Организация документов и дел в пределе архива

Введение

Актуальность работы. В современном мире повышение эффективности управления в социальной сфере требует совершенствования работы с документами. Принимая решения, затрагивающие все уровни учреждения и его внешние связи, специалисты должны опираться на служебные документы, несущие важную информацию.
Организация работы с документами влияет на эффективность работы аппарата управления, организацию и условия труда сотрудников. От того, насколько целесообразно и профессионально ведется документирование, зависят успехи управленческой деятельности любой организации.
В процессе деятельности организации создаются огромные массивы документов. Они являются неотъемлемой частью любой организации, выступая основным носителем информации и обеспечивая решение вопросов финансовой и правовой деятельности.
Западные специалисты ориентируются на устранение разрыва между хранением документов и делопроизводством. В России сложились собственные исторические традиции в этой сфере.
Объект исследования – процесс организации документов и дел.
Предмет исследования – архивные дела и документы.
Цель исследования – изучить особенности организации документов и дел в пределе архива.
Для достижения поставленной цели необходимо решение ряда взаимосвязанных задач:
1. Изучить особенности законодательной базы нормативно-методического обеспечения архивного хранения организации;
2. Проанализировать деятельность архивов организаций;
3. Рассмотреть особенности передачи дел в архив и их хранение.
4. Проанализировать особенности организации документов и дел в пределе архива.
Методы исследования. Анализ и обобщение научной и методической литературы по проблеме исследования.
Структура курсовой работы включает введение, две главы, заключение и библиографический список.
 
ГЛАВА 1. ИЗУЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ
1.1. Законодательная база нормативно-методического обеспечения архивного хранения организации

