Процесс передачи дел на архивное хранение

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность работы. С ростом объемов информации, создаваемой организациями, возрастает необходимость в систематизации и хранении документов. Эффективный процесс передачи дел на архивное хранение позволяет оптимизировать управление документами и снизить нагрузку на текущие архивы.
Многие страны имеют строгие требования к хранению и обработке документов, включая правила о сроках хранения и уничтожения. Организации обязаны соблюдать эти нормы, чтобы избежать юридических последствий. Процесс передачи дел на архивное хранение помогает обеспечить соответствие законодательным требованиям.
Архивы играют важную роль в сохранении исторической информации и культурного наследия. Передача документов на архивное хранение позволяет сохранить ценную информацию для будущих поколений, что особенно важно для государственных учреждений и организаций с историческим значением.
Эффективная система архивирования помогает сократить время поиска необходимых документов, что повышает продуктивность сотрудников. Передача дел на архивное хранение освобождает рабочие пространства и упрощает доступ к актуальным материалам.
С переходом к цифровым технологиям процесс передачи дел на архивное хранение также включает элементы цифровизации. Внедрение электронных архивов и систем управления документами требует понимания процессов передачи и хранения информации в цифровом формате.
Сокращение использования бумажных носителей и переход на электронные архивы способствуют устойчивому развитию и охране окружающей среды. Правильная организация архивного хранения помогает минимизировать негативное воздействие на природу.
Организации часто сталкиваются с изменениями в структуре, что требует пересмотра подходов к архивированию. Процесс передачи дел на архивное хранение должен быть гибким и адаптироваться к новым условиям.
Таким образом, процесс передачи дел на архивное хранение представляет собой важный аспект управления документами, который влияет на эффективность работы организаций, соблюдение законодательства и сохранение исторической информации. Актуальность данной темы продолжает расти в связи с увеличением объемов информации, внедрением новых технологий и изменением требований к архивированию.
Объект исследования – архивные дела и документы.
Предмет исследования – процесс обеспечения сохранности архивных документов.
Цель исследования – изучить особенности процесса передачи дел на архивное хранение.
Для достижения поставленной цели необходимо решение ряда взаимосвязанных задач:
1. Определить деятельность архивов организаций;
2. Изучить особенности законодательной базы нормативно-методического обеспечения архивного хранения организации;
3. Изучить особенности передачи дел на архивное хранение;
4. Проанализировать обеспечение сохранности архивных документов;
5. Проанализировать особенности хранения архивных документов.
Методы исследования. Анализ и обобщение научной и методической литературы по проблеме исследования.
Структура курсовой работы включает введение, две главы, заключение и список использованных источников.
При написании работы были использованы учебные пособия, статьи и научные исследования, авторы которых рассматривают вопросы выбранной нами темы.
 
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИЗУЧЕНИЯ ПРОЦЕССА ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
1.1. Деятельность архивов организаций

