и актуальная информация позволяет концентрировать ресурсы в нужное время и место для реализации главных задач. Информационные системы расширяют профессиональные возможности специалистов и позволяют осуществлять деятельность более рационально, целенаправленно и экономно, что делает ее более эффективной.
Цель исследования - рассмотреть основы информационного обеспечения экономики. Задачи исследования включают изучение основных понятий и структуры информационной системы в экономике, анализ использования программных продуктов в планировании и бюджетировании на предприятиях, определение особенностей организации выбора Системы Планирования Ресурсов Предприятия и рассмотрение факторов успеха внедрения интегрированных информационных систем управления предприятием.
Объект исследования - основополагающие характеристики информационной системы в экономике, а предмет исследования - определение особенностей информационной системы планирования и бюджетирования.
Структура работы включает введение, три главы, заключение и список использованной литературы. В первой главе изучается значение информационных технологий в современных условиях, во второй главе проводится анализ использования программных продуктов в планировании и бюджетировании на предприятиях, а в заключении делаются выводы по работе.


























ГЛАВА 1. Значение информационных технологий в современных условиях
1.1. Основные понятия и структура информационной системы в экономике
В современном обществе информационные технологии играют ключевую роль, проникая во все сферы человеческой деятельности и образуя глобальное информационное пространство. Они стали неотъемлемым стимулом развития мировой экономики и других областей. Управление предприятием в настоящее время невозможно без компьютерных технологий.
Информационная система - это средства, методы и персонал, используемые для хранения, обработки и передачи информации для достижения целей. Экономическая информационная система (ЭИС) включает в себя внутренние и внешние потоки информации экономического объекта, а также методы и средства обработки информации.
Автоматизированная информационная система (АИС) - это комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, информационные ресурсы и персонал для обеспечения информационных потребностей пользователей. В управленческой, экономической и других сферах широко используется информация, включая неструктурированную информацию.
Для однопользовательских автоматизированных систем характерно использование локальных реляционных баз данных, локальных баз неструктурированной информации и баз данных, размещенных на удаленных ПК в сетях.
Современные автоматизированные информационные системы обычно представляют собой локальные вычислительные сети, подключенные к государственным и международным сетям передачи данных. Пользователи таких сетей имеют доступ не только к локальным базам данных, но и к распределенным:
- реляционным базам данных на сервере ЛВС, управляемым одной или несколькими СУБД;
- базам неструктурированной информации (документы, созданные и полученные разными пользователями ЛВС), организованным в виде каталогов и подкаталогов на сервере ЛВС;
- базам данных различных приобретенных автоматизированных систем, установленных в ЛВС и доступных всем пользователям сети;
- базам данных, размещенным на удаленных ПК в государственных и международных сетях, к которым есть доступ для всех пользователей ЛВС.
Распределенная система организации баз данных предполагает наличие технологии доступа пользователей к информационным ресурсам, ориентированной на модели типа "клиент-сервер". Технология "клиент-сервер" включает разделение функций обработки данных на три группы: ввод/вывод и отображение данных; прикладные функции для данной предметной области; хранение и управление данными. Каждая группа функций выполняется отдельным логическим компонентом. Часто используются смешанные модели для создания более гибких и динамичных систем.
На сегодняшний день существует множество программных средств, как системных, так и прикладных, которые реализуют описанные выше модели. Например, пакеты Oraclе SQL Server и Sybase SQL Server для платформы NetWare, продукт Microsoft Windows NTSQL Server, Oracle для среды Unix, Lotus Notes. Все эти программные средства работают на различных платформах (на машинах с процессорами Intel, на RISC-серверах и станциях производства HP, DEC и т.д.) и в различных операционных средах.
В зависимости от местоположения абонентских систем, вычислительные сети могут быть разделены на три основных класса: глобальные сети (WAN - Wide Area Network), региональные сети (MAN - Metropolitan Area Network) и локальные сети (LAN - Local Area Network).
Глобальные сети объединяют абонентов, находящихся в разных странах и на разных континентах. Взаимодействие между абонентами таких сетей может осуществляться через телефонные линии связи, радиосвязь и системы спутниковой связи.
Глобальные сети позволяют объединить информационные ресурсы всего человечества и обеспечить доступ к ним.
Региональные сети связывают абонентов, находящихся на значительном расстоянии друг от друга, например, внутри города, экономического региона или страны. Обычно расстояние между абонентами региональной сети составляет десятки или сотни километров.
Объединение глобальных, региональных и локальных сетей позволяет создавать многосетевые иерархии, которые обеспечивают обработку больших информационных массивов и доступ к неограниченным ресурсам.
