Документирование хозяйственных операций; организация документооборота

Работа с документами в современной организации является функцией делопроизводства.
Делопроизводство – это определенная отрасль, вид деятельности организации, которая направлена на обеспечение документирования и организацию правил работы с документами, актами, организацию работы с официальными документами .
Форму организации делопроизводства организация выбирает с учетом своего размера, объема существующего документооборота, определенного состава его структурных подразделений. Так, для небольших организаций, где документирование осуществляется непосредственно в подразделениях, которые могут находиться в различных районах, обычно характерен выбор централизованной формы организации документооборота. В больших организациях, наоборот, используется смешанная форма организации делопроизводства.
Однако именно централизация делопроизводственных процессов в организации обеспечивает:
 снижение стоимости делопроизводственных операций;
 улучшение организации труда делопроизводственного персонала, внедрение его нормирования;
 специализацию и взаимозаменяемость работников делопроизводства;
 использование прогрессивных и производительных технических средств;
 единство организационного руководства.
Каждая организация должна стремиться к централизации разных функций процессов, связанных с приемом и отправкой документов, регистрацией и контролем.
Таким образом, грамотная и рациональная организация работы с документами способствует принятию верных управленческих решений. Для этого на предприятии создается специальное подразделение – служба документационного обеспечения .
Так, крупные организации должны стремиться к целесообразной централизации различных функций документирования, которые затрагивают моменты приема и отправки документов, регистрации и контроля их исполнения, стенографирования и печатания документов, их размножения, методического руководства делопроизводством.
Таким образом, работа с документами представляет собой особый вид деятельности аппарата управления, который охватывает все вопросы и задачи, связанные с документированием и организацией работы с официальными документами. Документирование представляет собой способы фиксации потоков информации по определенным правилам и стандартам.
Предприятия и организации обнаруживают, что хорошо спроектированная и должным образом реализованная система работы с документами может помочь их пользователям решать некоторые из наиболее избыточных, рутинных и подверженных ошибкам задач повседневных операций.
Системы работы с документами организации представляют собой методы и средства фиксации информации. К ним относят:
- Текстовое документирование.
- Кино-, фото- и видеодокументирование.
- Электронное документирование.
1.Текстовое документирование
Такой способ передачи информации называют семиотическим или знаковым. Использование знаков вместо звуковых слов стало первым опытом документирования. Это стало предпосылкой для развития письменности и текстового документирования.
2.Кино-, фото- и видеодокументирование
Такие документы используют для точной фиксации происходящих процессов или событий.
3.Электронное документирование.
Документирование осуществляется не только на естественном языке (текстовое документирование), но и на искусственном. В этом случае информация обрабатывается с помощью компьютера .
Функции электронной работы с документами можно использовать для автоматического создания широкого спектра документации непосредственно на основе моделей. Они могут быть основаны на документах, таких как PDF и Docx форматы, или на html. Гибкие шаблоны могут быть использованы для полной адаптации создаваемых документов, включая логотипы, оглавления, таблицы с информацией об элементах и диаграммы. Специальные отчеты также могут быть созданы с помощью ряда инструментов, таких как глоссарий и окно поиска.
Разработчики моделей, аналитики, архитекторы, менеджеры проектов и другие могут использовать это средство для создания широкого спектра публикаций и отчетов на основе документов, таких как: Спецификация системных требований, отчет о примерах использования, Словарь данных, описание архитектуры решения и многое другое. Его также можно использовать для создания специальных отчетов, таких как список наиболее изменчивых требований. Документация в формате Html также может быть опубликована, чтобы позволить заинтересованным сторонам, не имеющим доступа к Enterprise Architect, просматривать модели с сайта Интрасети, который можно просто разместить в файловой системе без необходимости использования веб-сервера.
Существует несколько параметров, которые можно настроить для адаптации информации, включаемой в сгенерированный документ, включая упорядочивание элементов и диаграмм и скрытие определенных элементов. Также могут быть применены фильтры, замены слов и другие опции.
Корпоративная работа с документами - это стратегия контроля за бумажными и электронными документами организации, чтобы их можно было легко восстановить в случае проверки соответствия требованиям . Первоначально этот термин относился к электронным документам, которые были созданы на компьютере, или бумажным документам, которые были отсканированы в цифровой формат. Значение расширилось и включает электронную почту, изображения, внутренние документы, такие как служебные записки компании, и внешние документы, такие как маркетинговый контент или материалы о продажах.
В контексте соблюдения нормативных требований оно должен учитывать следующее:
-как долго бизнес должен хранить документы;
-где бизнес должен хранить документы;
-как отследить изменения в документах;
-как восстановить документы в случае сбоя.
Организация может использовать систему управления документами (DMS) для создания единого представления всех документов предприятия и предоставления инструментов документооборота для мониторинга и контроля изменений. DMS позволяет предприятиям получать документ либо путем сканирования физического документа, либо путем загрузки цифровой версии.
Организации располагают огромным количеством контента как в бумажном, так и в цифровом форматах, который пользователи могут хранить в общедоступных или частных сетях, на общих дисках, в электронной почте или картотеках. Однако хранение физических файлов сопряжено с определенными рисками.
Система управления документами может улучшить работу организации и то, как она справляется с соблюдением требований законодательства и процессами совместной работы .
Требования к соответствию документов могут быть сложными, но DMS может снизить риск несоответствия требованиям, таким как рекомендации HIPAA по безопасности и конфиденциальности. DMS может автоматизировать определенные функции, такие как графики хранения записей, поэтому организации с меньшей вероятностью будут подвергаться риску несоблюдения требований.
Безопасность документов. Документы более защищены, когда они находятся в защищенном общем хранилище. DMS требует от пользователей входа в систему, что обеспечивает дополнительный уровень безопасности для защиты контента от кибератак и хакеров.
Улучшенный поиск. Поиск документов отнимает много времени, но DMS может извлекать файлы, выполняя поиск по ключевому слову или фразе. DMS также может индексировать категории внутри документа или папки и обеспечивать еще более плавный поиск. DMS обеспечивает внутреннюю совместную работу, а также внешнюю совместную работу с людьми, имеющими авторизованный доступ. Пользователи могут получать доступ к документам из разных источников в нескольких местах. DMSes также предлагают систему контроля версий, которая необходима пользователям для восстановления более старых версий документов.
Таким образом, документирование, как часть делопроизводства, непосредственно связано с созданием и формированием правильной структуры и оформления официальных документов в соответствии с определенными государством стандартами.

