Затраты на информационные технологии и способы их снижения

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность исследования. Нестабильное и динамичное состояние экономики в современных условиях предъявляет новые требования к экономическим субъектам. Внутренние и внешние факторы влияют на предприятие, приводя к нарушению его баланса и снижению эффективности. Гибкость и адаптивность являются основными факторами повышения экономической и финансовой устойчивости.
Любой компании в процессе своей деятельности приходится постоянно сталкиваться с большим количеством различных информационных потоков. Компании все чаще используют поддержку информационных технологий для отслеживания увеличения внешних и внутренних информационных потоков для анализа, прогнозирования и принятия управленческих решений.
Экономический эффект от внедрения современных информационных систем и технологий зависит от того, насколько правильно и эффективно администрация интегрирует их, а также от того, насколько возможности информационных технологий соответствуют бизнес-возможностям конкретной компании.
Роль программного обеспечения в значительной степени зависит от специфических особенностей каждой конкретной компании. Целью применения информационных технологий в экономике и управлении предприятием является удовлетворение информационных потребностей всех сотрудников компании без исключения, а также получение необходимой информации в виде различных отчетов (стандартизированных и специальных) с помощью компьютерных технологий и принятие наилучших управленческих решений на этой основе.
Основным вопросом при определении эффективности внедрения информационных технологий является их косвенное влияние на конечные финансовые и экономические результаты деятельности компании. Сами по себе информационные технологии не могут повысить прибыльность, но они могут помочь улучшить позиции компании на рынке и снизить материальную ценность продукции.
Предмет исследования: затраты на информационные технологии и способы их снижения.
Объект исследования: информационные технологии.
Цель исследования: проанализировать существующие к настоящему времени затраты на информационные технологии и разработать пути и способы их снижения.
Задачи исследования:
1. Привести определение и роль информационных технологий в современном мире.
2. Изучить виды затрат на информационные технологии.
3. Раскрыть факторы, влияющие на затраты на информационные технологии.
4. Охарактеризовать методы анализа затрат на информационные технологии.
5. Привести примеры компаний с высокими и низкими затратами на информационные технологии.
6. Изучить проблемы и вызовы, связанные с затратами на информационные технологии.
7. Рассмотреть оптимизацию расходов на оборудование и программное обеспечение.
8. Раскрыть облачные технологии и их преимущества.
9. Изучить управление проектами и ресурсами.
10. Проанализировать автоматизацию процессов и использование искусственного интеллекта.
Методы исследования: сравнительный метод, метод дедукции, метод сопоставления, исторический метод.
Информационная база исследования. В работе использованы учебники по теме, учебные пособия, научные статьи, правовые акты, электронные ресурсы.
Структура работы состоит из введения, трех глав (теоретической, аналитической, проектной), заключения и списка источников.

 
1. Теоретические основы информационных технологий и затрат на них
1.1 Определение и роль информационных технологий в современном мире

