Разработка инструкции по делопроизводству в учреждении

Современные канцелярии, секретариаты, общие отделы и управления делами прошли долгий путь в своем развитии. Регламентации организации работы этих структурных подразделении со стороны государства имеет давние традиции.
Еще до конца пятнадцатого века централизованная система документооборота в древнерусском государстве не была самостоятельной системой управления. Функции управления выполняли отдельные должностные лица либо вовсе без штата чиновников, либо с ограниченным штатом. Однако документирование существовало в целом (в пример можно привести договоры с Византией 911 и 945 года) [5, c.89].
Создание и эволюция документооборота в учреждениях России могут быть рассмотрены через призму исторического развития от древнерусского государства до наших дней.
Первый этап – это древнерусское государство (Х - XI века) и эпоха феодального раздробления Руси (XI - XV века).
Сохранившиеся до наших дней документы свидетельствуют о том, что в период формирования и расцвета древнерусского государства существовала своя письменность, которая использовалась для документирования частной жизни (например, письма новгородцев на бересте), правовых отношений, охраны собственности (жалованные, вкладные грамоты).
В период феодального раздробления (XI - XV века) развитие феодальных отношений фиксировалось в частных правовых актах (купчие грамоты на землю и другое имущество, кабалы заемные, закладные, служилые на заем денег, движимого и недвижимого имущества, полные грамоты на продажу в рабство, грамоты при освобождении и др.). Взаимоотношения между княжествами закреплялись в договорах великих и удельных князей. Создавались письменные памятники права - судебные грамоты. Решения, принятые верховной властью в отношении подчиненных, официально фиксировались в указах. В процессе судебной деятельности составлялись: судебные списки, правовые грамоты, внесудебные грамоты, мировые [13, c.66].
Вся работа с официальными документами выполнялась специальными должностными лицами, у которых был небольшой штат помощников. В XIV веке людей, занимающихся профессионально работой с документами, начали называть дьяками.
Документы писали на пергаменте. Это был ценный материал, изготовленный из кожи козла или теленка, лучшие сорта которого поставлялись из городов Ганзы и Греции. Использованный текст стирался и пергамент повторно использовался.
Этот период отличался накоплением традиций в области создания документов: формировались стандартизированные формы документов, устанавливались методы их подтверждения - подписи, печати, появлялись этапы создания документа - черновик и итоговая версия. Тем не менее, говорить о документообороте как о системе определенных правил и методов работы с документами было еще рано. Накопление традиций и обычаев в работе с официальными документами привело к формированию круга профессионалов в области создания и обработки документов. Изначально их число пополнялось церковными псалмопевцами и дьяками. С XIV века термин «дьяк» начал использоваться для лиц, занимающихся документооборотом.
Документооборот в централизованном русском государстве начал формироваться в конце XV века, когда началось создание аппарата государственного управления для контроля хозяйственной и политической жизни. Система государственных учреждений этого периода включала высший законодательный орган - боярскую думу, центральные исполнительные органы - приказы и на местах - приказные избы (губные, съезжие, земские и др.) [13, c.69].
Период с XVI - XVII века получил название «приказного делопроизводства» по имени первых государственных учреждений - приказов.
Тексты документов писались на узких полосах бумаги (шириной 15 - 17 см) на одной стороне; оборот использовался для пометок, резолюций и адресов. Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 года имело длину около 309 метров), которая скатывалась в свиток, получивший название «столбец». Место склеивания листов называлось «состав». Столбцы использовались также для составления документов дела [5, c.71].
Непосредственно термин «делопроизводство» был образован от сочетания слов «производство дела» возник во второй половине XVIII века [13, c.71]. Этот термин «производства дела» означал решение судебных или административных вопросов и понимался как деятельность, которая связанна с принятием решений, то есть с производством дел. Именно это и было заложено в основу понятия «Делопроизводство». Значение дела как собрания документов, относящихся к какому-либо вопросу, – более позднего происхождения по сравнению с первым значением.
В начале XIX века была проведена реформа государственного управления и делопроизводства, известная как министерская реформа, основанная на принципе единоначалия. Коллегии были заменены министерствами, новыми центральными учреждениями. Местные учреждения почти не изменились. Министерское начало было окончательно утверждено при принятии «Общего учреждения министерств» 28 января 1811 года. Основой работы министерств стал принцип единоначалия, который изменил систему управления и делопроизводства. Поэтому делопроизводство XIX - начала XX века получило название министерского [13, c.76].
Порядок работы с документами был описан в законе от 25 июня 1811 года, «Общего учреждения министерств», как «образ производства дел». Он включал пять частей: вступление дел, движение или производство, отправление, ревизию и отчеты.
Первые три части устанавливали путь документов от получения до отправки. Ревизия контролировала исполнение. Процесс завершался составлением отчетов. «Общее учреждение министерств» установило общие принципы делопроизводства в центральных учреждениях России. Каждое из них имело свои особенности, отраженные в «частных учреждениях». Развитие законодательства о гражданской службе в России было процессом, продолжившимся с XVIII века до второй половины XIX века.
В XIX веке важным стало уменьшение объема документооборота. Развитие техники сильно повлияло на делопроизводство в последней трети XIX века. Научная организация труда и управления, проводившаяся в 20-е годы, оказала заметное влияние на советское делопроизводство [13, c.79].
С началом советской эпохи была установлена законодательная база для работы с обращениями граждан. Поиск новых форм делопроизводства сопровождал становление советского государственного аппарата. Конституция 1936 года закрепила иерархию управленческих документов и их виды.
Вследствие отсутствия центра управления делопроизводством, отсутствия общегосударственных норм и системы подготовки кадров, делопроизводство страдало в организации. Планы установить общегосударственные нормы были осуществлены только в начале 40-х годов в результате массового движения за научную организацию труда. Главное архивное управление начало контролировать делопроизводство в учреждениях.