Разработка проекта внедрения, защищенного юридически значимого электронный документооборот с контрагентами EDI

Введение

В современных условиях с развитием информационных технологий актуальность приобретают вопросы обеспечения эффективности использования программных продуктов в деятельности компаний. В рамках реализации проектов внедрения ИТ-решений в деятельность компаний необходимо проводить оценку потребностей сотрудников во внедрении программного обеспечения, расчет показателей сокращения трудозатрат на выполнение технологических операций. Также проводится расчет сметы затрат на реализацию ИТ-проекта, эксплуатационные затраты и далее оценивается целесообразность внедрения программного продукта. От качества планирования ИТ-проекта зависит эффективность деятельности специалистов при внедрении ИТ-решения. Решение о внедрении ИТ-проекта принимается на основе проведённого тестирования режимов его использования в части функционала, совместимости, показателей быстродействия и безопасности. По результатам проведённого тестирования проводится определение степени соответствия программного продукта специфике работы организации, возможности его внедрения в деятельность компании. От правильности составления планов реализации ИТ-проектов зависят качественные характеристики работы специалистов, вероятность возникновения инцидентов, связанных с ошибками в расчетах, отказах в доступе и других программных ошибок.
Актуальность разработки систем автоматизации документооборота обусловлена необходимостью повышения эффективности работы специалистов, получением инструментария, позволяющего работать с системами юридически значимого документооборота. Вопросы автоматизации взаимодействия ИТ-служб с подразделениями компании в части организации использования сетевых ресурсов описаны в библиотеках ITIL, работах, описывающих процессы автоматизации бизнес-процессов, разработки баз данных, систем информационной безопасности.
Цель работы: расчет параметров проекта автоматизации компании ООО «Комфорт-мебель» путем внедрения системы автоматизации документооборота EDI с контрагентами.
Задачи работы:
 анализ целей и задач внедрения программного решения;
 планирование участников проекта;
 расчет длительности этапов проекта;
 определение материалов, необходимых для реализации проекта;
 оценка рисков, связанных с реализацией проекта автоматизации.
Объект исследования: деятельность компании ООО «Комфорт-мебель».
Предмет исследования: создание проекта разработки системы автоматизации документооборота с использованием электронной подписи.

 
1.План управления проектом
1.1. Обоснование проекта

EDI (Electronic Data Interchange) переводится как «электронный обмен данными». Это система, которая позволяет поставщикам и заказчикам обмениваться электронными стандартизированными сообщениями и данными, чтобы передавать коммерческую информацию.
EDI-технологии помогают автоматизировать выполнение заказа и исключить влияние человеческого фактора. Покупатель не допустит ошибку в заказе, а поставщик вовремя привезет нужный товар.
В рамках данной работы проведено изучение деятельности компании, профилем которой является производство и реализация мебельной продукции. Выпуск продукции осуществляется как по индивидуальным заказам, так и по типовым проектам. Услуги компании включают подбор мебельной продукции, соответствующей запросам клиентов, размерам помещений и дизайн-проектов. Дизайнеры оказывают услуги расчета расхода материалов, стоимости работ, проектирования моделей мебельной продукции в 3-D формате с использованием специализированных программных средств. В качестве заказчиков выступают физические лица и коммерческие компании.
Компания взаимодействует с производителями и поставщиками материалов и фурнитуры, используемой в мебельном производстве, в качестве подрядчиков могут выступать компании, осуществляющие сборку и доставку мебели клиентам.
На рисунке 1 показана схема организационной структуры компании.

Рисунок 1 - Схема организационной структуры ООО «Комфорт-Мебель»

В структуру компании входит руководство, осуществляющее управление компанией, взаимодействие с контрагентами, координацию работу подразделений и определяющее политику развития компании.
Профильные подразделения курируют вопросы организации работы с клиентами, формирования дизайн-проектов мебельной продукции, производство продукции. Обеспечивающие подразделения осуществляют ведение бухучета, работу с персоналом, техническое сопровождение производственного оборудования и ИТ-инфраструктуры компании.
В таблице 1 приведены результаты SWOT-анализа деятельности ООО «Комфорт Мебель».
Таблица 1 - SWOT-анализ компании
Сильные стороны
Современное производственное оборудование, программное обеспечение для создания дизайн-проектов мебельной продукции, кадровое обеспечение, представленность в Интернете Возможности
Внедрение информационной системы для автоматизации взаимодействия с поставщиками и подрядчиками, что позволит оптимизировать управленческие издержки, обеспечит специалистов инструментом аналитики
Слабые стороны
Отсутствие инструмента для автоматизации взаимодействия с поставщиками, что приводит к ошибкам в документации и необходимости увеличения штата сотрудников Угрозы
Удорожание производства вследствие роста стоимости поставок, снижение уровня конкурентоспособности вследствие высокого уровня управленческих издержек

