Организационное проектирование в организации

Введение

Актуальность темы. В условиях усиливающейся конкуренции и глобализации рынков успешность компании во многом зависит от её способности к структурным и функциональным трансформациям. Организационные модели управления претерпевают кардинальные изменения, которые требуют глубокого и своевременного реагирования на быстро меняющуюся рыночную ситуацию.

1. Теоретические аспекты организационного проектирования

1.1 Понятие, задачи и принципы организационное проектирование

Современное организационное проектирование представляет собой важную процедуру как для новых компаний, так и для уже функционирующих и процветающих фирм. Спрос на такую процедуру объясняется растущей сложностью управления и необходимостью адаптации к изменениям, затрагивающим ключевые аспекты деятельности.
Исследование механизмов и процессов адаптации (особенно в рамках организационного проектирования) является важной задачей, поскольку позволяет компаниям эффективно реагировать на изменения во внутренней и внешней среде [9].
В научной литературе пока нет единого определения термина «организационное проектирование». Однако общими для большинства существующих определений являются его связь со стратегией развития компании и представление его как длительного процесса.
Например, согласно исследованиям И.И. Мазура и В. Д. Шапиро, организационное проектирование — это поиск соответствий между ключевыми элементами организации (структура, персонал, системы решений и поощрений, неформальная структура и культура) и ее стратегией.
На наш взгляд, трактовка должна быть дополнена, как это делает Ю. Син, который определяет организационное проектирование как процесс разработки решений по перспективному устройству компании и ее преобразованию — переходу от текущего состояния к желаемому.
Объединив приведенные определения, мы видим организационное проектирование как процедуру переустройства компании в соответствии с ее целями и стратегией развития.
1.2 Этапы организационного проектирования

Процесс проектирования организации условно состоит из трех ключевых этапов.
На первом этапе проводится анализ существующей структуры организации, чтобы определить ее соответствие предъявляемым требованиям и оценкам. Это позволяет понять, насколько она эффективно организована и отвечает установленным стандартам.
Оценка структуры основывается на принципах управления, включая:
уровни централизации и децентрализации;
распределение контрольных функций на разных уровнях управления;
анализ управленческого аппарата (численность сотрудников, дублирование обязанностей, четкость разграничения полномочий и ответственности);
оценка управленческих функций (методы принятия решений, способы мотивации);
проверка эффективности экономической деятельности (технологическое обновление, сотрудничество с другими компаниями, внедрение инноваций) и прочие аспекты [16].
Этот анализ выявляет слабые стороны и причины недостаточной эффективности управления.
На втором этапе происходит разработка органических структур.
Организация – это сложная система, состоящая из множества подсистем: производственной, экономической, социальной, информационной, административной и других. Хотя некоторые из них можно проектировать рационально, отдельные подсистемы, такие как социально-психологическая, требуют диалектического подхода, так как их невозможно описать только числовыми показателями. Эта сложность подразумевает использование как количественных, так и качественных методов оценки, а также комбинирование формализованных методов с творческим участием руководителей и экспертов в выборе оптимальных вариантов проектов.
На третьем этапе оценивается эффективность организационной структуры с позиции выполнения целей, надежности системы управления и скорости принятия оптимальных решений.
О.М. Фокина выделяет ключевые этапы, фазы и процессы проектной деятельности: проведение организационного аудита; осуществление организационной диагностики; выявление и формулирование инновационной идеи; реализация проектной идеи в рамках организации [11].
На стадии организационного аудита проводится анализ структуры организации, что можно назвать своеобразной «инвентаризацией» её основных составляющих, функций и процессов. В этом разделе проектной работы следует рассмотреть такие элементы и их параметры:
Общая информация об организации. Здесь необходимо указать (в пределах одной страницы) важнейшие характеристики: полное название, организационно-правовая форма, сфера деятельности, краткая история (причины и время возникновения, реорганизации), положение в отрасли (размеры, численность сотрудников, позиции), влияние учредителей и контролирующих организаций.

