Документирование хозяйственных операций и документооборот при различных формах бухгалтерского учёта

ВВЕДЕНИЕ
Документация является элементом метода бухгалтерского учета и представляет собой метод ведения бизнес-операций. Бухгалтерский учет носит строго документальный характер, то есть каждый факт хозяйственной жизни подлежит регистрации первичным бухгалтерским документом, который является носителем первичной бухгалтерской информации. Бухгалтерский документ-это деловой документ, который представляет собой письменное свидетельство о факте ведения бизнеса или о праве на ведение бизнеса, подписанное уполномоченными лицами. Для эффективного управления деятельностью предприятия, принятия правильных и своевременных решений в ходе и ходе осуществления хозяйственной деятельности необходимо обладать достаточным объемом информации и, прежде всего, бухгалтерской информацией. Это информация о фактическом состоянии и результатах хозяйственной деятельности в процессе хозяйственного учета, под которой понимается количественное отражение и качественная характеристика всех фактов хозяйственной деятельности. Основой процветания любой организации является бухгалтерский учет, независимо от организационно-правовой формы организации, ее структуры, конструкции и деятельности, поскольку основной целью бухгалтерского учета является предоставление аналитикам информации, необходимой для принятия решений. Эти решения касаются распределения и использования ограниченных экономических ресурсов: денег, Земли, рабочей силы и т. д. Распределение и использование этих ресурсов зависит от цен, заработной платы, производства товаров и услуг, достаточности наших запасов, качества транспортных систем и от того, какие страны процветают, а какие терпят крах. Фактически каждое предприятие учитывает экономическую ситуацию в регионе, области и стране, и бухгалтерский учет играет в этом немалую роль. Это означает, что положение каждой организации зависит от правильной бухгалтерской организации.
Документирование бизнес-операций и управление документами имеют важное значение в бухгалтерском учете, поскольку успех организации зависит от правильного управления этими процессами.
Документация - это процесс регистрации фактов деятельности компании. Каждая бизнес-операция осуществляется с помощью документа - письменного свидетельства, подтверждающего ее совершение и делающего ее юридически законной и оправданной. В документах указываются дата, время, место работы, зарегистрированный факт деятельности и ответственные за это лица.1
Управление документами - это определенный порядок и метод передачи документов по всем инстанциям с момента их составления до архивирования. Организация документооборота усиливает контрольные функции бухгалтерского учета, ускоряет сроки бухгалтерского учета, повышает эффективность бухгалтерского учета. Как стандартные формы Государственного комитета статистики, так и отраслевые ведомственные формы и самостоятельно разработанные формы, утвержденные Положением о учетной политике предприятия, используются для документирования хозяйственной деятельности и бухгалтерского учета.
Целью работы является исследование аспектов документирования хозяйственных операций и документооборот при различных формах бухгалтерского учёта. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующий круг задач:
 рассмотреть сущность документирования хозяйственных операций;
 изучить документооборот при различных формах бухгалтерского учёта;
 исследовать значение, задачи и методика бухгалтерского учета;
 привести организационно-экономическую характеристику предприятия;
 изучить порядок документального оформления и документооборота хозяйственных операций в организации;
 разработать рекомендации по совершенствованию документооборот при различных формах бухгалтерского учёта.
Объект исследования – ООО «Вектор», предмет исследования – система документирования хозяйственных операций и документооборот при различных формах бухгалтерского учёта
В качестве источников информации для написания данной работы были использованы формы бухгалтерской отчетности «Бухгалтерский баланс», «Отчет о финансовых результатах», первичные документы и учетные регистры по учету производственных запасов на данном предприятии, нормативно-правовые источники, регламентирующие порядок учета МПЗ, а также учебно-методическая литература по бухгалтерскому учету и анализу.
Методы исследования: анализ, синтез.
Структура работы: введение, основная часть, состоящая из двух глав, заключение и список использованных источников.



 
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОФОРМЛЕНИЯ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ И ДОКУМЕНТООБОРОТА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
1.1. Сущность документирования хозяйственных операций
Документирование хозяйственных операций – это процесс первичной регистрации совершенных фактов деятельности организации и начальный этап ведения бухгалтерского учета. На латыни «документ» означает: доказательство, свидетельство. Каждая экономическая операция оформляется документом – письменным свидетельством, подтверждающим ее совершение и делающим ее юридически законной и оправданной. Благодаря составленному документу фиксируются дата, время, место проведения операции, факт деятельности и лица, ответственные за нее 19.
Первичными бухгалтерскими документами являются все носители данных, на которых регистрируется хозяйственная операция. Согласно установленным требованиям, документ выдается в ходе операции или сразу после нее: дата документа не может хронологически предшествовать дате фактического совершения факта хозяйственной деятельности. Документация является неотъемлемой частью бухгалтерского учета, где все записи ведутся только на основании надлежащим образом составленных и подписанных первичных документов 11.