В настоящее время человечество окружено информацией и информационными технологиями. Объем информации, необходимой человеку, увеличивается с каждым годом, и с этим связаны новые, более актуальные и усовершенствованные методы и средства обработки и хранения информации [17].
Понятие «информационные технологии» появилось относительно недавно, в двадцатом веке, в процессе становления информатики. Особенностью информационных технологий является то, что их рабочими объектами и продуктами являются информация, а рабочими инструментами - компьютерные технологии и средства коммуникации.
Информационные технологии в широком смысле можно определить как использование компьютеров, программного обеспечения (операционных систем/инструментов и приложений), средств связи и сетей для обеспечения удовлетворения информационных потребностей организации.
Информационные технологии (ИТ) - это широкий спектр дисциплин и направлений деятельности, связанных с технологией обучения и управления рабочим процессом использования компьютеров, компьютерных и коммуникационных технологий для обработки данных и информации.
Информационные технологии включают в себя все ресурсы, необходимые для управления информацией, особенно компьютеры, компьютерные программы и сети, необходимые для создания, хранения, управления, передачи и извлечения информации.
Характеристиками информационных технологий могут быть базовые атрибуты, такие как:
- объектом обработки являются данные;
- целью процесса является получение информации;
- средствами выполнения процесса являются программное обеспечение, аппаратные средства и программно-аппаратный вычислительный комплекс;
- процесс обработки данных разделен на операции в соответствии с заданной предметной областью;
- выбор способа воздействия руководства на процесс должен осуществляться лицом, принимающим решение;
- стандарт оптимизации процессов - это своевременность, надежность, достоверность и полнота предоставления информации пользователям [1].
Как и любая технология, она должна отвечать следующим требованиям:
- обеспечивать четкое разделение процесса обработки информации на этапы, операции и действия;
- включать в себя все необходимые элементы для достижения цели;
- информационные технологии должны быть регулярными.
Для того чтобы оценивать, развивать и правильно использовать информационные технологии в общественной жизни, необходимо их классифицировать. Различают следующие виды информационных технологий:
1. Информационные технологии обработки данных. Этот тип используется для решения хорошо структурированных задач, для решения которых имеются необходимые входные данные, известные алгоритмы и другие стандартные процедуры обработки
2. Информационные технологии управления. Целью данной технологии является удовлетворение информационных потребностей всех сотрудников компании, связанных с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.
3. Информационные технологии поддержки принятия решений. Эта технология может быть использована на любом уровне управления. Ее отличительными особенностями являются:
- ориентированность на решение неструктурированных (формальных) задач;
- сочетание традиционных методов доступа к компьютерным данным и их обработки с возможностями математических моделей и методов решения задач на их основе.
4. Информационные технологии экспертных систем. Наибольший прогресс в области компьютерных информационных систем наблюдается в области разработки экспертных систем [16].
Этот вид информационных технологий основан на использовании искусственного интеллекта. Экспертная система позволяет руководителям или экспертам получать квалифицированные консультации по любым вопросам, по которым эти системы накопили знания.
С развитием информационных технологий и компьютеризацией экономики одним из важнейших вопросов в деятельности компаний становится обеспечение информационной безопасности. Управление безопасностью информационных технологий включает в себя процесс, позволяющий структуре и технологиям организации защищать ИТ-операции и активы организации от внутренних и внешних угроз, будь то преднамеренных или иных. Эти процессы предназначены для обеспечения конфиденциальности, целостности и доступности ИТ-систем (рис. 1) [2].

Рисунок 1 – Структура информационных технологий
Трудно представить современный мир без информационных технологий. Они прочно вошли во все сферы жизни общества. Использование информационных технологий способствует ускорению процесса развития деятельности различных организаций, что способствует укреплению их позиций на рынке и повышению конкурентоспособности.

1.2 Виды затрат на информационные технологии

Для большинства современных людей ИТ-услуги являются очень востребованными, но не всегда пользователи отдают себе отчет в том, что эти услуги требуют определенных затрат и расточительства. С увеличением количества пользователей стоимость ИТ-услуг также возрастает.
Затраты на ИТ должны соответствовать предоставляемому качеству, которое определяет мощность, доступность, техническую поддержку, производительность; стоимость и требования заказчика [4].
Одним из важнейших направлений деятельности любой компании является составление бюджетов, даже в сфере IT. С помощью бюджета можно спрогнозировать затраты компании. Как правило, этот процесс предполагает планирование потребностей клиентов в видах услуг, связанных с такими расходами. Прогноз затрат основан на статистике за аналогичные периоды в прошлом. Но не всегда компании располагают подобными данными, поэтому в виде модели вы не можете отказаться от использования подобных сервисов.
Обязательным моментом является применение бухгалтерского учета. С его помощью можно определить сумму финансовых затрат. При этом очень важно отслеживать стоимость каждого клиента, вид услуги и направления деятельности компании.
В процессе выставления счетов также очень важно действовать структурированно и последовательно. Это может быть любое действие, связанное с подготовкой счетов-фактур для заказчиков услуг. Этот процесс позволяет определить цели выставления счетов и сам алгоритм расчета затрат [15].