1.2 Нормативно-правовая база организации документооборота

Нормативно-правовая база работы с документами и основные положения следующих документов излагается и регламентируется следующими нормами :
Гражданский кодекс РФ – применяется для заключения договоров с юридическими и физическими лицами, которые не являются сотрудниками в муниципальной организации
Федеральный закон от 27.07.2006 No 152-ФЗ «О персональных данных» – необходим для правильной работы с персональными данными сотрудников, контрагентов, добровольцев, благополучателей.
В Федеральном законе «Об информации» №149-ФЗ в ст.2 были внесены поправки с целью улучшения и усиления защиты непубличной личной информации. В соответствии с этим законом финансовые документы должны быть надлежащим образом защищены и в конечном итоге полностью уничтожены, чтобы к информации нельзя было получить дальнейший доступ.
Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления разработаны в соответствии с подпунктом 3 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года № 293.
Правила делопроизводства разработаны в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив органа государственной власти, органа местного самоуправления.
Требования Правил делопроизводства применяются к бухгалтерской, кадровой и другой специальной документации в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
Действие Правил делопроизводства не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
На основе Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления разрабатывается инструкция по делопроизводству, утверждаемая правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления после ее согласования.
Ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований Правил делопроизводства в государственном органе, органе местного самоуправления возлагается на его руководителя либо на лицо, исполняющее его обязанности.