Информация в системе коммуникаций: сущностные характеристики, роль и функции.

Процесс коммуникации, в котором участвуют сотрудники в организации управления, является важным связующим звеном между менеджерами и их подчиненными, между менеджерами одного уровня и между организацией и внешней средой. В общем случае передача информации от одного человека к другому называется коммуникацией. Весь обмен информацией между менеджерами, органами управления и администраторами является коммуникацией.
Хотя коммуникация является неотъемлемой частью любого процесса взаимодействия, для ее эффективности необходимы определенные управленческие навыки. Для этого менеджерам важно, во-первых, знать механизмы развития коммуникационного процесса, характер влияния внешних обстоятельств на достигаемые результаты, а во-вторых, обладать необходимыми навыками для эффективного обмена информацией. В сложных случаях может потребоваться даже назначение специального сотрудника, ответственного за изучение и развитие системы коммуникаций в организации.
Информация необходима для конкурентоспособности организации. Руководство заинтересовано в информации о людях, организации, передовых технологиях, экономических и финансовых условиях и т. д. В оперативном плане надежная, достоверная и своевременная информация является основополагающей для процесса управления, и качество управления компанией во многом зависит от того, насколько полной является информация. Эта работа чрезвычайно важна, поскольку в повседневной работе менеджерам приходится использовать информацию из различных доступных источников, включая начальников, подчиненных, менеджеров того же уровня, клиентов и поставщиков.
Процесс коммуникации позволяет менеджерам принимать решения для эффективного выполнения своих задач и выбирать наилучшую стратегию для достижения целей.
Объектом исследования является организационное поведение сотрудников. Предметом исследования является процесс управления коммуникациями.
Цель - дать общее представление о природе и сложности коммуникации, о подводных камнях, которые могут возникнуть в процессе понимания природы сообщений, и о том, как повысить эффективность коммуникации между менеджерами и за их пределами. Ознакомиться с тем, что можно сделать для обмена информацией.
Задачи:
- Рассмотреть природу, элементы и этапы коммуникационного процесса в современных компаниях;
- проанализировать системы коммуникаций
- дать предложения и рекомендации по совершенствованию коммуникационной политики компании;
- выявить проблемы избытка информации.
Цели и задачи задания определяют его структуру. Оно состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы. Источниками для написания работы являются учебники, справочники, газетные и журнальные публикации, интернет-источники.

Слово «информация» происходит от латинского слова informatio и означает «сведения, объяснение, заявление». Поскольку понятие информации очень разнообразно, общепринятого определения информации не существует. В широком смысле информация - это отражение реального мира в виде сигналов и символов. В информатике знания - это информация об объектах и процессах в окружающей среде, которая уменьшает неопределенность и позволяет нам адекватно реагировать на происходящее [6]. Для обмена, преобразования и передачи информации необходимы источник (носитель), передатчик (кодировщик), канал связи, приемник (декодировщик) и получатель сообщений [7].
Информация - слишком общее и глубокое понятие, чтобы определить его в одном предложении. Этот термин имеет множество значений в технических, научных и повседневных ситуациях. Экономическая информатика изучает характеристики экономической информации, возникающей в процессе производственно-хозяйственной деятельности в управлении государственными и муниципальными организациями [3, стр. 8]. Экономическая информация регистрируется, обрабатывается и представляется потребителям в виде контролируемых документов, содержащих экономические показатели.
Показатели являются информационными сообщениями, т.е. сохраняется минимальный объем содержания [9]. Материальные объекты и реальные процессы имеют качественные и количественные характеристики, которые в экономических показателях называются «необходимыми условиями». Все необходимые условия в экономических показателях можно разделить [11]: на «существенные требования», отражающие качественные характеристики объектов, процессов и информации, и «существенные требования», отражающие количественные характеристики объектов, процессов и явлений.