Для документирования хозяйственных операций и ведения бухгалтерского учета используются как типовые бланки Госкомстата, так и ведомственные бланки, а также самостоятельно разработанные бланки, утвержденные приказом по бухгалтерской политике предприятия. Важное условие - первичные документы должны содержать обязательную информацию в соответствии с требованиями ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ от 06.12.2011 г.:
 наименование и дата создания первичного документа;
 название организации, создавшей форму;
 описание экономического процесса, его краткое изложение;
 измерительные приборы для количественных и денежных операций;
 должности лиц, проводивших операцию, ответственные за ее оформление, их подписи с обязательной расшифровкой.
Помимо обязательных реквизитов, допускается дополнять первичные документы дополнительными параметрами, объясняющими факт ведения бизнеса 15.
Формы создаются на бумаге, и для их разработки чаще всего используется программное обеспечение. При составлении документа в электронном виде копия документа одновременно готовится к подписанию. Носители машинной памяти должны обеспечивать возможность распечатки форм в любое время. Бухгалтерские документы заполняются разборчиво и тщательно, денежные суммы всегда прописываются цифрами и прописью, чтобы избежать ошибок. Часто на печатном документе не запрещено писать от руки все показатели, т.к. в любом случае документ заверяется подписями лиц, ответственных за его составление, круг которых утверждается руководителем по предварительной договоренности с главным бухгалтером 18.
Документирование хозяйственных операций в бухгалтерском учете в России, составление бухгалтерских регистров и отчетности осуществляется на русском языке. В случае иностранного участия в компаниях допускается подготовка документации также на иностранном языке, но в этом случае в документе должен присутствовать вспомогательный перевод на русский язык 25.
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Допускается внесение изменений в остальные бухгалтерские документы при наличии подписи, подтверждающей исправление. Неправильная запись зачеркивается, правильное значение указывается вверху, а исправление подтверждается подписью лица, ответственного за операцию.
Процесс перемещения документов по всем инстанциям с момента их выписки до передачи в архив называется документооборотом. Организации необходимо разработать график рабочего процесса, который позволит им отслеживать хронологическое перемещение документов. По словам директора компании, график разрабатывается и контролируется Главным бухгалтером. Как правило, это выглядит в виде схемы, таблицы или списка отделов, в которых указаны сроки прохождения документов. Каждому участнику документооборота вручается выписка из расписания и перечисляются документы, относящиеся к его сфере ответственности 16.
Все полученные документы тщательно проверяются на наличие:
 обязательная информация (в соответствии с Законом № 402-ФЗ) 1;
 читабельность и четкость заполнения;
 подписи ответственных сотрудников;
 правильность арифметических расчетов;
 законность совершенной операции.
Затем все документы проходят бухгалтерскую обработку, в том числе:
 налогообложение: в каждой форме должна быть указана денежная оценка совершенной транзакции;
 группировка: формы сгруппированы по разделам счетов, выбраны однородные документы для учета общей суммы;
 разметка: счета и их корреспонденция включаются в каждую транзакцию для отражения в счетах синтетического и аналитического учета.
Все бухгалтерские документы должны храниться в компании в течение времени, установленного законом. Законы и постановления Министерства культуры России от 25.08.2010 № 558 содержат основные сроки хранения всех документов, возникающих в ходе деятельности компаний. Первичные реестры и отчетность хранятся не менее 5 лет после отчетного года (ст. 29 Закона №402-ФЗ). Сохраняется такое же количество доверенностей, выданных филиалам, и таможенных деклараций. Личные документы компании хранятся до 2003 года более 75 лет, составленные после 01.01.2003 - 50 лет (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 №558).
Налоговый кодекс предписывает хранить документы, необходимые для проверки правильности расчета налога, в течение 4 лет, но в случае убыточной деятельности и официально заявленного ущерба предприятия хранят документы в течение срока наступления срока наступления заявленного ущерба. Акты приема-передачи земельных участков, недвижимости, документов об аренде хранятся бессрочно 24.
Главный бухгалтер компании отвечает за бухгалтерский рабочий процесс. Он несет ответственность за разработку правил ведения бухгалтерского учета и обработки бухгалтерской информации, которая оформляется в виде расписания. График выглядит как график или список работ с указанием ответственных лиц и сроков их выполнения 17.
Алгоритм организации документооборота в бухгалтерском учете на предприятии осуществляется следующим образом:
1. Разработка и утверждение положения о бухгалтерской службе.
2. Подготовка должностных инструкций для сотрудников.
3. Составление графика оборота документации.
4. Создание технологии обработки информации об учетной записи.
5. Разработка номенклатуры дел и порядка хранения бумаги.
Грамотная организация бухгалтерского учета на предприятии и документооборота упрощает контроль бухгалтерского учета, ускоряет сроки подготовки финансовой отчетности и повышает эффективность ведения бухгалтерского учета. Требования к документам общие требования к оформлению документов в бухгалтерском документе:
1. Регистрационный номер.
2. Код.
3. Источник получения.
4. Должность и фамилия исполнителя.
5. Срок исполнения.