1.3 Методы проектирования организационных систем

Эволюция методов проектирования управленческих структур способствует улучшению управления и повышению производственной эффективности, поскольку в современных условиях старые организационные модели не всегда подходят, создавая риск искажения управленческих задач.
Действия в сфере хозяйственного управления не могут основываться на принципах управления техническими системами. Часто создает автоматизированные системы управления, не учитывая при этом необходимость совершенствования структуры управления.
При разработке новых структур следует опираться не только на практический опыт и привычные схемы, но и использовать научно обоснованные методы проектирования. Сложный механизм управления должен разрабатываться специалистами, знакомыми с методами создания организационных систем.
Ранее применявшиеся подходы к построению управленческих структур характеризовались ограниченной гибкостью и слепым перенесением прошлых моделей. В настоящее время системный подход к созданию организационных структур позволяет более эффективно использовать ресурсы — материальные, финансовые и человеческие, что обеспечивает экономические преимущества и является ключевым фактором успеха. Важно определить цели организации, что формирует структуру задач и функций управления. Каждый метод формирования организационных структур следует использовать в сочетании с другими для более полного достижения намеченных целей.

Глава 2 Расчетный раздел на примере АО «Волга»

2.1. Описание миссии и целей проектируемой организации

Акционерное общество «Волга», расположенное в Балахне, Нижегородской области, является одним из лидирующих производителей упаковочных бумаг и печатной бумаги из 100% термомеханической массы в России.
Юридический адрес: Российская Федерация, 606407, Нижегородская область, Балахнинский район, г. Балахна, ул. Горького, д. 1.
Наша миссия заключается в том, чтобы, применяя передовые технологии, производить упаковочные бумаги и картоны, а также бумаги для печати газет, книг и учебников, для удовлетворения растущих требований индустрии электронной коммерции и образовательных учреждений по всему миру. Мы стремимся обеспечить устойчивое развитие и минимизировать воздействие на окружающую среду, внедряя экологически чистые методы производства и переработки материалов.
Иерархия целей неразрывно связана с организационной структурой компании и её характеристиками. С увеличением сложности организационной структуры и разнообразия видов деятельности в компании, возрастает количество уровней декомпозиции и усложняется структура целей.
В любом случае, совокупность целей, исходя из требований функционально-целевой модели управления предприятием, можно разделить на несколько категорий: экономические, научно-технические, производственные и социальные.

2.2. Описание внешней и внутренней среды организации

Анализ внешней среды представляет собой процесс, при котором разрабатываются стратегии, позволяющие определить факторы, влияющие на организацию извне, с целью выявления возможностей и угроз для бизнеса.
Данные, полученные в ходе анализа внешней среды, предоставляют компании шанс предвидеть нужды и уложить планы действий на случай непредвиденных ситуаций, а также разработать системы раннего предупреждения для выявления угроз, чтобы минимизировать их влияние или полностью устранить риски.
АО «Волга» активно работает на мировых рынках, что делает компанию уязвимой к внешним макроэкономическим переменам. В периоды экономической турбулентности в России уровень спроса на продукцию компании снижался.
Значительную роль играют политико-правовые факторы. Лесной кодекс РФ был утвержден Государственной Думой 22 января 1997 года и в настоящее время продолжает совершенствоваться. Этот документ определяет правовые основания для рационального использования и защиты лесов, их ресурсного и экологического потенциала. Лесные отношения регулируются с учетом восприятия леса как системы природных элементов, включая растительность и животный мир, имеющей важное экологическое и экономическое значение.
При анализе внутренней среды компании рекомендуется учитывать такие элементы, как: организационная структура; ресурсы; корпоративная культура.
Структура. АО «Волга» включает четыре ключевых производственных подразделения: целлюлозное, картонное, бумажное и ДВП. Основная деятельность заключается в производстве целлюлозы и продукции из нее, таких как картон и бумага. Технологическая универсальность позволяет выпускать как хвойную, так и лиственную целлюлозу.

2.3. Выбор стратегии организации

Рекомендуется, чтобы компания «Волга» продолжала активно заниматься глубокой продуктовой диверсификацией, как начала это делать с 2019 года. Следует наращивать объёмы производства тарных бумаг, используемых в изготовлении гофрокартона и гофроящиков, которые востребованы в сфере электронной коммерции. Этот сегмент будет только расти, опираясь на опыт пандемии, когда он не только не пострадал, но и увеличился.

2.4. Проектирование и работ процессов в организации

Для компании АО "Волга", занимающейся производством бумаги, можно выделить три основных процесса.