Анализ деятельности компании показал, что в настоящее время вследствие отсутствия инструмента автоматизации бизнес-процессов расчетов с поставщиками и подрядчиками наблюдается рост затрат, связанный с ведением документации, получением отчётной информации. Вследствие роста управленческих издержек увеличивается цена реализации продукции, что негативно сказывается на спросе на продукцию и положении компании на рынке.
В рамках данной работе проведена разработка параметров проекта автоматизации компании ООО «Комфорт-мебель» путем внедрения информационной системы управления документооборотом. В качестве цели проекта автоматизации определено повышение эффективности деятельности специалистов компании, обеспечиваемое повышением оперативности при обработке информации, получаемой с использованием системы документооборота, применяющей электронную подпись и др. [3]
На сегодняшний день системы проектного управления находят широкую область применения в работе компаний различного профиля деятельности.
Проекты являются ограниченными по времени целенаправленными изменениями в бизнес-процессах, в которых изначально четко определяются цели, достижение которых предполагает завершение проекта [2].
Перечень свойств проектов: заданная продолжительность, определение критериев достижения результатов, объемы финансирования, перечень участников.
Для различных проектов возможно как пересечение по задачам и стадиям, так и независимое выполнение. Возможна установка связей между различными проектами, в рамках которой когда условия исполнения стадий предполагают наличие связей с выполнением критериев достижения других выполняющихся проектов. При этом наличие связей между проектами не является обязательным [1].
Обеспечение эффективности составления планов проектов связано с правильностью проводимых расчетов, включающих использование трудовых, материальных ресурсов, продолжительности работ, связанных с реализацией этапов выполнения операций.
В таблице 2 приведено обоснование необходимости внедрения проекта автоматизации.
Таблица 2 - Обоснование необходимости внедрения проекта автоматизации
Тип влияния на деятельность компании
Появление новых возможностей Факторы повышения эффективности работы специалистов Состояние системы в случае отказа от внедрения системы
Уровень определенности Аспекты денежного характера Возможность использования аналитического инструмента по управлению производственной компанией Снижение трудоемкости выполнения операции информирование сотрудников Повышение стоимости выполнения операций
Количественные Увеличение количества обрабатываемых данных, обеспечение оперативности информирования сотрудников Возможности массовых операций по обработке корпоративной информации Отсутствие возможности оперативной передачи информации для сотрудников через портал
Измеримые Сокращение времени на передачу корпоративной информации Снижение себестоимости ведения операций по управлению производственной компанией Увеличение времени на обработку данных по управлению производственной компанией, введение дополнительных штатных единиц для решения указанных задач
Качественные Создание возможностей формирования аналитики по управлению компанией Внедрение новых возможностей формирования отчетности Низкое качество отчетности по отработке данных

По итогам изучение бизнес-архитектуры компании был проведен SWOT-анализ, в рамках которого определены сильные, слабые стороны бизнеса, обозначены возможности развития бизнеса (таблица 3).


Таблица 3 - SWOT-анализ деятельности ООО «Комфорт-мебель»
Сильные стороны:
Сформированная клиентская база, материальная база, система обслуживания транспортных средств, современное производственное оборудование Возможности
Обеспечение оперативности информирования сотрудников через разработку и внедрение системы автоматизации документооборота
Слабые стороны
Неэффективное использование трудовых и материальных ресурсов компании, отсутствие инструмента по автоматизации документооборота, высокие временные затраты, связанные с оформлением и отправкой документов Угрозы
Увеличение времени прохождения документов могут приводить к срыву сроков оказания услуг и штрафным санкциям

По итогам проведенного анализа было показано, что в отсутствие системы автоматизации документооборота в компании отсутствует инструмент, позволяющий оперативно обрабатывать информацию по документам в рамках работы с поставщиками, проводить их отправку и обработку, передачу на исполнение.
Далее проведена формулировка целей проекта по технологии SMART (табл. 4).
Таблица 4 – Формулировка целей проекта по технологии SMART
S Конкретная Разработать проект информационной системы средствами MS Project 2016
M Измеримая Посредством внедрения системы предполагается:
- сократить время на работу контрагентами и работу с документами на 5%;
- увеличить количество обрабатываемых документов одним специалистом на 10%
- сократить время на формирование аналитических отчетов на 25%
A Достижимая Цель является достижимой ввиду наличия материальных и трудовых ресурсов для внедрения системы
R Реалистичная Система позволит повысить эффективность работы специалистов, обслуживающих клиентов
T Ограниченная по времени Продолжительность разработки проекта предполагается в течение 2-х месяцев

Таким образом, посредством внедрения системы предполагается повысить эффективность работы специалистов компании.

1.2. Анализ окружения