Организация учета документов в архивах: цели, задачи, принципы, и методика проведения учета

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы обусловлена тем, что современный мир невозможно представить без информации, и это говорит во всех аспектах жизни. В современном информационном обществе, где своевременная информация жизненно необходима, повышение эффективности работы архивов - задача все большей важности. Архив является бесценным источником, хранителем культурно-исторической информации. Архив возник с появлением цивилизации. Впервые древние греки зафиксировали более значимые исторические события, достижения науки, культуры и биографии великих мыслителей. Появление архива имело большое значение в истории человеческой культуры. Архив играет важную роль для памяти. Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов. Но со временем можно потерять архивные материалы. Есть много причин для потери архивных материалов: плохие условия архивов, кража документов и т. д. В настоящее время все больше внимания уделяется сохранению культурных ценностей.
Для обеспечения сохранности архивного наследия требуется слаженная работа архива и службы делопроизводства. Архив для правильной организации работы (комплектования, хранения и использования документов) выполняет комплекс работ, направленных на качественную подготовку документов в организациях для передачи на хранение, включая экспертизу стоимости документов и формирование дел, регистрацию дел и выделение дел на уничтожение.
Цель работы - рассмотреть организацию учета документов в архивах, его цели, задачи, принципы, и методики проведения учета.
Для раскрытия цели в работе поставлены задачи:
 рассмотреть понятие архивного дела и учета документов в архиве;
 изучить виды учета документов в архиве;
 проанализировать методики проведения учета в архиве;
 определить проблемы и разработать перспективы организации учета документов в архиве.
Предмет исследования – организация архивного фонда архивного дела.
Объект исследования – система учета документов в архиве.
Методологическую и теоретическую основу работы составляют фундаментальные положения науки, системный подход к изучению исследуемых объекта и предмета, труды отечественных ученых, посвященные исследованию архивов и архивного дела, работы по архивоведению.
По структуре работа состоит из введения, двух глав, посвященных теме исследования и отражающих поставленные при написании работы задачи, заключения и списка использованной литературы. Название глав отображает их содержание.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УЧЕТА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Понятие архивного дела и учета документов в архивах

