Статистические и динамические системы в организации

ВВЕДЕНИЕ

Понятия статики и динамики, используемые сегодня для характеристики социальных организаций, заимствованы из механики.
Статистическое и динамическое состояние организации определяется этапами жизненного цикла организации, которые можно разделить на две группы: статические и динамические.

ГЛАВА 1. ОСОБЕННОСТИ СТАТИСТИЧЕСКИХ СИСТЕМ В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1. Основные характеристики статистических систем в организации

Весьма актуальной задачей совершенствования ЕИС является автоматизация статистической деятельности на предприятиях и организациях, что позволит получать статистическую информацию, необходимую для их управления, а также существенно снизить затраты на подготовку исходных данных в органах государственной статистики.
Изменение роли предприятий на этапе экономической реформы, а также условий их создания и функционирования выдвинуло на первый план не только задачи управления производственной деятельностью, но и задачи стратегического управления. Это потребовало новых подходов к определению целей, задач, технологических решений и требований к развитию информационной системы бизнеса.[1]
С одной стороны, когда руководству предприятия необходимо решить вопросы формирования ассортимента и объема продукции и оценить существующие и будущие потребности рынка в этой продукции, оно должно располагать информацией о текущем состоянии внешней среды, включая статистический анализ достигнутого уровня и прогноз на будущее.
С другой стороны, принятие таких и многих других решений должно основываться на проверенных данных относительно достигнутого уровня развития самого предприятия, динамики его изменений, его возможностей, направлений его развития и т. д.[25]
Таким образом, статистический учет предприятия и технология его внедрения ИТ переориентируются, прежде всего, на внутренние потребности менеджмента для выполнения управленческих функций в новых экономических условиях.
Возможности автоматизированного решения задач на предприятиях могут быть реализованы при создании статистической информационной системы предприятия (СИСП).
Создание SISP должно основываться на двух основополагающих принципах: интеграции в информационную систему управления компании и интеграции с внешним информационным пространством.
Процесс создания SISP должен включать в себя следующие работы:
определять информационные потребности руководства компании в части статистической информации;
сформулировать цели и задачи работы СИПН в рамках информационной системы управления предприятием;
устанавливать состав статистических показателей и методы их расчета;
определение состава математических и статистических методов, помогающих принимать решения на основе статистической информации;
разработка принципов создания и функционирования СИПН.
К важнейшим отличительным особенностям SISP относятся высокая оперативность, вариативность расчетов, углубленный анализ и использование математических и статистических методов.
При этом упор делается не только на получение исходной информации, но и на ее многостороннее исследование с представлением вариантов расчета, а также на прогнозную направленность и активность системы с получением опережающей информации. Остановимся немного подробнее на последнем, поскольку именно здесь наиболее ярко представлена ориентация на использование новых ИТ.[24]
Большинство известных информационных систем в основном ориентированы на процедуры сбора и обработки информации. С точки зрения ориентации на пользователя их можно определить как пассивные системы.
С одной стороны, этот термин используется для оценки принципа взаимодействия пользователя и системы и отражает тот факт, что без обращения пользователя к системе система будет инертна.