Порядок архивного хранения документов в организации регламентируется следующими документами:
1. Закон об архивном деле в Российской Федерации
2. Основные правила работы архивов организаций
3. Методические рекомендации по разработке инструкций
4. Перечень типовых управленческих документов
5. Перечень НТД
Закон об архивном деле в Российской Федерации определяет ряд ключевых архивных понятий, в том числе:
архив
архивный фонд
архивный документ
документы Архивного фонда Российской Федерации
особо ценный документ
уникальный документ
документ по личному составу
документ постоянного, длительного и временного срока хранения
Закон также устанавливает, что в стране проводится единая государственная политика в области архивного дела (ст. 4, п. 1). Он разграничивает полномочия в области архивного дела между Российской Федерацией, субъектами Российской Федерации и муниципальными образованиями. Кроме того, закон устанавливает следующие виды собственности архивных документов:
1. федеральная собственность;
2. собственность субъектов Российской Федерации;
3. муниципальная;
4. частная.
К архивным документам, находящимся в частной собственности, относятся следующие категории:
1. Документы организаций, которые действуют на территории Российской Федерации и не являются государственными или муниципальными, включая общественные объединения с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, а также религиозные объединения после отделения церкви от государства (в дальнейшем - негосударственные организации).
2. Документы, созданные гражданами или законно приобретенные ими.
Согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», архивом признается учреждение или структурное подразделение организации, занимающееся комплектованием, учетом, хранением и использованием архивных документов [1].
Каждая организация должна иметь свой архив. Хранение культурных и исторических документов, а также дел необходимо для долговременного сохранения важной и ценной информации. Документы организаций подлежат обязательному архивированию, так как они содержат значимые данные.
В зависимости от деятельности организации могут быть созданы различные виды архивов:
• Центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта РФ, который хранит документы аппарата данного органа, а также документы организаций, находящихся в его непосредственном подчинении, и других учреждений, включенных в утвержденный руководителем органа власти список источников комплектования архива.
• Центральный отраслевой архив, который собирает и хранит документы всех организаций, относящихся к определенной отрасли, независимо от уровня подчиненности и географического расположения.
• Объединенный архив, который аккумулирует документы нескольких организаций в рамках одной отрасли, связанных системой соподчиненности или схожестью в профиле деятельности.
• Архив конкретной организации, который хранит документы только этой организации и ее предшественников.
Архивы могут создаваться как самостоятельные учреждения или функционировать в качестве структурных подразделений внутри организации.
Деятельность архивов регулируется правовыми нормами. Правовое регулирование архивного дела охватывает не только законодательные акты, непосредственно касающиеся архивов, но и другие нормы, которые могут оказывать косвенное влияние на эту сферу.
Архивное законодательство представляет собой совокупность законных и нормативно-правовых актов, принятых государственными органами. Архивное право включает в себя законы, принятые высшими органами власти, а также подзаконные ведомственные правила и инструкции, касающиеся работы архивов.
К основным источникам архивного права и правовым нормам относятся:
– законы (включая федеральные конституционные законы, федеральные законы, кодексы и законы субъектов Российской Федерации);
– подзаконные акты (такие как указы Президента РФ, постановления правительства РФ, приказы и инструкции министерств, а также решения и постановления местных органов власти, нормативные акты муниципальных органов и локальные нормативные документы).
Нормативно-правовая основа функционирования архивов включает в себя, прежде всего, архивное законодательство, а также нормы трудового, административного и гражданского права Российской Федерации. Важную роль играют постановления и указы правительства, а также ведомственные нормативные акты. Рассмотрим более подробно ключевые федеральные законы и методические рекомендации, касающиеся сохранности архивных документов. К числу таких документов относятся следующие нормативно-правовые акты [16].
Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует вопросы, связанные с организацией хранения, комплектованием, учетом и использованием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных материалов, независимо от их формы собственности. Он также определяет принципы управления архивным делом в России в интересах граждан, общества и государства.
Законодательство в области архивного дела в России включает в себя не только данный Федеральный закон, но и другие федеральные законы, а также нормативные правовые акты, принимаемые в соответствии с ними. Также к этому законодательству относятся законы и нормативные акты субъектов Российской Федерации.
Важно отметить, что законы и другие нормативные акты Российской Федерации, а также акты субъектов РФ и муниципальные документы в области архивного дела не должны противоречить Федеральному закону. В случае возникновения противоречий применяются нормы Федерального закона.
Деятельность архивов должна основываться на правовых нормах. В своей работе архивы руководствуются законодательством РФ, актами, касающимися архивного дела, приказами и указаниями вышестоящих организаций, а также внутренними правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива. Кроме того, разрабатывается положение об архиве учреждения или организации, которое утверждается руководством на основе Примерного положения.
Основные правила работы архивов организаций представляют собой нормативно-методический документ, который регламентирует их деятельность. Эти правила основываются на действующей правовой базе в сфере информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, а также учитывают накопленный опыт отечественного архивного дела и современные достижения в области технических средств и информационных технологий для работы с документами.
Документ «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и иных архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» был принят 18 января 2007 года под номером 19.
Правила применяются к государственным и муниципальным архивам, музеям и библиотекам, а также к организациям Российской академии наук (включая архив РАН, научные архивы региональных отделений и научных центров РАН, научно-отраслевые и мемориальные архивы РАН), которые в соответствии с законодательством РФ занимаются постоянным хранением документов Архивного фонда РФ и временным хранением других архивных документов, полученных от ликвидированных органов государственной власти, а также от других государственных органов, органов местного самоуправления и организаций [19].
В заключение следует отметить, что наличие архива является обязательным для любой организации, независимо от её сферы деятельности. В России создание архива регламентируется законодательной и нормативно-правовой основой, включающей федеральные законы, постановления и указы правительства, а также приказы и постановления министерств и ведомств. Кроме того, важную роль играют подзаконные акты и основные методические рекомендации, направленные на обеспечение сохранности документов.
1.2. Деятельность архивов организаций

В двадцать первом веке архивы играют важнейшую роль в информационном обеспечении общества, как никогда ранее. Объем информации и, соответственно, документов, окружающих нас, постоянно растет. Поскольку архивы являются продолжением процессов документирования и формируют справочно-информационный фонд организации, эта тенденция также наблюдается в их деятельности.
Архив представляет собой учреждение или структурное подразделение, которое занимается хранением, комплектованием, учетом и использованием архивных документов [2].