Совершенствование деятельности технического секретаря приёмной комиссии вуза

Коллектив или группа - это объединение нескольких индивидов, объединенных с целью достижения определенных целей. Официальные группы - это структуры, предназначенные для выполнения определенных задач. Среди них можно выделить группы, действующие на постоянной основе, и временные группы, собранные для выполнения определенных задач. Примером временной группы может служить комиссия по приему абитуриентов вуза (секретариат приемной комиссии или СПК). Она представляет собой структурное подразделение, созданное для профессиональной ориентации поступающих, организации качественного их приема, оформления документов и проведения вступительных испытаний [11].
Можно выявить определенные этапы развития СПК как организационной группы, описанные в 5-ступенчатой модели: начальная стадия формирования, внутригрупповой конфликт, обеспечение сплоченности членов комиссии, стадия максимальной продуктивности и завершающая стадия. Рассмотрим эти стадии подробнее.
Этап первоначального формирования характеризуется неопределенностью относительно структуры и типа приемлемого поведения. Завершается этот этап, когда участники СПК осознают, что они являются частью общей команды. Заместителями ответственного секретаря СПК, как правило, назначаются сотрудники кафедр вуза по решению декана каждого факультета. Обычно окончание этого этапа совпадает с проведением централизованного тестирования [2].
Второй этап характеризуется развитием внутригрупповых конфликтов, борьбой за лидерство и распределение ролей. По завершении этого этапа становится ясно, кто выступает в роли неофициального лидера. Хотя этап является менее заметной частью модели, он способствует сплоченности заместителей ответственного секретаря СПК [2].
На следующем этапе отношения в секретариате становятся более тесными и сплоченными, формируются неофициальные нормы поведения и распределение ролей. Этот период часто совпадает с проведением первых вступительных испытаний [2].
На наивысшей точке работоспособности и производительности все члены СПК работают на своей полной «мощности». Заместители ответственного секретаря направляют всю свои силы на обеспечение эффективной работы. Этот период обычно приходится на июль и первую половину августа [2].
Конечный этап характеризуется тем, что участники СПК начинают задумываться о будущих перспективах на кафедре. Производительность на этом этапе заметно снижается, что чаще всего совпадает с написанием отчета в конце августа и в сентябре [2].
Несомненно, что описанные этапы развития СПК представляют лишь упрощенное понимание сложных процессов, происходящих в реальной жизни. В действительности порой сложно выделить один этап развития от другого; иногда они могут происходить параллельно. Анализ функционирования СПК вузов показал интересную закономерность в их развитии как временной структуры.
Производительность работы СПК колеблется в разные периоды, значительно увеличиваясь во второй половине своей деятельности. Первая фаза деятельности характеризуется инерцией. На второй фазе производительность растет из-за наибольшей концентрации различных видов деятельности заместителей ответственного секретаря СПК (прием документов, проведение экзаменов, зачисление и т. д.).
На рисунке 1 наглядно отображены основные компоненты, определяющие эффективность работы ПК вуза.



Рисунок 1 - Основные компоненты, определяющие эффективность работы СПК вуза [12]

