Разработка Положения по службе ДОУ организации

ВВЕДЕНИЕ

Актуальностью темы работы, является отсутствие на сегодняшний день решение вопросов, отражающих возникновение проблем в обеспечении надлежащего документационного обеспечения организаций. При этом многие организации стараются создать такую систему документооборота, которая позволила бы достичь, наиболее качественного функционирования такой системы, применяя различные методы и способы, привлекая профессиональных специалистов и создавая единую информационную базу документов в организации, однако при этом наблюдается существенное количество сложностей при реализации и упорядочения системы документооборота.
Данное обстоятельство явилось основанием для выбора темы работы, ввиду того, что система делопроизводства на сегодняшний день, является одной их основных проблем во многих организациях, не имеющих качественного функционирования системы документооборота.
Все предприятия и организации, в целях реализации и выполнения поставленных перед ними задач, должны формировать обязательное и четкое документационное обеспечение. При этом важно понимать, что эффективность документационного регулирования и порядка формирования информации, способствующей тщательно подготовить и спланировать выполнение возложенных задач на государственное управление осуществляет обеспечение качества не только производства, а также активного развития организаций.
В современном развитии документооборота, необходимо тщательно изучать всю доступную и необходимую информацию, в целях упорядочивания документов и выполнения служебных обязанностей. При этом именно спланированная организация работы по комплектованию и хранению документов, позволяет оценить не только качество реализуемого производства, но также и компетентность работников, которая и определяет уровень управленческого аппарата.
Установление организованной работы по документационному обеспечению, позволяет также быстро и своевременно осуществлять поиск необходимой информации, ее хранения и использования, для дальнейшей работы.
Организация работы с документами на предприятиях, осуществляется одними и теми же выполненными функциями, различия в которых возможно только установленными в каждой организации методов, будь это механические действия, либо полностью в автоматическом режиме. При этом все работники должны знать основные требования, утвержденные нормативными документами по соблюдению определенных правил, по формированию документов организации, в связи с тем, что именно правильное оформленные документы, позволяют изучить деятельность организации, а также все необходимые условия для общего понимания ее функционирования.
В последнее время система делопроизводства содержит в себе достаточно сложный механизм деятельности, в связи с тем, что количество документов постоянно увеличивается и возникает необходимость в их упорядочивании, что ложиться в обязанности на сотрудников организаций, осуществляющих деятельность в сфере делопроизводства.
Для этой цели в последнее время создано значительное количество программ с помощью внедрения цифровых технологи, позволяющих урегулировать вопрос по соблюдению требований делопроизводства, утвержденных на законодательном уровне.
Также является необходимым отметить важность организации процесса документооборота в каждом учреждении, где существует система управления, наделяя полномочиями определенного сотрудника или создавая специальное подразделение по обеспечению качественной работы с документами.
В период большого количества функционирующих организаций и предприятий, возникает значительная конкуренция и уровень качества управления в организации также зависит от процесса должного функционирования документооборота, позволяя уменьшить количество затраченного времени на работу с документами, что предоставляет свободно осуществлять само производство в организации по той сфере деятельности, которую он регулирует и предоставляет.
Помимо данных обстоятельств, на сегодняшний день является необходимым иметь в штате любой организации профессионально специалиста, обученного в сфере делопроизводства, что также влияет на качество работы с документами в организации.
Целью курсовой работы является изучение процесса, выявление проблем и разработка рекомендации по усовершенствованию документационного обеспечения управления в ООО Амир – Сервис
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- рассмотреть особенности организации документационного обеспечения в организациях
- изучить систему документооборота в организации ООО "АМИР-СЕРВИС".
- определить совершенствование документационного и информационного обслуживания в организации ООО "АМИР-СЕРВИС"
Предметом исследования является документационное обеспечение управления.
Объект исследования: положение документационного обеспечения в ООО Амир – Сервис.
Структура работы. курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка используемых источников, и приложений. Во введении обоснована актуальность темы исследования, сформулированы цель и задачи дипломной работы, определены предмет и объект исследования.



ГЛАВА 1. ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИЯХ
1.1 Документационное обеспечение управления: сущность, роль в деятельности организации

Документационным обеспечением управления, является вся деятельность какой – либо организации управления, которая непосредственно направлена на обеспечение документационных функций в управлении.
В системе делопроизводства выделена функция по документированию, которая направлена на формирование и создание документов, а система документооборота включает в себя все непосредственное движение и реализацию документов, а порядок и сроки хранения относятся к архивному делу.
Документационное обеспечение, для самого управления является базовой основой получения и предоставления информации для управленческих органов, в целях привлечения необходимых задач для стратегических решений и осуществления контроля для их выполнения.
Объектом полного документационного обеспечения управления, является как некоторые виды документов, определяющие отдельное комплектование, так и все, действующие в организации. При этом способом осуществления такой деятельности, являются правила и требования по созданию, формированию, передвижению и хранению документов, которые устанавливают определенные стандарты и нормативно – правовые акты.
Основными задачами документационного обеспечения управления, являются:
- обеспечение в документах общей характеристики о деятельности и иных процессах управления организации,
- осуществление необходимого порядка использования и создания документов, соблюдая необходимые правила.
Вся работа с документами должна быть настолько организована, чтобы не возникала необходимость активного вовлечения работников в их формирование, чтобы весь трудовой процесс, был направлен исключительно на производство.
При этом каждая организация, предусматривает для себя более удобный порядок, осуществления процесса документооборота. Существует централизованная форма документооборота, при которой все документы создаются и хранятся в созданном для этих целей отдела. Форма делопроизводства в качестве децентрализованного вида документооборота, предусматривает распределение работы с документами по всем структурным подразделениям организации. Смешанная же форма делопроизводства, предусматривает создание и хранение документов, как в едином отделе, так и распределение по подразделениям одновременно.
Каждое предприятие самостоятельно выбирает использование формы документооборота, с учетом особенностей, потребностей и удобства организации.
Для того, чтобы работа с документами была организована должным образом и осуществлялась в полном объем, необходимо соблюдать некоторые принципы:
1. Четкость в передвижении документов, которая определяет порядок движения документации, без каких – либо проблем и препятствий.
2. Непрерывное взаимодействие с документами, обеспечивает постоянное их использование и создание в установленные сроки, что является в первую очередь способностью работников распределять одинаковый объем работы с ними.
3. Регулярное создание и обработка документов, соблюдая определенные сроки работы с ними, которая способствует качеству обеспечения данного принципа, на основании создания конкретной инструкции по делопроизводству в организации.
4. Обеспечение порядка в выполнении работниками тех документов, которые не пересекаются и не дублируются, для чего необходимо строго соблюсти выполнение должностных обязанностей всеми работниками.
Документационное обеспечение управления необходимо спланировать так, чтобы работа по документам, осуществлялась при взаимодействии, создан и использовании, в комплексе и качественно, с учетом включения и прохождения необходимых этапов соблюдения всех требований.
Качественное планирование и функционирование документационного обеспечения и всей работы с документами, характеризует организации управления, как наиболее лучшие, на уровне тех, у кого она менее стабильно работает.
В современный период развития общества и государства, качественно функционирующая документационная система в организация, имеет большое значение, в связи с тем, что в настоящее время активно используется документооборот, и не только на бумажных носителях, а также в электронном и цифровом виде.
Документационное обеспечение управления, характеризует определенный вид деятельности, осуществляемых в процессе издания, использования и хранения документов, позволяющие качественно и стабильно обеспечивать управленческие функции в организациях.