Документационное обеспечение как важный фактор эффективного управления организации в процессе ее функционирования

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность данной темы заключается в том, что в связи с этим на каждом предприятии должна быть разработана политика по документационному обеспечению управления предприятием, стратегия делопроизводства. Делопроизводство представляет собой специфическое направление деятельности компании, заключающееся в том, что на предприятии оформляются, составляются, обрабатываются и хранятся различные важные документы. От степени правильности составления и оформления документов, организации работы с ними зависит эффективность и своевременность принятия руководством компании управленческих решений. Грамотно оформленный документ, который имеет юридическую силу, выступает основным фактором в решении спорных ситуаций на предприятии и заключении успешной сделки.
Предметом данной работы выступает деятельность по документационному обслуживанию управления.
Целью данной работы выступает комплексный анализ деятельности документационного обеспечения управления в организации.
Методическая база исследования включает в себя такие методы, как анализ, синтез, сравнение.
Структура работы состоит из двух основных частей.
В первой главе исследуются основы документационного обеспечения управления.
Вторая часть посвящена анализу документационного обеспечения управления и работы службы делопроизводства в организации.
Для раскрытия данной темы были использованы различные нормативно-правовые документы, регулирующие работу службы ДОУ на современных предприятиях, исследования различных современных специалистов в области организации документооборота на предприятии, порталы по управленческой деятельности и ресурсы Интернет.
Глава 1. Теоретические аспекты документационного обеспечения управления организацией

1.1. Понятие и сущность документационного обеспечения управления

Работа с документами в современной организации является функцией обеспечения управления, которая направлена на обеспечение документирования и организацию правил работы с документами, актами, организацию работы с официальными документами.
Форму организации документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) организация выбирает с учетом своего размера, объема существующего документооборота, определенного состава его структурных подразделений. Так, для небольших организаций, где ДОУ осуществляется непосредственно в подразделениях, которые могут находиться в различных районах, обычно характерен выбор централизованной формы организации документооборота. В больших организациях, наоборот, используется смешанная форма организации ДОУ.
Однако именно централизация делопроизводственных процессов в организации обеспечивает:
снижение стоимости делопроизводственных операций;
улучшение организации труда делопроизводственного персонала, внедрение его нормирования;
специализацию и взаимозаменяемость работников делопроизводства;
использование прогрессивных и производительных технических средств;
единство организационного руководства.
Каждая организация должна стремиться к централизации разных функций процессов, связанных с приемом и отправкой документов, регистрацией и контролем. Таким образом, грамотная и рациональная организация работы с документами способствует принятию верных управленческих решений. Для этого на предприятии создается специальное подразделение – служба документационного обеспечения.
Служба документационного обеспечения является структурным подразделением, которое выполняет и реализует функции по документационному обеспечению управленческой деятельности, а работники данной службы являются ответственными за организацию документооборота.
Так, крупные организации должны стремиться к целесообразной централизации различных функций документирования, которые затрагивают моменты приема и отправки документов, регистрации и контроля их исполнения, стенографирования и печатания документов, их размножения, методического руководства делопроизводством.
Таким образом, работа с документами представляет собой особый вид деятельности аппарата управления, который охватывает все вопросы и задачи, связанные с документированием и организацией работы с официальными документами. Документирование представляет собой способы фиксации потоков информации по определенным правилам и стандартам.
Используя надежные функции управления документами, сотрудники организации работают быстрее и эффективнее, особенно когда это дает им возможность:
- Исключить распечатки и ручные процессы
- Получить мгновенный доступ к актуальной информации и документам прямо на мобильных устройствах
- Навигация и поддержание взаимосвязи между документами, моделями проектирования (например, CAD) и физическими пространствами или активами.
- Получить доступ к точной и полной документации — независимо от источника и формата — всего за несколько кликов
- Обеспечить контроль версий документов и управление контентом, чтобы пользователи не работали с неправильными или устаревшими документами.
- У пользователей есть доступ к полной и актуальной документации, связанной с рабочими заданиями или другими бизнес-процессами.
- Поддерживать качество, точность и полноту данных и метаданных в единой системе. Это система документов, которая упростит процессы и позволит команде использовать данные.
Системы работы с документами организации представляют собой методы и средства фиксации информации. К ним относят:
- Текстовое документирование.
- Кино-, фото- и видеодокументирование.
- Электронное документирование.
1.Текстовое документирование
Такой способ передачи информации называют семиотическим или знаковым. Использование знаков вместо звуковых слов стало первым опытом документирования. Это стало предпосылкой для развития письменности и текстового документирования.
2.Кино-, фото- и видеодокументирование
Такие документы используют для точной фиксации происходящих процессов или событий.
3.Электронное документирование.
Документирование осуществляется не только на естественном языке (текстовое документирование), но и на искусственном. В этом случае информация обрабатывается с помощью компьютера.
ДОУ - это стратегия контроля за бумажными и электронными документами организации, чтобы их можно было легко восстановить в случае проверки соответствия требованиям системы управления. Первоначально этот термин относился к электронным документам, которые были созданы на компьютере, или бумажным документам, которые были отсканированы в цифровой формат. Значение расширилось и включает электронную почту, изображения, внутренние документы, такие как служебные записки компании, и внешние документы, такие как маркетинговый контент или материалы о продажах.
В контексте соблюдения нормативных требований оно должен учитывать следующее:
-как долго бизнес должен хранить документы;
-где бизнес должен хранить документы;
-как отследить изменения в документах;
-как восстановить документы в случае сбоя.
ДОУ позволяет организации иметь четкий план своих процессов управления документооборотом. Организация может использовать стратегию, чтобы решить, как получать, обрабатывать, просматривать, хранить, извлекать и утилизировать документы, а также когда бизнес должен завершить каждый шаг. Стратегия определяет, как бизнес должен корректировать процесс для повышения эффективности.
Системы работы с документами доступны как локальные, так и облачные.
Локальная позволяет использовать собственное хранилище и выполнять собственное техническое обслуживание. Организации, имеющие локальную систему управления доступом, несут ответственность за свою собственную безопасность. Этот тип не зависит от Интернета - если интернет-соединение отключается, пользователи по-прежнему могут получить доступ ко всем своим документам.
Облачная система доступна бизнесу в режиме онлайн. Облачный провайдер обычно взимает ежемесячную или ежегодную плату, которая включает в себя техническое обслуживание и обновления программного обеспечения.
Система ДОУ может улучшить работу организации и то, как она справляется с соблюдением требований законодательства и процессами совместной работы. Требования к соответствию документов могут быть сложными, но это может снизить риск несоответствия требованиям, таким как рекомендации по безопасности и конфиденциальности. ДОУ может автоматизировать определенные функции, такие как графики хранения записей, поэтому организации с меньшей вероятностью будут подвергаться риску несоблюдения требований.
ДОУ обеспечивает внутреннюю совместную работу, а также внешнюю совместную работу с людьми, имеющими авторизованный доступ. Пользователи могут получать доступ к документам из разных источников в нескольких местах.
Таким образом, внедрение ДОУ может стать необходимым для современных условий управления организацией. ДОУ значительно упрощает работу и позволяет сэкономить время и деньги.

1.2. Основные направления документационного обеспечения управления

Документационное обеспечения управления (ДОУ), как часть делопроизводства, непосредственно связано с созданием и формированием правильной структуры и оформления официальных документов в соответствии с определенными государством стандартами.
Работа с документами включает в себя:
- процессы создания документов и дел,
- организацию работы с документами,
- создание условий для обеспечения эффективной