Локальные сети могут быть частью региональной сети, региональные сети могут объединяться в глобальную сеть, а глобальные сети могут образовывать сложные структуры.
Интернет является наиболее популярной глобальной сетью, состоящей из множества свободно соединенных сетей. Внутри каждой сети в Интернете существует своя структура связи и методы управления, но для пользователя эти детали не имеют значения.
Распространение персональных компьютеров привело к распространению локальных сетей, что требовало разработки новых информационных технологий.
Термин "информация" происходит от латинского слова "informatio", что означает разъяснение, осведомленность и представление. Информация - это совокупность знаний, полученных из различных источников с использованием знаков и сигналов.
Информация играет важную роль в жизни людей, отражая объекты и явления окружающего мира. Она должна быть ясной, полной, надежной и актуальной.
Одной из ключевых форм информации является экономическая информация, связанная с управлением командой людей в организации. Она охватывает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг.
Экономическая информация представляет собой совокупность данных о социально-экономических процессах, помогая управлять ими и населением в различных секторах. Она включает информацию о производственных процессах, материальных ресурсах, управлении производством и финансовых процессах.
Точность, надежность и оперативность являются ключевыми требованиями к экономической информации. Точность обеспечивает понимание информации всеми пользователями, надежность поддерживает эффективность системы, а оперативность обеспечивает актуальность информации для принятия решений.
Система представляет собой совокупность элементов, работающих в единстве. Все системы имеют общие характеристики, такие как полнота, разделимость, разнообразие элементов и различия в их природе и структуре.
Информационная система представляет собой совокупность взаимосвязанных инструментов, методов и людей, используемых для хранения, обработки и публикации информации с целью достижения определенных задач.
Внедрение информационных систем необходимо для повышения эффективности производственно-хозяйственной деятельности, так как они помогают осуществлять различные виды деятельности. Для этого применяются новые методы управления, включающие распространение информации, компьютерные технологии, телекоммуникации, глобальные или локальные сети и другие достижения информационной эры.
Важно понимать различие между компьютерами и информационными системами. Компьютер с профессиональным программным обеспечением является технической основой и инструментом информационной системы. Однако информационные системы не могут существовать без персонала, который взаимодействует с компьютерами и телекоммуникациями.
Структура информационной системы состоит из набора подсистем, которые являются отдельными частями системы, назначаемыми на основе их атрибутов. Общая структура информационной системы может быть рассмотрена как набор подсистем, независимо от области применения. В данном случае говорится о структурной характеристике классификации, которая называется положением. Таким образом, структура любой информационной системы может быть представлена набором вспомогательных подсистем.
В подсистеме поддержки обычно выделяют информационную, технологическую, математическую, программную, организационную и юридическую поддержку.
1.2. Цели и задачи в финансовом планировании
Финансовое планирование является процессом, который включает планирование всех доходов и расходов организации с целью обеспечения ее развития. Основные цели этого процесса включают установление соответствия между наличием финансовых ресурсов и их потребностью, выбор эффективных источников формирования финансовых ресурсов и определение выгодных вариантов их использования. Финансовое планирование осуществляется путем составления различных финансовых планов в зависимости от задач и объектов планирования. Объектами финансового планирования являются движение финансовых ресурсов, финансовые отношения, возникающие при формировании, распределении и использовании финансовых ресурсов, а также стоимостные пропорции, образуемые в результате распределения финансовых ресурсов. Финансовое планирование является инструментом управления финансами организаций и отличается разнообразием форм и показателей, которые отражают многообразие форм собственности и различия в видах и способах ведения бизнеса.
Финансовое планирование в организации выполняет следующие функции:
- выявление возможностей увеличения доходов и способов их реализации;
- эффективное использование финансовых ресурсов и определение оптимальных направлений развития для максимизации прибыли;
- согласование финансовых ресурсов с производственным планом;
- поддержание оптимальных финансовых отношений с бюджетом, банками и другими структурами;
- обеспечение необходимыми финансовыми ресурсами;
- определение эффективных способов вложения капитала и оценка его использования;
- выявление внутренних резервов для увеличения прибыли;
- установление рациональных финансовых отношений с различными структурами;
- защита интересов акционеров и инвесторов;
- контроль за финансовым состоянием и кредитоспособностью организации.
Финансовое планирование важно для организации, так как оно:
- преобразует стратегические цели в конкретные финансовые показатели;
- обеспечивает соответствие финансовых ресурсов экономическим потребностям;
- позволяет оценить жизнеспособность финансовых проектов;
- является инструментом для привлечения финансовой поддержки от внешних инвесторов.
