Организация хранения документов в делопроизводстве организации (на примере ООО ЛУКОЙЛ-Северо-Западнефтепродукт)

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования. Современное архивное дело играет важную роль в развитии государства и отдельных его городов и населенных пунктов. Архивный фонд страны имеет национальную ценность, выступает важнейшей составной частью историко-культурного достояния страны, ее совокупных информационных ресурсов.
Фондирование документов сегодня очень актуально, поскольку суще-ствует вопрос возможности присоединения новых документов к уже суще-ствующему фонду или образованию нового.
Кадровая работа и вся система задач отдела кадров на предприятии связана с людьми как самым важным фактором производственных отноше-ний, и поэтому ошибки в кадровой работе недопустимы. Правильная орга-низация кадровой деятельности может служить сокращению затрат на орга-низацию документооборота.
От качества и достоверности информации, которая получена в резуль-тате оценки персонала зависит принятие обоснованных управленческих ре-шений относительно подбора, подготовки, расстановки и рационального ис-пользования кадров в организации.
Особое место в оценке работников занимает исследование работников архива организации, основной целью которой является оценка соответствия уровня работы, качеств и потенциала личности требованиям выполняемой работы.
Цель данной работы – выявить особенности организации хранения до-кументов в делопроизводстве организации.
Для реализации данной цели необходимо решить несколько задач, а именно:
1. Рассмотреть законодательную и нормативно-методическую базу организации деятельности архива;
2. Проанализировать процесс получения, хранения и наблюдения за документами в архиве с традиционной бумажной документацией;
3. Проанализировать процесс организации архива электронной до-кументации.
4. Провести анализ учета и архивного хранения документов в ООО «ЛУКОЙЛ-Северо-Западнефтепродукт».
Объект исследования это учет и архивное хранение документов, предметом являются архивные документы в ООО «ЛУКОЙЛ-Северо-Западнефтепродукт».
Методами работы можно считать аналитический, наблюдения.
Структура работы представляет собой введение, две главы, заключе-ние, список использованных источников и литературы.

 
I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ АР-ХИВА НА ПРЕДПРИЯТИИ
1.1 Правовое регулирование деятельности негосударственных архивов России

Архив представляет собой учреждение или структурное подразделение организации, в котором хранятся, комплектуются, учитываются и использу-ются архивные документы.
К публичным архивам относятся все государственные архивы Россий-ской Федерации, в том числе и муниципальные. Все эти архивы обладают едиными правилами доступа к информации, а также ее использования, кото-рые периодически корректируются Росархивом.
К ограничено-публичному типу архивов относятся архивы мини-стерств и различных ведомств. К примеру, архив Министерства обороны РФ.
Доверительному типу архивов характерны более жестокие ограниче-ния, связанные с использованием документов. Возможность получить доступ в такой архив существует ни у каждого человека.
Информация, которая в них содержится, носит, как правило, служеб-ный характер. Первоначально архивы такого рода создавались для обеспе-чения ведомственных интересов, а не для информационных или научных це-лей.
Закрытого типа архивы существуют в министерствах, ведомствах и учреждениях. Документы, которые в них сберегаются на данный момент, не представляют собой исторический ценности и выполняют те задачи, и функ-ции, ради которых они были созданы. Закрытый тип архива является есте-ственным и нормальным явлением.
Правовая база, регламентирующая деятельность негосударственных архивов Российской Федерации начала оформлять с первой половины 90-х гг. Основным законодательным актом, закрепившим правовой статус и ос-новные положения деятельности негосударственных архивов, стал Закон Российской Федерации «о введении Основ законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» . В соответствии с этим указом ос-новным законодательным актом, регулирующим сферу как государствен-ных, так и негосударственных архивов, установлены Основы законодатель-ства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах .
Источником регулирования отношений в архивной сфере является Фе-деральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Рос-сийской Федерации». Оно, в свою очередь, имеет основное значение для за-конов, принимаемых на уровне субъектов Российской Федерации, правил работы с архивными документами, перечней документов со сроками хране-ния и других нормативных документов, утверждаемых или согласованных с архивными органами. В совокупности они выражают суть правового регу-лирования в архивной сфере и обязательны для учреждений и организаций всех форм собственности.
В первую очередь необходимо отметить, что данный закон распро-страняет свое действие на документы всех форм собственности: государ-ственной (федеральной или субъекта РФ), муниципальной или частной.
В законе установлены определенные термины и определения, которые дополнены ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, биб-лиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Тер-мины и определения».
Но необходимо отметить, что все ГОСТы как правило обладают реко-мендательным характером и применяются как методическое пособие, что приводит к тому, что основные термины необходимо закреплять на законо-дательном уровне.
Закон определяет основные категории документов, передаваемых на государственное хранение и включаемых в Архивный фонд Российской Фе-дерации (АФ РФ). Закон также определяет договорной порядок тех докумен-тов, которые находятся в частной собственности.
В соответствии с пунктом 1 статьи 13 Закона об архивном деле только государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы в целях хранения, составления, учета и использования формируемых документов. в ходе своей деятельности.
Что же касается негосударственных организаций, то они, как говорится в законе, «вправе создавать архивы», но «обязаны обеспечить сохранность документов». Это означает, что негосударственные организации могут со-здавать либо не создавать архив, но независимо от этого должны обеспечить сохранность документов.

1.2 Особенности организации работы архивов коммерческих орга-низаций

Договор, заключаемый между собственниками архивных документов и архивными учреждениями, является основным нормативным документом, который прописывает условия передачи документов, определяет состав до-кументов, устанавливает сроки передачи, хранения и использования архив-ных документов. Кроме того, договор прописывает финансовые (за чей счет будут описываться и передаваться документы) и юридические вопросы (кому принадлежит право собственности на документы), которые возникают в про-цессе передачи архивных документов.
Многие документы содержат в себе информацию обладающим разо-вым значение, после использований, которой документ теряет свое значение. В других документах изложена информация, которая может понадобиться в будущем. В определенной группе документов изложена информация, пред-ставляющая собой ценную в научном и практическом отношении информа-цию. Хранение подобных документов должно осуществляться постоянно.
Согласно требованиям ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» для того, чтобы осуществить оп-тимальный отбор ценных документов необходимо провести экспертизу с по-зиции определения государственного, социально-культурного или иного значения документов для того, чтобы осуществить их отбор для дальнейше-го государственного хранения или для того, чтобы установить срок их хра-нения .