Организация доступа к архивным документам и документной информации, содержащим персональные данные

Введение

Актуальность работы. В условиях цифровизации и глобализации вопрос защиты личной информации становится особенно важным. Законы, такие как Общий регламент по защите данных в Европе и аналогичные нормы в других странах, требуют строгого соблюдения правил обработки и хранения персональных данных. Архивные документы могут содержать информацию о репрессиях, нарушениях прав человека и других исторических событиях. Обеспечение доступа к таким документам важно для восстановления исторической справедливости и памяти о событиях прошлого.
Граждане имеют право на доступ к информации, включая архивные документы, которые могут содержать данные о их семье или личной истории. Это право поддерживается различными международными стандартами и национальными законами. Современные технологии позволяют более эффективно организовывать доступ к архивным данным. Однако это также требует разработки новых подходов к защите персональных данных в условиях цифровой среды.
Организация доступа к архивным документам способствует повышению уровня прозрачности в государственных и частных учреждениях, что, в свою очередь, укрепляет доверие общества к ним. Архивные документы имеют огромное значение для исследователей, историков и социологов. Доступ к таким данным позволяет проводить исследования, которые могут обогатить наше понимание общества, культуры и истории.
Вопросы организации доступа к архивам и защиты персональных данных требуют тщательной проработки законодательных инициатив и стандартов, что делает эту тему актуальной для правозащитников, юристов и специалистов в области архивного дела.
Таким образом, организация доступа к архивным документам и информациям с учетом защиты персональных данных является важной задачей, которая затрагивает правовые, этические, исторические и технологические аспекты.
Объект исследования – процесс организации доступа к архивным документам.
Предмет исследования – документная информация, содержащая персональные данные.
Цель исследования – рассмотреть порядок доступа к документам, содержащим персональные данные с точки зрения существующего законодательства и практического его воплощения.
Для достижения поставленной цели необходимо решение ряда взаимосвязанных задач:
1. Изучить основные законодательные акты о работе с персональными данными;
2. Изучить понятие и порядок обработки персональных данных;
3. Рассмотреть порядок организации доступа к персональным данным в архиве;
Методы исследования. Анализ и обобщение научной и методической литературы по проблеме исследования.
Структура курсовой работы включает введение, две главы, заключение и список использованных источников.

1. Теоретические аспекты исследуемой темы
1.1. Деятельность архивов организаций

В двадцать первом веке роль архивов в информационном обеспечении общества велика как никогда. Количество окружающей нас информации, а, следовательно, и документов неуклонно возрастает. Учитывая, что архив является продолжением документационных процессов, составляет справочно-информационный фонд организации, обозначенная тенденция прослеживается и в деятельности архива
Архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов[ Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 N 125‐ФЗ (ред. от 18.06.2017) // ИПС «Консультант плюс»: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=198260 (дата обращения 19.03.2025)].
Архив – это вся совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.
Более ценные документы архива по истечении срока хранения в ведомстве передаются на постоянное хранение в государственный архив[ Алексеева, Е.В., Бурова, Е.М. Архивоведение: учебник [Текст] / Под ред. В.П. Козлова. – М.: ПрофОбрИздат, 2020. – С. 270. ].
Архив должен быть создан в любой организации. В зависимости рода деятельности организации могут создаваться следующие виды архивов:
- центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;
- центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;
- объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
- архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.
В основные задачи архива организации входят:
- комплектование архива документами, состав которых определен положением об архиве;
- учет и обеспечение сохранности документов;
- создание научно-справочного аппарата к документам архива;
- использование хранящихся в архиве документов;
- подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов РФ.
В целях выполнения основных задач архив реализует следующие функции:
– ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций – источников комплектования архива;
– принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива;
– создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
– организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в т.ч. социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
– учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
– проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
– организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
– осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях – источниках комплектования;
– оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
– участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
– участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников службы документационного обеспечения управления и архива, включая организации – источники комплектования архива[ Бурова, Е. М. Архивное законодательство и его применение в практической деятельности архивов организаций, 2020.].
В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:
- архив управленческой документации;
- архив документации на электронных носителях;
- научно-технический архив;
- аудиовизуальный архив.
Среди задач архива следует выделить: комплектование документов, поступающих в архив; учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве; подготовка и своевременная передача документов архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований, установленных Государственной архивной службой РФ; осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве организации.
Ведение архива обеспечивает: идентификацию и прослеживаемость документации при хранении; оперативный поиск любого документа; сохранность документов в течение установленного времени.
Комплектование архива организации – это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива[ Гришина М. В. Архив предприятия: организация хранения документов // Кадровые решения. 2018. № 2.]. Начинается комплектование архива с создания номенклатуры дел. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения была проделана большая работа по переработке и согласованию номенклатур дел[ Кабашов С.Ю. Термины и определения: Электронное правительство. Электронный документооборот: учебное пособие. М.: ИНФРА-М, 2020. 320 с.].
Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии
Организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Задачи и функции архива (центрального архива) государственного органа, органа местного самоуправления, организации - источника комплектования государственного, муниципального архива определяются положением, утверждаемым руководителем организации[ Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях: утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 31.03.2015 № 526 // СПС КонсультантПлюс.]
Документы государственного учреждения, организации, предприятия, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах РФ.
До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в учреждениях, организациях, на предприятиях. Учреждения обеспечивают сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда РФ, образующихся в их деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет учреждений. За утрату и порчу документов Архивного фонда РФ должностные лица учреждений несут ответственность в соответствии с действующим законодательством. В учреждениях для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создаются архивы.
Учреждения обеспечивают архивы необходимым помещением, оборудованием и кадрами. Архив учреждения создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.
В своей работе архив учреждения руководствуется законодательством РФ, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации, методическими документами соответствующего учреждения Государственной архивной службы и настоящим Положением.
Положение об архиве учреждения разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководством учреждения по согласованию с соответствующим учреждением Государственной архивной службы. Архив учреждения работает по планам, утверждаемым руководством учреждения, и отчитывается перед ним в своей работе. Контроль за деятельностью архива учреждения осуществляет руководство учреждения. Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения осуществляет соответствующее учреждение Государственной архивной службы[ О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятии: утв. Приказом Роскомархива от 18 августа 1992 № 176 // СПС КонсультантПлюс.].