Финансовое планирование тесно связано с маркетинговым, производственным и другими планами предприятия и подчиняется его миссии и общей стратегии. Принципы финансового планирования определяют его характер и содержание:

1. Научность в планировании финансов - используются научно обоснованные методы.
2. Оптимальность в планировании финансов - выбирается наиболее оптимальное решение из возможных вариантов.
3. Целевая направленность и интегрированность в общую систему планирования и подчинение миссии и стратегии предприятия - формулируется миссия организации, определяются стратегические цели, а стратегическое планирование имеет приоритет перед текущим и оперативным планированием.
4. Системный характер планирования - финансовое планирование состоит из взаимосвязанных элементов, направленных на достижение стратегической цели предприятия.
5. Финансовое соотношение сроков - получение и использование средств происходит в установленные сроки, например, долгосрочные капиталовложения финансируются за счет долгосрочных заемных средств.
6. Обеспечение ликвидности и финансовой устойчивости - финансовое планирование должно обеспечивать платежеспособность предприятия в любой момент времени, иметь достаточно ликвидных средств для погашения краткосрочных обязательств.
7. Сбалансированность рисков - особо рисковые инвестиции долгосрочного характера финансируются за счет собственных средств.
8. Учет потребностей рынка - учитывается конъюнктура рынка, его емкость и деятельность конкурентов.
9. Предельная рентабельность - выбираются направления вложений средств, обеспечивающие максимальную прибыльность при минимальных рисках.
10. Координация финансовых планов - финансовые планы различных подразделений и видов взаимосвязаны и взаимозависимы.

Принципы финансового планирования определяют приоритеты и структуру плановой деятельности организации. Они позволяют выделить существенные связи и зависимости, объединить их в модули, упростить процесс разработки и реализации плана, а также контроля за его выполнением.
Прогнозирование состояния внешней и внутренней экономической и финансовой среды организаций осуществляется путем систематического анализа основных факторов. Качество прогноза влияет на качество финансового плана.
Обеспечение финансовой безопасности включает в себя учет финансовых рисков, связанных с принятием финансовых решений, и возможности их уменьшения.
Оптимизация предполагает выбор оптимальных вариантов использования финансовых ресурсов.
Координация и интеграция означает интеграцию различных сфер деятельности организации и разработку финансовых планов подразделений в тесном взаимодействии.
Упорядочение обеспечивает единый порядок действий всех сотрудников и подразделений.
Контроль позволяет создать эффективную систему контроля за производственной деятельностью и анализ работы всех подразделений.
Документирование представляет процесс финансово-хозяйственной деятельности организации в документальной форме.
В финансовом планировании можно выделить три способа:
- "снизу вверх", когда низшие уровни иерархии разрабатывают детальный финансовый план своей работы, который затем интегрируется на верхних уровнях, формируя общий финансовый план организации;
- "сверху вниз", когда финансовое планирование осуществляется на основе общего плана организации, с детализацией показателей по иерархии;
- "встречное планирование", объединяющее первые два способа. План разрабатывается в два этапа: сначала по главным целям сверху вниз, затем по детализированным показателям снизу вверх, включая наиболее удачные решения всех уровней.
Качество финансового планирования организаций определяется несколькими факторами. Во-первых, важно учесть все источники финансовых ресурсов, доходов и денежных поступлений, а также определить направления их распределения и расходования. Во-вторых, необходимо убедиться в достоверности принятых к расчетам показателей финансового плана, а также иметь оперативную и расчетно-аналитическую базу для подтверждения этих показателей. В-третьих, цены и условия, используемые в расчетах, должны быть сопоставимыми. В-четвертых, методы расчета отдельных показателей финансового плана должны быть корректными. В-пятых, показатели должны быть напряженными, то есть учитывать все имеющиеся резервы. И, наконец, финансовый план должен быть сбалансированным по всем параметрам.

Для оценки качества плана используются следующие критерии. Во-первых, критерий финансового соотношения сроков получения и использования финансовых средств, известный как "золотое банковское правило". Он предполагает, что капитальные вложения с длительными сроками окупаемости следует финансировать за счет долгосрочных заемных средств, чтобы сохранить собственные средства для текущей деятельности. Во-вторых, критерий платежеспособности, который требует, чтобы планирование денежных средств обеспечивало платежеспособность организации в любое время года. В-третьих, критерий сбалансированности рисков, который рекомендует финансировать наиболее рискованные долгосрочные инвестиции за счет собственных источников. И, наконец, критерий предельной рентабельности, который подразумевает выбор объектов и направлений инвестирования с максимальной рентабельностью.