Анализ порядка составления и назначения номенклатур дел ГАУЗ СО Наркологическая больница

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы заключается в растущей важности сохранения и управления информацией и документами в современном цифровом мире. Архивы играют ключевую роль в сохранении культурного наследия, прав и интересов граждан, а также в исследованиях и образовании. Теоретические проблемы архивоведения охватывают такие важные аспекты, как методы и принципы создания, управления и использования архивов, а также технологии и стандарты, связанные с сохранением и доступом к информации. Эта тема также включает различные аспекты консервации, каталогизации, документации и долгосрочного хранения архивной информации.
В современный период времени, чтобы повысить эффективность управления необходимо совершенствовать работу с документами, так как принимая решение, затрагивающее каждый уровень учреждения, специалисты должны опираться на служебный документ, на информацию. Организация работы с документами имеет большое влияние на эффективность работы аппарата управления, организацию и условия труда сотрудников. От профессиональной и целесообразной работы с документацией зависят успехи управленческой деятельности каждого предприятия.
В ходе работы каждой организации создаются большое количество документов. Они являются неотъемлемой частью каждого предприятия, так как являются главным носителем информации, они обеспечивают решение вопросов и финансовой деятельности, и правового статуса.
Номенклатура дел является систематизированным перечнем наименований дел, которые заводятся в делопроизводстве предприятия с указанием сроков их хранения по установленной форме. При всей важности и удобстве этого документа, на практике видно, что совсем не в каждой организации разрабатывается номенклатура, либо же допускаются ошибки при ее разработке.
Объект исследования – процесс составления и оформления дел.
Предмет исследования – номенклатура дел.
Цель исследования – изучить особенности порядка составления и назначения номенклатур дел.
Для достижения поставленной цели необходимо решение ряда взаимосвязанных задач:
1. Определить особенности формирования номенклатур дел;
2. изучить порядок составления номенклатуры дел;
3. проанализировать применение номенклатуры дел в деятельности отдела кадров ГАУЗ СО «Наркологическая больница»;
4. составить рекомендации по оформлению номенклатуры дел структурного подразделения .
Методы исследования. Анализ и обобщение научной и методической литературы по проблеме исследования.
Структура курсовой работы включает введение, две главы, заключение и список использованных источников.
При написании работы были использованы учебные пособия, статьи и научные исследования, авторы которых рассматривают вопросы выбранной нами темы.
 
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИССЛЕДУЕМОЙ ТЕМЫ
1.1 Формирование и номенклатура дел

В настоящий период времени для того, чтобы быстро найти и использовать документы, их нужно обработать и систематизировать в дела. Номенклатура дел зачастую полезна тогда, когда нужно провести фильтрацию документов на предмет выявления тех, которым следует переходить в архивы либо на уничтожение в связи с закончившимся периодом хранения.
Номенклатура дел является систематизированным перечнем наименований дел, которые заводятся в делопроизводстве предприятия с указанием сроков их хранения по установленной форме . При всей важности и удобстве этого документа, отнюдь не на каждом предприятии разрабатывается номенклатура, либо допускаются ошибки при ее разработке. Формуляр номенклатуры дел представлен в Приложениях 25 и 26 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации» .
В исследованиях отечественных специалистов представляется технология разработки, актуальные формы документов и ключевые нормативные документы, которые нужны при составлении номенклатуры дел, и приводятся примеры из реальной практики. Делопроизводители обращают внимание на то, что при разработке номенклатуры дел специалисты могут сталкиваться с ошибочным заполнением граф, сложностями в формулировке заголовков дел, определением сроков хранения и соответствующей статьи по Перечню типовых управленческих архивных документов , неверной последовательностью расположения заголовков дел, определением вида номенклатуры. Помимо этого, сама номенклатура дел утрачена на некоторых предприятиях. Учитывая вышеизложенные проблемы, подчеркнем, что даже если на предприятии есть номенклатура дел, ее эффективность может стать ниже либо вовсе отсутствовать.
В статье «Номенклатура дел организации: цели, функции, порядок разработки» специалист в области документационного обеспечения управления Янковая В.Ф. выделила несколько значений номенклатуры дел:
- учетный документ в делопроизводстве. В итоговой записи к номенклатуре дел указывается количество сформированных в течение года дел в зависимости от их категорий;
- поисковый инструмент при ведении справочной работы по документам;
- основа при составлении описей дел постоянного и временных (свыше десяти лет) сроков хранения при подготовке дел для передачи в архив организации;
- закрепление классификации и группировки исполненных документов в дела, индексация и систематизация дел, определение сроков их хранения .
Е.М. Бурова пишет, что номенклатура дел – это «документ многоцелевого назначения», поскольку служит основой для размещения и поиска документов по папкам, а также закрепляет индексацию документов и дел, устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности .
Полагается, что формирование и номенклатура дел в корпорации являются важными аспектами организации документооборота и эффективного управления информацией. В корпоративной среде дела могут быть разделены на различные категории в зависимости от их содержания, значения, сроков хранения и доступности. Перечислим основные принципы формирования и номенклатуры дел в корпорации согласно подходу М.И. Басакова :
1) классификация: определение основных категорий дел, которые соответствуют структуре вашей корпорации. Например, это могут быть отделы, проекты, клиенты, договоры, финансы и т.д.;
2) назначение дел: каждое дело должно иметь четкое назначение и описание, чтобы обеспечить понимание его содержания и значимости;
3) нумерация: установление систем нумерации дел для удобства идентификации и поиска. Нумерация может быть цифровой, буквенной или комбинированной;
4) система хранения: определение правил хранения и архивирования дел, включая сроки хранения, доступность, конфиденциальность и безопасность;
5) электронное хранение: использовать электронные системы управления документами для эффективного хранения, поиска и обмена информацией.
6) доступ и авторизация: установить правила доступа к делам, определить ответственных лиц за управление делами и управление доступом к ним;
7) аудит и контроль: регулярно проводить аудит состояния дел, контролируя выполнение правил хранения и обеспечивайте соответствие требованиям законодательства.
Формирование и правильная номенклатура дел в корпорации помогают обеспечить эффективное управление информацией, сохранность документов и соблюдение требований по обработке конфиденциальной информации.
Таким образом, формирование и верная номенклатура дел в организации играют важную роль в обеспечении эффективного управления информацией, сохранности документов и соблюдении требований по обработке конфиденциальной информации. Формирование и верная номенклатура дел в организации способствуют наиболее эффективному управлению информацией, обеспечивая безопасность, сохранность и законность обработки документов в пределах корпоративной деятельности.

1.2 Порядок составления номенклатуры дел

Номенклатура дел нужна для быстрого поиска документов по их видам и содержанию. От того, насколько грамотно она составлена, зависят оперативность работы с документацией и ее сохранность. Наличие номенклатуры дел на любом предприятии, учреждении, организации, необходимо.
Ключевые положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой.
Помимо этого, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения. Конкретная номенклатура отображает документы одной конкретной организации либо структурного подразделения.
Типовые и примерные номенклатуры дел отображают документы конкретной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации .
Помимо этого, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и считается обязательной.