В XXI веке архивы играют важнейшую роль в информационном обеспечении общества. Объем информации и документов, с которыми мы сталкиваемся, продолжает расти. Поскольку архив представляет собой продолжение процессов документирования и формирует справочно-информационный фонд организации, эта тенденция также отражается в деятельности архивов.
Архив — это учреждение или структурное подразделение, занимающееся хранением, комплектованием, учетом и использованием архивных документов .
Архив представляет собой совокупность архивных документов, а также учреждение или структурное подразделение, которое занимается приемом и хранением этих документов в интересах пользователей.
Более ценные документы, после окончания срока хранения в организации, передаются на постоянное хранение в государственный архив .
В каждой организации необходимо создать архив. В зависимости от специфики деятельности могут быть организованы различные типы архивов:
• Центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, который хранит документы как самого органа, так и организаций, находящихся под его непосредственным подчинением, а также других учреждений, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководством органа власти.
• Центральный отраслевой архив, который аккумулирует документы всех организаций, относящихся к определенной отрасли, независимо от уровня их подчиненности и территориального расположения.
• Объединенный архив, содержащий документы нескольких организаций в рамках одной отрасли, связанных системой соподчиненности или схожестью в профиле деятельности.
• Архив конкретной организации, который хранит документы только этой организации и ее предшественников.
Основные функции архива организации включают в себя:
• комплектование архива документами, перечень которых установлен положением об архиве;
• учет и обеспечение сохранности документов;
• создание научно-справочного аппарата для архивных материалов;
• использование документов, хранящихся в архиве;
• подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии с установленными сроками и требованиями Федеральной архивной службы России и органами управления архивным делом субъектов РФ.
Для достижения своих основных целей архив выполняет следующие функции:
– ведет учет организаций и структурных подразделений, являющихся источниками комплектования архива;
– принимает упорядоченные документы от структурных подразделений и организаций – источников комплектования;
– создает и поддерживает актуальный научно-справочный аппарат для архивных документов;
– организует информационное обслуживание руководства и структурных подразделений, а также обрабатывает запросы от организаций и частных лиц, включая социально-правовые обращения граждан, ведет учет и анализ использования документов;
– обеспечивает учет и сохранность документов, поступивших в архив;
– проводит экспертизу ценности документов и реализует комплекс мероприятий по их передаче на постоянное хранение;
– организует составление номенклатуры дел для организации;
– проверяет правильность формирования и оформления дел в структурных подразделениях и других организациях – источниках комплектования;
– предоставляет методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
– участвует в разработке нормативных и методических документов в области архивного дела и документационного обеспечения управления;
– принимает участие в мероприятиях по повышению квалификации сотрудников службы документационного обеспечения управления и архива, включая организации – источники комплектования .
В зависимости от типа документации, подлежащей хранению в архиве, могут быть организованы следующие виды архивов:
• архив управленческой документации;
• архив документов на электронных носителях;
• научно-технический архив;
• аудиовизуальный архив.
К основным задачам архива относятся: комплектование поступающих документов; учет и обеспечение сохранности материалов; создание научно-справочного аппарата; использование архивных документов; подготовка и своевременная передача документов в архивный фонд РФ для государственного хранения в соответствии с требованиями Государственной архивной службы РФ; контроль за формированием и оформлением дел в делопроизводстве организации.
Ведение архива гарантирует: возможность идентификации и отслеживания документации в процессе хранения; быстрый поиск любого документа; сохранность материалов в течение установленного срока.
Комплектование архива организации представляет собой регулярное обновление архива документами, поступающими от структурных подразделений, а также от других организаций, которые являются источниками для его наполнения . Комплектование архива начинается с разработки номенклатуры дел. В соответствии с перечнем типовых управленческих документов, формирующихся в ходе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, была проведена значительная работа по переработке и согласованию номенклатур дел с указанием сроков их хранения .
Сохранность документов в архиве организации достигается благодаря комплексным мероприятиям, направленным на создание нормативных условий, соблюдение установленных режимов и правильную организацию хранения. Это исключает возможность хищения и утраты документов, а также обеспечивает их поддержание в надлежащем физическом состоянии.
Организации имеют право создавать архивы для хранения архивных документов, образовавшихся в ходе их деятельности, включая документы, которые не относятся к государственной или муниципальной собственности. Задачи и функции архива (центрального архива) государственного органа, местного самоуправления или организации, являющейся источником комплектования государственного или муниципального архива, определяются положением, утверждаемым руководителем данной организации .
Документы государственных учреждений, организаций и предприятий, обладающие исторической, культурной, научной, социальной, экономической и политической ценностью, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации. Они являются государственной собственностью и подлежат постоянному хранению в государственных архивах России.