1.2. Виды статистических систем в организации

Некоторые типы статистических систем в организации:
Статистический учет. Это система сбора и синтеза информации о массовых явлениях, фактах или процессах с целью мониторинга и управления ими. Например, рассмотрение трудовых ресурсов, производства и распределения продукции, товарооборота по группам продукции и других массовых социальных явлений. [5]
Статистические отчеты. Он составляется на основе статистических, учетных и оперативных данных и отражает информацию об отдельных показателях хозяйственной деятельности организации за отчетный период как в натуральном, так и в денежном выражении.
Информационная система бизнес-статистики (SISP). Позволяет анализировать состояние экономического субъекта на основе поступающих оперативных данных, выявлять появившиеся несоответствия и противоречия, разрабатывать набор альтернативных вариантов разрешения каждой ситуации и представлять его руководству компании без его предварительного запроса.
Статистический учет – это система сбора и обобщения информации о массовых явлениях, фактах или процессах с целью контроля и управления ими. [20]
Они ведут статистический учет трудовых ресурсов, производства и распределения продукции, товарооборота по группам продукции и других массовых социальных явлений. Статистика изучает каждое массовое социальное явление как совокупность качественно однородных объектов (единиц), отличающихся друг от друга теми или иными переменными характеристиками.
Каждый вид учета играет свою роль в контроле и управлении хозяйственной деятельностью, а их совокупность охватывает всю хозяйственную деятельность предприятия. Своевременное получение учетной информации о хозяйственной деятельности предприятия позволяет руководителям принимать соответствующие меры по воздействию на ход производственного процесса. Бухгалтерский учет служит основой деловой отчетности.
Отчетность представляет собой совокупность показателей, отражающих результаты хозяйственной деятельности организации за отчетный период. В отчетность входят таблицы, которые формируются на основе учетных, статистических и оперативных данных. Это завершающий этап бухгалтерской работы.
Данные отчетов используются внешними пользователями для оценки эффективности работы организации и для экономического анализа внутри самой организации. Отчетность необходима для оперативного управления хозяйственной деятельностью и служит исходной основой для последующего планирования. Поэтому отчетность должна быть достоверной и своевременной. Он должен гарантировать сопоставимость показателей отчетности с данными предыдущих периодов.[7]
Организации готовят отчеты по формам и инструкциям (методикам), рекомендованным статистическими и финансовыми органами. Единая система показателей отчетности организации позволяет составлять ее по отдельным отраслям, экономическим регионам и по всей экономике в целом.
Организационные отчеты классифицируются по виду, периодичности составления, степени обобщения отчетных данных, объему содержащейся информации и назначению.[19]

ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ ДИНАМИЧЕСКИХ СИСТЕМ В ОРГАНИЗАЦИИ

2.1. Сущность и понятие динамических систем организации

Использование термина «организация» в современной практике настолько же распространено, насколько и разнообразно. Все вокруг людей рассматривается с точки зрения организации.
Организация – объединение людей для достижения общих целей; внутренний порядок, согласованность и взаимодействие частей целого, определяемые его структурой.
В обиходе под организацией понимают прежде всего официальный институт или социальную структуру (предприятие, корпорация, государственный орган), то есть реально существующую функциональную социальную систему.[18]
Предметом изучения теории организации является анализ процессов, происходящих в организационных системах, включая закономерности и проблемы развития организаций, представляющих собой целенаправленное объединение индивидов в группы для совместной деятельности. Именно в процессе сотрудничества можно достичь наивысших результатов и направить коллективные усилия людей на достижение общих целей.
Динамика (сила) – это развитие организационных систем и их продвижение к новым целям под влиянием приложенных к ним воздействий. Динамически развивающиеся организации характеризуются стремлением постоянно увеличивать темпы своего развития, осваивать новые технологии, увеличивать выпуск продукции, расширять круг решаемых ими задач и осваивать новые рынки с целью получения дополнительной прибыли.
Динамически развивающаяся система должна находиться в состоянии устойчивого равновесия. Это не значит, что оно стационарно. Динамичная организация, стремящаяся к устойчивому развитию, продолжает совершенствоваться и развиваться.[17]
Развитие организации происходит под влиянием системы управления, принятых стандартов и правил поведения. Интересы аппарата управления и функциональных подразделений противоречивы. Противоречие заключается в том, что система управления в лице администрации стремится унифицировать поведение подчиненных ей людей и групп. Чем выше уровень унификации, тем легче контролировать, прогнозировать результат управляющего воздействия и добиваться устойчивой и устойчивой работы всей системы.
Динамическая организация представлена определенной последовательностью сочетания действий, операций, стадий, стадий, фаз, циклов в общем процессе. В принципе, любая организационная система озабочена переходом к стабильному и устойчивому состоянию существования.[8]
Динамическая форма существования организации – это процесс – единое, последовательное и качественно определенное движение системы. Процессы, в которых участвует система, могут протекать в организованной и неорганизованной форме. Неорганизованные процессы разрушительны. Они приводят к разбалансировке системы и ее разрушению. Поддержание баланса и целостности системы обеспечивается организованными процессами. Формирование внутренне организованных и упорядоченных процессов определяется как динамическая организация или процессуализация.
Компонентами процесса являются фазы (шаги), этапы, периоды, действия и операции.[16]
Фаза – это качественно определенная часть процесса. переход от одной фазы к другой предполагает существенные качественные изменения в организации. Этап выделяется только в процессе, ориентированном на достижение результата.

