Анализ составления, оформления, подписания, исполнения и контроля исполнения приказов

Распорядительные документы представляют собой основное средство управления в организациях, так как они служат для формирования и фиксации решений, указаний и инструкций.
Основные виды распорядительных документов включают - таблица 1.1
Таблица 1.1 Виды управленческих документов
Тип документа Определение Назначение Примеры
Приказы Официальный документ руководителя, содержащий обязательные указания по различным направлениям деятельности. Кадровые вопросы, организация труда, финансовые операции и другие аспекты функционирования. Приказ о назначении на должность, приказ об отпуске, приказ о проведении инвентаризации.
Распоряжения Документ, регламентирующий действия в организации и содержащий детализированную информацию о выполнении приказов. Выполнение конкретных задач на уровне подразделений или предприятия в целом. Распоряжение о закреплении задач за сотрудниками, распоряжение о распределении бюджета.
Постановления Документ, содержащий решения, принятые на уровне управленческой группы или руководства. Стратегические решения, влияющие на направление деятельности компании. Постановление о внедрении новой политики, постановление о начале проекта.
Уведомления/Извещения Документы, информирующие сотрудников и заинтересованные стороны о различных событиях в компании. Информативный характер, не содержат обязательных указаний. Уведомление о проведении собрания, извещение о изменениях в расписании.

Нормативная база для регламентации распорядительных документов включает различные законодательные и внутренние акты, которые определяют порядок их оформления, согласования и использования.
К основным компонентам нормативной базы относятся:
 Трудовое законодательство: Регулирует вопросы, связанные с трудовыми отношениями, правами работников и работодателей, а также процессом внесения изменений в штатное расписание и кадровые вопросы.
 Гражданский кодекс: Определяет правила, касающиеся договорных отношений, правоспособности юридических лиц и других аспектов, влияющих на ведение бизнес-деятельности.
 Внутренние регламенты: Включают в себя уставы, положения и инструкции, разработанные внутри организации, которые детализируют процедуры работы с распорядительными документами.
 Стандарты бухгалтерского учета: Устанавливают требования к ведению бухгалтерской документации, что включает в себя правильное оформление финансовой отчетности и документооборота.
 Положения о документационном обеспечении управления: Определяют правила оформления распорядительных документов, их регистрации, хранения и контроля за исполнением, обеспечивая взаимодействие всех служб предприятия.
Таким образом, распорядительные документы выполняют ключевую роль в управлении организацией, и их правильное оформление и использование, основанное на нормативной базе, способствуют эффективной работе и достижению стратегических целей компании.
1.2 Процедуры согласования, оформления и утверждения распорядительных документов
Согласование распорядительных документов является важным этапом в процессе их создания и подготовки к утверждению.
Эта процедура включает в себя несколько ключевых аспектов:
 Сбор отзывов и рекомендаций: При разработке документа необходимо привлечь к его обсуждению заинтересованные стороны — руководителей подразделений, юристов, бухгалтеров и других специалистов, чье мнение важно для содержания документа. На этом этапе могут быть выявлены потенциальные риски, возможности улучшения или необходимости внесения изменений.
 Анализ соответствия нормативной базе: Каждое распорядительное решение должно соответствовать действующему законодательству и внутренним регламентам организации. Юридическая служба проводит проверку на соответствие, чтобы избежать возможных правовых последствий.
 Формирование согласовательного листа: После получения всех отзывов составляется согласовательный лист, в котором фиксируются мнения и рекомендации всех участников процесса. Согласовываемый документ передается для утверждения.
 Изменения и корректировки: На основе полученных отзывов может потребоваться внести изменения в текст документа. Это немаловажный процесс, который позволяет улучшить документ и учесть мнение различных экспертов.
Оформление распорядительных документов должно соответствовать определенным стандартам и требованиям для обеспечения их официальности и юридической силы.
Основные элементы оформления включают - таблица 2.1
Таблица 2.1 Требования к оформлению распорядительных документов
Элемент оформления Описание
Структура документа Стандартизированная структура, включающая название документа (“Приказ”, “Распоряжение”), дату составления, номер документа, название организации, подробное изложение сути решения (текст) и подпись ответственного лица.
Прилагающие материалы Дополнительные материалы (справки, обоснования, данные), прилагаемые к документу для подтверждения и поддержки принимаемого решения (при необходимости).
Регистрация Регистрация каждого распорядительного документа в соответствующем журнале учета для обеспечения контроля, учета и хранения.

Утверждение распорядительных документов — заключительный этап в процессе формирования документации.
Этот этап включает следующие ключевые шаги:
 Представление на утверждение: После согласования и оформления готовый документ передается на утверждение руководству организации или уполномоченному лицу. Важно предоставить документ вместе со всеми согласованиями и прилагаемыми материалами.
 Утверждение и подпись: Руководитель или уполномоченное лицо рассматривает документ, и, если нет замечаний, подписывает его. Подписание является формальным одобрением документа и подтверждает его юридическую силу.
 Доведение до сведения: После утверждения документ должно быть доведён до сведения всех заинтересованных сторон. Это может быть сделано через рассылку, публикацию на внутреннем портале или размещение в общем доступе.
 Контроль исполнения: Утвержденные распорядительные документы становятся обязательными для исполнения. Ответственные подразделения или лица должны осуществлять контроль за выполнением указанных в документе действий, а также регулярно информировать руководство о ходе исполнения.
Таким образом, процедуры согласования, оформления и утверждения распорядительных документов являются важными этапами организационного управления, позволяя обеспечить правильность, законность и эффективность управленческих решений.
Соблюдение этих процедур способствует повышению прозрачности в работе организации и минимизации рисков, связанных с неправильным выполнением решений.