Перед передачей на государственное хранение такие документы временно хранятся в учреждениях, организациях и на предприятиях в пределах сроков, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации. Эти организации отвечают за сохранность, учет, отбор, систематизацию и использование документов Архивного фонда РФ, образующихся в ходе их деятельности. В соответствии с правилами, установленными Государственной архивной службой, они также обязаны обеспечивать своевременную передачу этих документов на государственное хранение.
Все мероприятия, касающиеся подготовки, транспортировки и передачи архивных документов, осуществляются силами и за счет учреждений. В случае утраты или повреждения документов Архивного фонда РФ должностные лица учреждений несут ответственность в соответствии с действующим законодательством. В учреждениях создаются архивы для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и завершенных делопроизводственных документов практического назначения, а также для их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение.
Учреждения обязаны обеспечить архивы необходимыми помещениями, оборудованием и кадрами. Архив учреждения может быть создан как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, или его функции могут быть поручены ответственному за ведение архива лицу.
В своей деятельности архив учреждения опирается на законодательство Российской Федерации, нормативные акты в области архивного дела, указания и приказы вышестоящих организаций, а также на внутренние регламенты и другие методические документы Комитета по делам архивов при Правительстве РФ, методические рекомендации соответствующего учреждения Государственной архивной службы и данное Положение.
Положение об архиве учреждения разрабатывается на основе Примерного положения и утверждается руководством учреждения с согласованием соответствующего учреждения Государственной архивной службы. Архив функционирует в соответствии с планами, которые утверждаются руководством, и предоставляет отчеты о своей деятельности. Контроль за работой архива осуществляет руководство учреждения, а организационно-методическое руководство выполняет соответствующее учреждение Государственной архивной службы .

1.2. Законодательная база нормативно-методического обеспечения архивного хранения организации

Порядок архивного хранения документов в организации определяется следующими нормативными актами:
1. Законодательство об архивном деле в Российской Федерации
2. Основные правила функционирования архивов организаций
3. Методические рекомендации по созданию инструкций
4. Список типовых управленческих документов
5. Перечень нормативно-технической документации (НТД)
Законодательство об архивном деле в Российской Федерации устанавливает ряд основных понятий, среди которых:
• архив
• архивный фонд
• архивный документ
• документы Архивного фонда Российской Федерации
• особо ценный документ
• уникальный документ
• документы по личному составу
• документы с постоянным, длительным и временным сроком хранения
Закон также определяет, что в стране реализуется единая государственная политика в сфере архивного дела (ст. 4, п. 1). Он распределяет полномочия в этой области между Российской Федерацией, субъектами Федерации и муниципальными образованиями. Кроме того, закон классифицирует архивные документы по следующим видам собственности:
1. федеральная собственность;
2. собственность субъектов Российской Федерации;
3. муниципальная собственность;
4. частная собственность.
К архивным документам, находящимся в частной собственности, относятся следующие категории:
1. Документы негосударственных организаций, действующих на территории Российской Федерации, включая общественные объединения с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, а также религиозные объединения после отделения церкви от государства.
2. Документы, созданные гражданами или законно приобретенные ими.
Согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», архивом считается учреждение или структурное подразделение организации, которое занимается комплектованием, учетом, хранением и использованием архивных документов .
Каждая организация обязана иметь собственный архив. Хранение культурных и исторических документов, а также дел является необходимым для долгосрочного сохранения важной и ценной информации. Документы организаций подлежат обязательному архивированию, поскольку они содержат значимые данные.
В зависимости от специфики деятельности организации могут быть созданы различные типы архивов:

• Центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта РФ, который хранит документы аппарата данного органа, а также документы подведомственных ему организаций и других учреждений, включенных в утвержденный руководителем органа власти перечень источников комплектования архива.
• Центральный отраслевой архив, собирающий и хранящий документы всех организаций, относящихся к определенной отрасли, независимо от уровня подчиненности и географического расположения.
• Объединенный архив, который аккумулирует документы нескольких организаций в рамках одной отрасли, связанных системой соподчиненности или схожестью в профиле деятельности.
• Архив конкретной организации, который хранит документы только этой организации и ее предшественников.
Архивы могут быть созданы как отдельные учреждения или действовать в качестве структурных подразделений внутри организаций. Их деятельность регулируется правовыми нормами. Правовое регулирование архивного дела охватывает не только законодательные акты, напрямую относящиеся к архивам, но и другие нормы, которые могут оказывать косвенное влияние на эту сферу.
Архивное законодательство представляет собой совокупность законных и нормативно-правовых актов, принимаемых государственными органами. Архивное право включает в себя законы, утвержденные высшими органами власти, а также подзаконные ведомственные правила и инструкции, касающиеся функционирования архивов.