2.2. Основные типы динамических систем в организации

Основные типы динамических систем в организации:
Функциональные системы. Это все процессы, которые происходят в системе и в ее среде, стабильно достигая поставленной цели. Например, часовой механизм, работа метро или станок на заводе.
Разрабатывающие системы. Это процессы, которые происходят с системой при изменении ее целей. Характеризуется тем, что структура перестает отвечать требованиям новой цели и для обеспечения новой функции приходится менять структуру, а иногда даже состав системы или полностью перепроектировать всю систему.
Кроме того, динамические системы организации включают в себя динамические бизнес-процессы, формализация которых меняется в ходе реализации.[13]
Динамичные организации характеризуются способностью адаптироваться к любым изменениям внешней и внутренней среды.
Деятельность организации может меняться под влиянием многих обстоятельств. Однако есть пять основных признаков того, что перемены неизбежны:
- политические или демографические изменения
- быстрый рост отрасли, к которой принадлежит компания;
- несоответствие дела объективным потребностям;
- эволюция технологий труда в промышленности;
- изменения в восприятии или изменения в моде.[29]
Во всех этих сферах в настоящее время происходят достаточно интенсивные и быстрые изменения. Следует отметить, что основной задачей системы управления бизнес-организации динамического типа является не столько реагирование на изменения, происходящие во внешней среде, сколько попытка предвидеть будущие изменения и заранее подготовиться к ним. В ожидании изменений разрабатывается множество альтернатив возможного поведения организации и среди них выбирается наиболее эффективный вариант.
Органы управления динамично развивающихся организаций должны знать следующие свойства, ориентированные на работу на глобальном рынке.
1. Лидерство. Традиционная концепция лидерства включает строго формализованную деятельность руководителя, в обязанности которого входит: постановка задачи, обеспечение подчиненных необходимыми ресурсами для решения проблемы, вознаграждение их за достижение положительных результатов и выговор за недостаточную производительность. Лидер должен четко обозначить цель, донести ее до каждого сотрудника и дать другим возможность проявить инициативу. Благодаря этому у членов организации развивается чувство причастности к общему делу. процессуализация динамичной организации
2. Организационное развитие. Традиционная концепция планирования динамики развития организации основана на распределении задач и определении сроков их выполнения. Сроки рассчитываются исходя из возможностей организационной системы. Для организации, целью которой является выживание на глобальном рынке, планирование развития должно основываться на общем видении цели и идти по двум направлениям: «сверху вниз» и «снизу вверх».[10]
3. Ориентация на клиента. Важнейшим аспектом взаимодействия динамичной организации является качество выпускаемой продукции или уровень обслуживания клиентов. Деятельность организации должна быть ориентирована на постоянно меняющиеся потребности потребителя.[28]
4.Новые технологии. На слаборазвитом рынке производство модернизируется по мере устаревания оборудования. Новые рыночные технологии должны быть интегрированы во все процессы, включая управление организацией.
5. Структура управления организацией. Понятие управления предполагает наличие централизованной структуры и определенной иерархии управления организацией, предусматривающей вертикальное распределение власти и подчинение исполнителей людям, занимающим более высокие должности. Результатами такой формы управления являются медленное принятие решений и неэффективные коммуникационные связи, особенно в направлении «снизу вверх».
В современных условиях создание системы управления организацией для динамичного режима работы является залогом ее благополучия и успеха.
Процесс как последовательное изменение состояния определяется прежде всего во времени, а при выявлении его сущности, состава и содержания он предстает как последовательность явлений или событий. При этом основные организационные различия между этими двумя понятиями заключаются в том, что явления носят объективный характер, а события содержат или допускают возможность субъективного участия в их организации. [27]

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Организация, как и любая материальная система, проходит все или часть стадий своего жизненного цикла. Этапы можно объединить в две группы: статистические и динамические.
В статистической организации внутренние и внешние отношения рассматриваются независимо от их развития. Это достаточно успешный метод при подготовке документов, регистрации, физическом создании организации, создании, реорганизации и ликвидации организаций.