Анализ особенностей учета, хранения и использования уникальных и особо ценных документов.

Ключевой информацией, содержащейся в документе, считается социальная, т. е. информация о процессах, которые происходят в социуме. Социальная функция документа заключается в запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации.
В коммуникативной функции выделяются две подфункции, которым соответствуют две категории документов :
– документы, которые ориентированы в одном направлении: сверху вниз (т. е. от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчиненному – законы, постановления, инструкции, приказы, распоряжения, указы) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы);
– документы двустороннего действия, которые взаимосвязаны между собой (личная и деловая переписка, договорные документы и т.п.).
В управленческой функции документ выступает средством управленческой деятельности. Данную функцию выполняют документы, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации.
Правовая функция является функция фиксации, изменения и закрепления правоотношений и правовых норм. Выполняя эту функцию, документы закрепляют, устанавливают, изменяют правоотношения и правовые нормы либо прекращают их действие. Это, в первую очередь, правовые акты органов государственной власти и государственного управления (постановления, законы, указы и пр.), акты управления, которые издаются предприятиями, учреждениями, организациями и влекут за собой определенные юридические последствия (распоряжения, приказы, инструкции и пр.). Сюда же относят все договорные документы, которые фиксируют договорные отношения.
В общем, каждый документ является доказательством, тем самым он временно наделяется правовой функцией. Не качественную, а количественную характеристику информации дает функция учета. Функцией учета является группировка и регистрация в цифровом выражении информации, которая связана с демографическими, хозяйственными и другими социальными процессами с целью их контроля и анализа.
Таким образом, функции документов как исторических источников изучаются историческими науками. Документы становятся историческими с момента их возникновения, а не тогда, когда только поступили на постоянное хранение. Целевое назначение документов, их функции определяются нужностью в реализации определенных общественных потребностей и особо выражаются не в одном документе, а в ряде документов, крупных документальных массивах.

1.2 Обеспечение сохранности архивных документов

Обеспечение сохранности документов - комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов .
Нормативные условия для хранения архивных документов обеспечиваются следующими мероприятиями:
1. Строительство, реконструкция и ремонт зданий архивов;
2. Создание оптимальных (нормативных) условий для противопожарной безопасности, охраны, температурно-влажностного режима, освещения и санитарно-гигиенических норм в помещениях архива;
3. Использование специализированных средств для хранения и перемещения архивных документов.
Для обеспечения сохранности документов в архиве необходимо реализовать:
• Комплекс мероприятий по организации хранения, включающий создание материально-технической базы (здание и помещения для хранения, средства для хранения документов, системы охраны и безопасности, оборудование для климатического контроля, а также средства для копирования и восстановления поврежденных документов и т.д.);
• Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов, включая температурно-влажностный режим, освещение, санитарно-гигиенические условия и охранные меры.
Согласно Приказу Минкультуры РФ от 18.01.2007г. №19 3 существует несколько режимов хранения документов: световой; температурно-влажностный; санитарно-гигиенический; противопожарный; охранный.
Световой режим. Хранение документов должно осуществляться в темноте, поскольку свет негативно влияет на их состояние. Все работы с документами следует выполнять при ограниченном уровне освещения, так как под воздействием света бумага начинает буреть и теряет свою механическую прочность из-за происходящих в ней значительных изменений. Многие тексты также выцветают от света. Опасен как естественный, так и искусственный свет. Таким образом, постоянное хранение документов должно проходить в темноте, и солнечное освещение в хранилищах строго запрещено.
Естественное освещение допускается только при наличии специальных светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока, защитных фильтров и жалюзи. Для защиты документов от света рекомендуется использовать переплеты, папки, коробки и шкафы. Искусственное освещение в хранилищах должно обеспечиваться лампами накаливания, установленными в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Читальный зал должен быть самым освещенным помещением архива, где на столах читателей устанавливаются настольные лампы. Однако в помещениях для временного хранения необходимо по возможности поддерживать аналогичный световой режим, как в хранилищах.
Температурно-влажностный режим. Температура и влажность являются ключевыми факторами, обеспечивающими сохранность архивных фондов. В помещениях хранилищ следует поддерживать оптимальный температурно-влажностный режим, соответствующий специфике документов. Этот режим формирует микроклимат помещения, который зависит от климатических условий региона и характеристик самого здания. Микроклимат может изменяться в зависимости от погодных условий и имеет определенную инерционность. Термин "микроклимат документов" описывает температурно-влажностное состояние документов в процессе их хранения, использования и транспортировки.
Благоприятный микроклимат документов создается при положительной температуре и относительной влажности воздуха 30-60%. В этих условиях:
1. Появляются оптимальные физико-механические свойства бумаги, как носителя информации (максимальная прочность, хорошая гибкость, стабильность размеров, наименьшая деформация);
2. Наблюдается стабильность бумаги как гигроскопичного материала (слабая ответная реакция на резкие изменения комнатного климата);
3. Исключается возможность поражения бумаги плесневыми грибами;