Архивное дело - это наука, которая занимается хранением, использованием и ценностью всей информации, которая формируется благодаря деятельности всех организаций в стране.
Архивирование начинается с того момента, когда человеку впервые приходит в голову идея сохранить информацию о себе и своем поведении. С определенной долей условности первыми архивами можно считать древнюю резьбу по камню наших далеких предков, ведь это не что иное, как сохранившаяся информация, которая сейчас очень ценна для нас.
Поэтому трудно переоценить роль архивной работы в истории и современности. Используя информацию, которая дошла до нас с древних времен, мы можем понять, как жили наши предки, чем они занимались и какие вопросы их интересовали. В настоящее время архивирование - это набор различных правил, способов поведения и мер, направленных на обеспечение системности, хранения и важности документов, а также их непрерывного использования. Архивное дело регулируется законодательной базой, и существуют различные организации, которые занимаются вопросом архивного хранения документов.
Архивная работа - это дисциплина, посвященная систематизации, хранению и использованию документов, имеющих историческую, юридическую и практическую ценность. Корни архивного бизнеса уходят корнями в древние времена, и его развитие прошло через несколько ключевых этапов:
 Древний Египет и Месопотамия: первые архивы государственных актов и договоров;
 Древняя Греция и Рим: организация государственных архивов, хранение документов в храмах и судах;
 Средневековая Европа: церковные и государственные архивы становятся основой управления;
 XX век: формирование первых национальных архивных систем, стандартизация процессов хранения;
 XX век: переход к централизованному хранению и управлению документами, переход к использованию микрофильмов;
 Современность: оцифровка архивов, внедрение технологий электронного документооборота и облачного хранения.
Сегодня архивы служат не только хранилищем информации, но и важным элементом корпоративной безопасности для защиты законных интересов организаций.
Для юридических лиц эффективная работа с архивами имеет решающее значение по нескольким причинам:
 правовая защита;
 соблюдение законов;
 управление;
 повышение;
 конфиденциальность и безопасность.
Иногда хорошо организованный архив позволяет компании выиграть дело в суде.
Основные принципы архивной работы важны для того, чтобы документы долгое время оставались надежным источником информации:
 систематизация - организация в соответствии с определенной системой, обеспечивающей легкий доступ к информации;
 надежность хранилища - защита от физических угроз, таких как пожар, наводнение или порча;
 конфиденциальность-доступ должен быть строго ограничен;
 доступность - быстрый и удобный доступ к архивным файлам;
 соблюдение срока;
 надлежащая утилизация - безопасная и контролируемая утилизация.
Современные технологии коренным образом изменили принципы управления документами, сделав его более эффективным и безопасным. Электронные архивы и системы управления документами (ECM) являются одним из наиболее важных решений. Эти системы позволяют хранить, обрабатывать и просматривать документы в цифровом формате, что значительно упрощает доступ и снижает затраты.
В архивном деле могут возникать различные проблемы и ошибки, которые негативно влияют на управление документами. Вот некоторые из основных проблем:
 хранение без четкой системы классификации-документы становятся труднодоступными и легко теряются;
 нарушение сроков хранения;
 отсутствие контроля доступа может поставить под угрозу безопасность конфиденциальной информации;
 физическое повреждение документов;
 неэффективная автоматизация.
Эти проблемы можно предотвратить, внедрив надлежащие процессы и технологии для обеспечения эффективного и безопасного управления архивами.
Документы в организации лучше организовывать в специальные архивы по следующим причинам:
 быстрый доступ к информации и упрощенные внутренние процессы позволяют сотрудникам сосредоточиться на важных задачах;
 электронные архивы уменьшают потребность в физическом хранилище и снижают затраты на бумагу и хранение;
 компетентное управление обеспечивает соблюдение нормативных требований и защиту интересов компании, что снижает риск штрафов и юридических проблем.
Эти преимущества делают эффективное управление архивами ключевым элементом успешной и устойчивой деятельности компании.
Учёт документов в архиве — это определение их количества и состава в установленных единицах учёта и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учёта к определённому комплексу и общего их количества в учётных документах. Под учётным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учёта. Учёт документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием. Единицами учёта архивных документов являются: архивный фонд и единица хранения — дело, в том числе электронное дело.
Учёт обеспечивает идентификацию, организационную упорядоченность архивных документов, контроль за их наличием и состоянием, а также возможность адресного поиска архивных документов.

1.2. Виды учета документов в архиве

Нормативно-правовая база учёта документов в архиве включает следующие документы:
1. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Главный нормативный акт, который регулирует вопросы хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ.
2. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях. Они определяют порядок и требования к организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.
3. Приказ Росархива от 31.07.2023 №77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях».
Виды учёта документов в архиве:
1. Учёт поступления архивных документов (в том числе неописанных и непрофильных, а также страховых копий архивных документов и копий фонда пользования, описей дел, документов) в учётных единицах.
2. Учёт выбытия архивных документов (в том числе неописанных и непрофильных, а также страховых копий архивных документов, описей дел, документов) в учётных единицах.
3. Учёт наличия и состояния архивных документов (в том числе неописанных и непрофильных, а также страховых копий архивных документов и копий фонда пользования) в учётных единицах.
4. Учёт хранящихся в источниках комплектования архива документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу в учётных единицах.
5. Учёт описей дел, документов.
Система учётных документов архива включает:
1. Обязательные. Ведутся на бумажном носителе в соответствии с порядком государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации. К ним относятся книга учёта поступлений документов, дело фонда, список фондов, лист фонда, опись дел, документов, реестр описей дел, документов, паспорт архива и архивохранилища, лист-заверитель дела.