Вот развернутое описание для каждого из процессов:
1.Производство тарных бумаг
Сырьевая подготовка: Закупка и подготовка целлюлозного сырья, включая переработку вторичных волокон, которые будут использованы в производстве тарных бумаг.
Изготовление бумаги: Производственный процесс, включающий в себя формование, отливку, прессование и сушку бумажного полотна, с акцентом на плотность и прочность, необходимые для гофрокартона и гофроящиков.
Качество продукции: Контроль качества на каждом этапе производства, чтобы обеспечить соответствие стандартам и требованиям клиентов, особенно в контексте требований электронной коммерции.
Настройка оборудования: Оптимизация и настройка производственных линий для повышения эффективности и сокращения времени на производство.
2.Развитие экспортной деятельности
Анализ рынков: Изучение потенциальных международных рынков для определения наиболее перспективных направлений для экспорта, включая анализ спроса на тарные бумаги.
Логистика: Разработка оптимизированных логистических цепочек для доставки продукции в более чем 70 стран мира, с учетом таможенных требований и транспортных издержек.

2.5. Проектирование организационной структуры организации

Затем спроектируем организационную структуру АО "Волга".
Создание отдела маркетинга и сущность его работы. Новый отдел маркетинга будет заниматься изучением покупательского спроса, стимулированием сбыта , активной рекламной деятельностью.

2.6. Проектирование структуры управления организацией

Таким образом, новая структура управления организацией выглядит следующим образом, рис. 4.
Внесенные изменения затронут отдел продаж.
У каждого менеджера по работе с клиентами появятся новые задачи: разработка и согласование с клиентом проектной концепции, целей и ключевых этапов; осуществление руководства, координации и контроля за выполнением проекта; подготовка финансовых планов, включая расходы, доходы и движение денежных средств; обеспечение завершения проектов в сроки, установленные в рамках бюджета и с необходимым качеством; корректировка графиков и бюджетов, а также согласование изменений с заказчиком; составление и представление промежуточных и итоговых отчетов клиенту.
Также у руководителя отдела продаж возникнут новые обязанности: формирование проектной команды; назначение ответственных участников для разработки и реализации проекта; контроль за подготовкой нужной документации для внедрения нового проекта; следить за соблюдением сроков в процессах разработки и реализации всех проектов.
В отделах контента и маркетинга, а также у программиста и веб-дизайнера, необходимо изменить систему мотивации, добавив премии за успешное завершение проекта. Это позволит установить общую цель и обеспечит заинтересованность каждого в качественном выполнении работы в срок.
В отделах контента и маркетинга менеджеры остаются под контролем своих руководителей, однако в контексте проекта их ключевые задачи и цели определяет руководитель проекта. За главами этих отделов закреплены прежние функции, но добавляются новые обязанности, такие как мониторинг и контроль качества работ, выполняемых их подчиненными по каждому проекту, а также строгое соблюдение сроков выполнения поставленных задач.

2.8. Разработка регламентов организации

Положение о структурном подразделении «Отдел маркетинга»
Общие разделы
1.1. Наименование отдела – Отдел маркетинга. Отдел маркетинга представляет собой самостоятельную структурную единицу предприятия (учреждения, организации).
1.2. Процедура создания и расформирования отдела. Создание и ликвидация отдела маркетинга осуществляется приказом руководителя (генерального директора, директора) предприятия (учреждения, организации).
1.3. Управление и иерархия отдела. Начальник отдела маркетинга назначается на должность приказом руководителя предприятия (учреждения, организации). В своей деятельности отдел маркетинга подчиняется непосредственно руководителю организации (учреждения, предприятия).
1.4. Состав отдела. Структура отдела маркетинга определяется в соответствии с утвержденным штатным расписанием, подписанным руководителем предприятия (учреждения, организации). Назначение на должности в отделе маркетинга производится приказом руководителя предприятия (учреждения, организации) по предложению начальника отдела.
Задачи и функции
2.1. Задачи маркетингового отдела.
Формирование, утверждение и реализация маркетинговой стратегии компании (учреждения, организации) с последующим контролем за ее выполнением.
Оценка эффективности маркетинговой деятельности компании (учреждения, организации).
Увеличение производительности предприятия (учреждения, организации) в области маркетинга.
2.2. Функции маркетингового отдела: разработка стратегий для производства востребованных товаров и услуг; анализ потребительских характеристик и прогнозирование спроса; исследование факторов, влияющих на динамику потребительского спроса; сравнение спроса и предложения на аналогичные товары; анализ технических качеств продукции конкурентов; поиск новых рынков сбыта и потребителей; координация сбора и анализа коммерческой информации; изучение мнений потребителей для повышения конкурентоспособности; участие в переговорах для изменений характеристик продукции.

2.9. Планирование основных средств и ресурсов на открытие организации

Заключение

Процесс организационного проектирования системы управления персоналом включает в себя систематизацию структурных характеристик данной системы с целью повышения её эффективности, адаптивности и результативности.