Анализ особенностей ведения деловой переписки

Под законодательной и нормативно-методической базой деловой переписки понимается совокупность правовых норм, предписаний и методов, которые в целом регулируют порядок создания и обработки документов.
Эта база включает: федеральные законы; нормативно-правовые акты федеральных органов власти РФ; нормативно-правовые акты субъектов РФ; государственные стандарты; межотраслевые нормативно-методические документы, регламентирующие документооборот [9].
Законодательные акты регулируют требования к документам, отправляемым различными способами связи (почта, телеграф, факс, электронная почта). В соответствии со ст. 4 федерального закона «О почтовой связи», постановлением правительства РФ от 15.04.2005 № 221 утверждены правила предоставления услуг почтовой связи, устанавливающие требования к упаковке, адресации и пересылке писем и почтовых карточек. Постановлением правительства РФ от 28.08.1997 № 1108 утверждены правила оказания телеграфных услуг.
В Российской Федерации были установлены законодательные нормы документирования и работы с документами, обеспечивающие правовую основу процессов информатизации. Принятый в 1995 году федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» регулирует отношения, связанные с созданием и использованием информационных технологий [14].
Отношения, связанные с передачей информации за границу и получением её из-за рубежа, регулируются федеральным законом «Об участии в международном информационном обмене», принятым в 1996 году. Этот закон также устанавливает ограничения на экспорт документированной информации.
Ряд заключительных актов содержит нормы, которые важно учитывать при деловой переписке. Официальное использование государственного языка регламентировано законом РФ «О языках народов Российской Федерации». Статья 16 этого закона гласит: «На территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках этих республик» [12].
Рост доли электронных документов в общем документообороте и увеличение объема деловой переписки в электронной форме актуализировали вопросы удостоверения таких документов. Законодательные нормы были разработаны для придания юридической силы документам на различных носителях.
Для обеспечения правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах в 2002 году был принят федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» [18]. Этот закон устанавливает нормы, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признается равнозначной собственноручной подписи на бумажном документе. Закон распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок, делая электронные и бумажные документы юридически равнозначными при соблюдении определенных условий.
Отдельные законодательные нормы в сфере документирования и документооборота в РФ нацелены на упорядочение использования различных видов документов в разнообразных сферах деятельности и установление единообразия их подготовки и оформления.
Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических и физических лиц в процессе предпринимательской деятельности, а также документирование различных взаимоотношений между её участниками. Гражданский кодекс РФ (ГК РФ) определяет понятие «юридическое лицо»: это организация, имеющая в собственности, полном хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество, отвечающая по своим обязательствам этим имуществом и выступающая в суде от своего имени (ст. 48 ГК РФ). Согласно ст. 55 ГК РФ филиалы и представительства организаций не являются юридическими лицами [2].
ГК РФ формирует правовые основы деятельности юридических лиц и взаимоотношений юридических и физических лиц, основания права собственности, договорные и иные обязательства. Деловая переписка играет важную роль в процедуре заключения, выполнения, изменения и расторжения договоров. Кодекс дает определения некоторых видов деловых писем, например ст. 435 определяет оферту, а ст. 438 – акцепт.
В статье 52 Гражданского кодекса РФ вводятся требования к содержанию и оформлению основополагающих документов юридического лица, таких как устав и учредительный договор: "В учредительных документах юридического лица должны быть указаны наименование, местонахождение, порядок управления и иная информация, предусмотренная законом для соответствующих видов юридических лиц." Название и местонахождение юридического лица должны быть включены в бланк любых деловых писем; это придает письму официальный характер и влияет на его юридическую значимость [10].
В ряде статей Трудового кодекса РФ предусмотрены нормы документирования, касающиеся как формы, так и содержания документов. Например, в статье 184 ТК РФ указано, что коммерческое представительство основывается на договоре, заключенном в письменной форме, и доверенности.
Уголовный кодекс РФ в статьях 324 и 325 относит к правонарушениям такие действия, как приобретение или сбыт официальных документов, кража или повреждение документов, штампов и печатей.