Функционирование СПК в структуре вуза определяется следующими факторами: стратегией развития университета, организационной структурой, установленными нормами и правилами, наличием ресурсов, системой подбора кадров, системой оценки и поощрения сотрудников, а также корпоративной культурой.
Стратегия развития вуза определяет его цели и способы их достижения. Это влияет на функционирование каждой структуры организации, включая секретариат приемной комиссии. Например, запланированное увеличение количества факультетов в перспективе должно привести к увеличению штата сотрудников приемной комиссии.
Организационная структура вуза определяет, кто принимает решения, кто отчитывается о выполнении задач, а также определяет индивидуальную и коллективную ответственность. Эта структура также определяет роль СПК в организационной иерархии, взаимоотношения со структурами вышестоящего уровня.
В каждом вузе установлены правила внутреннего распорядка, чтобы стандартизировать поведение сотрудников. Чем больше формально установленных правил, тем более предсказуемым и стабильным будет поведение участников СПК в рамках организации.
Доступные вузу ресурсы (персонал, финансирование, оборудование) оказывают значительное воздействие на работу университета и всех его подразделений. Например, недостаточность компьютерного оборудования значительно увеличивает затраты времени и усилий заместителей ответственного секретаря на обработку информации, особенно во время зачисления студентов.
Существующая система подбора руководителей и специалистов в вузе также существенно влияет на структуру персонала. Еще одним фактором, определяющим эффективность работы, является система поощрения сотрудников, которая установлена в университете. Так, обычно годовая учебная нагрузка преподавателя составляет 350 часов на следующий учебный год, а срок работы в секретариате не превышает трех лет. Нередко сотрудники секретариата после 1 года работы уходят, несмотря на поощрения, в то время как другие возвращаются, мотивируемые командным духом в коллективе.
Поведение сотрудников в организации во многом определяется организационной культурой вуза, включая неофициальные нормы и правила. Сотрудники начинают понимать, как действовать для достижения успеха и избегания проблем, как вести себя в различных ситуациях, какие вопросы задавать и какие - нет, как проводить консультации и как отвечать на вопросы о зачислении.
Работоспособность коллектива в значительной мере зависит от способностей его участников. Рассмотрим основные черты: способности и личностные качества.
Способности. Успех СПК во многом определяется способностями каждого сотрудника. Функциональность СПК нельзя однозначно считать простой суммой способностей каждого сотрудника. В то же время эффективность СПК зависит от того, насколько хорошо работает каждый ее член, и насколько успешно он будет работать в группе. Чем выше уровень интеллектуальных возможностей членов группы и их способностей, которые имеют непосредственное отношение к решению стоящих задач, тем лучше результаты работы в целом [12].
Личностные качества членов СПК также позволяют прогнозировать успех или, напротив, неудачи в работе. Такие качества, как коммуникабельность в сочетании с независимостью и самостоятельностью в работе, приводят к бесконфликтным результатам деятельности ПК в целом, в то время как стремление доминировать в кллективе, забота исключительно о собственных интересах, отсутствие понимания необходимости работы внеурочно парализует работу других и негативно сказывается на результатах работы всего секретариата [12].
Под структурой СПК вуза можно понимать следующие ее компоненты [3]:
 формальное лидерство;
 роли;
 нормы;
 статус;
 размер;
 состав.
Рассмотрим каждый элемент детальнее.
Формальное лидерство. Непосредственным руководителем (формальным лидером) является ответственный секретарь СПК. Значение ответственного секретаря для успеха работы СПК крайне велико. Он во многом определяет моральный климат, взаимоотношения в коллективе и в конечном итоге эффективность ее работы [3].
Роли. За каждым членом секретариата ПК закрепляются определенные роли, т. е. его непосредственные должностные обязанности [3].
Нормы. Для того чтобы успешно работать, СПК вырабатывает определенные нормы поведения, т. е. принятые образцы поведения внутри секретариата, которые выполняются всеми его членами. Однако некоторые нормы носят неформальный характер. Вместе с тем именно они, основанные на личной симпатии, иногда оказывают существенное влияние на взаимоотношения в секретариате и эффективность его работы [3].
Статус. Под статусом в секретариате СПК можно подразумевать положение, которое занимает тот или иной член секретариата. Статус может быть формальным (например - первый заместитель) и неформальным (уважение, соответствующее заслугам, профессиональным знаниям и опыту).
Размер СПК. Эффективность работы секретариата наряду с другими факторами определяется и его размером. В состав секретариата ПК, как правило, входят не более 20 человек, преимущественно – женщины [3].
Состав СПК. Работа, выполняемая в СПК, как правило, требует разнородных знаний, умений, навыков и личностных качеств. Принято считать, что разнородные по составу группы (по полу, возрасту, стажу работы) работают более эффективно, чем группы относительно однородные по своему составу [3].
Групповой процесс. Эффективность процесса работы СПК вуза можно представить в виде рисунка 2.


Рисунок 2 – Формула эффективной работы СПК вуза [9]

Существенным фактором, определяющим специфику работы СПК, является специфика тех задач, которые приходится решать (прием заявлений, зачисление и т.д.). Хорошо налаженный обмен информацией и результатами работы является необходимым условием для успешного функционирования СПК вуза.
Сплоченность СПК и эффективность ее работы. Под сплоченностью СПК понимается то, насколько ее члены удовлетворены совместной работой и насколько их привлекает перспектива продолжать работать вместе. Среди факторов, идентифицирующих сплоченность СПК вуза, в первую очередь можно назвать следующие [9]:
 время, проведенное вместе;
 трудности назначения на должность;
 размер ПК;
 ее состав;
 внешние условия;
 прежние успехи и неудачи.
Опыт показывает, что чем больше времени сотрудники проводят вместе, тем более сплоченными они становятся: расширяются возможности для установления дружеских контактов, растет взаимопонимание, выявляются общие интересы и потребности. Возможность для членов ПК вместе проводить время зависит от целого ряда обстоятельств, и в первую очередь от характера вьполняемой работы, взаимосвязи решаемых задач и даже от расположения их рабочего места (в одном кабинете или разных).
Трудность назначения на должность также влияет на сплоченность EQC. Чем труднее вступить в ту или иную группу, тем, как правило, более сплоченными становятся ее члены .
Размер СПК. По мере того, как количество членов СПК увеличивается (что наблюдается по сравнению с серединой 90-х годов), возможности для взаимодействия каждого члена ПК друг с другом уменьшаются. Появление подгрупп внутри больших групп негативно сказывается на сплоченности больших коллективов [9].
Состав ПК. Недавние исследования показали, что сплоченность женщин в группах, как правило, выше, чем сплоченность мужчин. Предполагаемое объяснение этого явления состоит в том, что женщины обычно меньше склонны конкурировать друг с другом, у них более развита потребность в групповом принятии решений и сотрудничестве друг с другом.
Внешние факторы. Большинство исследований показывают, что под угрозой неблагоприятных внешних факторов сплоченность людей в группах обычно увеличивается. Особенно часто это происходит, когда группа оказывает поддержку, обеспечивает ощущение безопасности и помогает преодолевать трудности. Всем членам секретариата постоянно приходится сталкиваться и с представителями контролирующих организаций и с жалобами абитуриентов и их родителей. Межличностное общение и обмен собственным опытом, а иногда просто дружеский совет и поддержка помогают в разрешении трудных ситуаций. Прежние успехи или неудачи ПК также будут влиять на сплоченность ее членов. Успешно проведенная приемная кампания оказывает позитивное влияние на работу и в последующие годы [9].
В заключение можно сделать вывод, что СПК каждого вуза как формируется и развивается по-своему. СПК как подсистема вуза определяется его стратегией развития, организационной структурой, формально установленными нормами и правилами, ресурсами, системой подбора руководящих кадров, организационной культурой. Эффективность работы ПК зависит от возможностей ее членов - их способностей и личностных качеств.