Помимо информации, основными понятиями информатизации являются данные и знания. Эти понятия часто используются как синонимы. Данные - это сообщение об объекте или процессе, представленное на каком-либо материальном носителе (например, бумажные документы, магнитные диски) в структурированной или неструктурированной форме [1, с. 17].
Различают числовые данные, символьные данные, графические данные, аудиоданные и видеоданные. Четкой границы между понятиями «данные» и «информация» не существует. Это связано с тем, что данные могут считаться информацией, то есть использоваться без дополнительной обработки, а могут требовать предварительной обработки. Следующим важным понятием, используемым в сочетании с предыдущими понятиями (данные и информация), является понятие «знание». Знания - это то, что практически доказано в результате изучения реальной действительности и отражает содержание объектов, процессов и явлений [12, с. 21].
Классификация знаний с точки зрения психического отражения человеком окружающей среды Осознанные знания воплощены в различных носителях (книги, документы). Их можно разделить на декларативные, получаемые через восприятие, и процедурные, получаемые через умозаключение. Неосознанные знания воспроизводятся с помощью систем искусственного интеллекта, таких как искусственные нейронные сети. Взаимосвязь между понятиями «информация» и «знание» такая же, как и между понятиями «данные» и «информация». Данные и информация всегда первичны, а информация вторична [13].
В общем случае информация - это передача сообщения между отправляющей и принимающей системами, обычно изменяющая состояние на принимающей стороне. Информация возникает, когда в системе происходят какие-то изменения. В зависимости от области знания существуют различные определения знания. В рамках философского подхода это одна из трех основных субстанций (по определению Клода Шеннона, вместе с материей и энергией она составляет сущность жизнедеятельности и охватывает все продукты мыслительной деятельности).
Социальное знание приобретается каждым поколением и обычно рассматривается как знания и навыки. Таким образом, социальные знания - это знания, которые циркулируют в обществе и участвуют в создании человека. Социальные знания - это часть актуальных и постоянно циркулирующих в обществе знаний, включающих информацию, отражающую объективные и субъективные реалии о социальных процессах, мотивах, эмоциях и фактах, основанных на потребностях различных социальных групп. Информационные потоки, циркулирующие в обществе, обслуживают различные социальные субъекты (социальные институты, организации и группы).
Массовая информация собирается, хранится, обрабатывается и передается через средства массовой информации. Иными словами, массовая информация - это информация, которой манипулирует общество хотя бы на одном из этапов своего жизненного цикла. Массовая информация является основой процесса массовой коммуникации, поскольку ее содержание универсально, а цель - система коммуникации с четкими границами.
Массовая информация - это вид социальной информации, которая используется большим количеством людей от стадии производства до стадии распространения и потребления. В связи с этим массовую информацию следует рассматривать в рамках системы «человек-информация-коммуникация». Только во взаимосвязи этих трех элементов возможно углубление коммуникативных связей и расширение форм и типов организации. Именно информация, интегрируемая в процессе массовой коммуникации, заставляет всю коммуникационную систему функционировать более интенсивно, приобщая человека к миру глобального общества.
Характерными чертами массовой информации являются ориентация на массы (социальные группы и иерархии, профессиональные группы, местные сообщества и т. д.). Ориентация масс на реализацию социально-экономических, политических, культурных и иных потребностей и интересов гражданского общества.
Доступность (легкость поиска, усвоения информации и соответствующие способы ее получения)
Возможность двустороннего обмена информацией между взаимодействующими сторонами (это становится возможным благодаря современным информационным технологиям)
Регулярность получения
Открытость для участия в деятельности национальных спецслужб.
Этапы жизненного цикла информации:
создание информации (формулирование решений и интеграция в соответствующие текстовые или символические системы)
перевод информации из одной символической системы в другую
воспроизведение информации (воспроизведение количества)
распространение информации среди различных аудиторий использование информации (манипулирование текстами и создание новой информации)
хранение информации (обеспечение повторного использования)
уничтожение информации массовая информация масштаб социального охвата.