1.2. Основные законодательные акты о работе с персональными данными

Стремительное развитие информационных технологий предоставляет гражданам большое количество возможностей, но и обеспечивает прозрачность их действий, а также возможность контроля за их действиями в интернете перед лицом государственных структур, задействованных в обеспечении безопасности указанной сферы.
Недостаточная правовая определенность правового режима информации ограниченного доступа вообще и персональных данных в частности – серьезная проблема развивающегося российского информационного законодательства. Так, одним из основных недостатков ФЗ «О персональных данных»[ Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 31.07.2006. № 31 (1 ч.). Ст. 3451.] является то, что он не позволяет выделить четкие критерии отнесения тех или иных сведений к числу персональных данных, вследствие чего одни и те же данные могут быть отнесены к различным видам информации ограниченного доступа. Решение указанной проблемы вероятно в виде внесения в ФЗ «О персональных данных» нормы, согласно которой названный закон регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, если в отношении них не установлен специальный правовой режим.
Содержание, вкладываемое законом в понятие «персональные данные», очень широко, что обусловлено самой правовой природой персональных данных. Закон также не устанавливает четкой классификации персональных данных в зависимости от какого-либо критерия, но его анализ позволяет сделать вывод о наличии трех категорий персональных данных: обычные, специальные (чувствительные) и биометрические. Для эффективной же идентификации личности, как правило, необходима совокупность персональных данных, которые зачастую относятся одновременно к различным категориям данных.
Институт персональных данных сегодня только начинает приобретать правовое оформление, в отличие от иных видов информации ограниченного доступа, что, однако, не умаляет его значения и не лишает полноценного места в их системе. Часть первая статьи 24 Конституции РФ содержит норму, согласно которой «сбор, хранение и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускается». Данное положение Конституции РФ имеет фундаментальный, системообразующий характер и должно определять смысл и содержание значительного числа нормативно-правовых актов разного уровня, выделяющих категорию «частная жизнь» и производную ей «персональные данные».
Законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» устанавливается легальное определения термина. Так, под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу, рассматриваемому как субъекту персональных данных[ Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 31.07.2006. № 31 (1 ч.). Ст. 3451.].
С вступлением в силу ряда изменений и дополнений, внесенных с 2009 по 2017 гг., кажется, что данный закон является комплексным и полноценным решением при регулировании оборота персональных данных в РФ. Однако редакция рассматриваемого закона до внесения изменений предусмотренных Федеральным законом от 31.12.2017 № 498-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» в статье 24 «Ответственность за нарушение требований настоящего Федерального закона» прямо указывала на наличие различных видов ответственности за нарушение его требований. И изначально указывала, что лица, виновные в нарушении требований настоящего Федерального закона, несут гражданскую, уголовную, административную, дисциплинарную и иную предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность.