Система электронного документооборота: понятие, специфика, проблемы использования

Системой документооборота называется любое движение документа, их создание, передача внутри организации и завершение исполнения в специальных системах [4]. Приведенный нормативный акт рассматривает процесс движения документов, включая весь процесс формирования документа как основания для взаимодействия между субъектами различного уровня в одной организации. Стоит помнить о том, что процесс документооборота обеспечивает систему взаимосвязанных, но самостоятельных пакетов документов. Одним из основных потоков обеспечения движения документов является входящее сообщение, которое направлено на передачу данных внутрь организации, и внешний поток, направленный на внешнее обеспечение, которое помогает в разрешении проблем внутреннего характера. Взаимосвязь данных поток предусматривает прохождение документами двух различных путей в динамике — для поддержания коммуникации между сотрудниками и взаимосвязи организации с иными субъектами. Документооборот как процесс деятельности стал рассматриваться как эффективный инструмент регулирования потоков информации. Одним из таких инструментов в данном случае является система электронного документооборота, которая обеспечивает движение информационных потоков в современном цифровом мире [18].
Современная система управления цифровыми процессами и документами — сложный организм, который включает в себя множество определений. Мы постараемся дать вам самые понятные и ёмкие.
Электронный документ — набор информации (текст, изображение, аудиозапись), сохранённый на компьютере (форматы .doc, .xlsx и др.). Он сопровождается карточкой с атрибутами подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.) можно быстро найти любой объект поиска.
Workflow (поток работ) — последовательность действий сотрудников в рамках определённого бизнес-процесса. Пример такой последовательности — получение счёта-фактуры, его регистрация, рассмотрение и исполнение, а бизнес-процесса — работа с обращениями граждан.
Электронный документооборот (ЭДО) — это способ организации работы с документами, при котором основная их масса используется в цифровом виде и хранится централизованно.
Система электронного документооборота (СЭД) — это компьютерная программа (программное обеспечение), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу актов и договоров, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.).
ECM (Enterprise Content Management) — в переводе этот термин звучит как «управление корпоративными информационными ресурсами (содержанием, наполнением, контентом)». Это определение несколько шире, чем СЭД. Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации (контента) всем потребителям внутри организации. Например, чтобы перейти в класс ECM, СЭД должна содержать средства сканирования документов, гарантировать их сохранность, поддерживать правила их хранения и т.д. [19].
СЭД представляют собой комплекс программных решений, предназначенных для автоматизации процессов создания, согласования, распространения, хранения и архивирования документов в электронном виде. Основное назначение таких систем заключается в повышении эффективности управления документацией, упрощении взаимодействия между пользователями и уменьшении временных затрат на выполнение рутинных задач, связанных с документооборотом.
Ключевым понятием в рамках СЭД является документ, который в данном контексте определяется как зафиксированная информация, структурированная в определенной форме и обладающая юридической силой. Документы в системах электронного документооборота могут принимать различные формы, включая текстовые файлы, таблицы, графические изображения и другие цифровые продукты, что позволяет интегрировать разнообразные виды данных и повысить универсальность системы.
Важной характеристикой СЭД является их способность к автоматизации рабочих процессов, известного как бизнес-процессы, которые включают согласование, утверждение, оформление и хранение документов. Автоматизация данных процессов способствует снижению ошибок, вызванных человеческим фактором, и оптимизации временных затрат, а также улучшает контроль за выполнением задач благодаря встроенным механизмам отслеживания и отчетности [14].
Еще одним значимым аспектом является система метаданных, которая служит для классификации и описания документов. Метаданные представляют собой структурированную информацию, которая позволяет легко осуществлять поиск, сортировку и фильтрацию документов, делая систему более интуитивно понятной для пользователей. Эффективная организация метаданных имеет огромное значение для быстрого доступа к необходимым данным и поддержания их актуальности.
Кроме того, важным компонентом систем электронного документооборота является безопасность информации, которая охватывает процессы защиты данных от несанкционированного доступа, потери или искажения. Это включает в себя использование шифрования, системы контроля доступа и регулярные резервные копии, что позволяет минимизировать риски утечек и потерь информации.
Интеграция с другими системами и платформами также является важным аспектом СЭД. Современные системы позволяют взаимодействовать с различными IT-решениями, такими как системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), бухгалтерские программы и ERP-системы, что расширяет возможности управления бизнес-процессами и обеспечивает комплексный подход к автоматизации.
Необходимо отметить, что внедрение СЭД требует учета культурных и организационных изменений в компании, так как успешное функционирование этих систем предполагает не только техническое оснащение, но и изменение мышления сотрудников. Это обусловлено необходимостью адаптации к новым процедурам работы и принятию цифровых методов, что может потребовать проведения обучающих мероприятий и повышения осведомленности среди пользователей.
В заключение, системы электронного документооборота представляют собой мощный инструмент, который способствует повышению эффективности управления документами и оптимизации бизнес-процессов, однако их успешное внедрение зависит от интеграции технических решений с организационными изменениями и готовностью сотрудников к новой модели работы [14].
Система электронного документооборота является автоматизированной многопользовательской системой, которая сопровождает процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается основание процесса управления на человеко-читаемые документы, которые содержат необходимые к исполнению инструкции для сотрудников организации.
Документооборот является движением документов в организации с момента их получения или создания до завершения отправления или исполнения; Документооборот также представляет собой комплекс работ с документами: прием, рассылку, регистрацию, формирование дел, контроль исполнения, повторное использование и хранение документации, справочные работы.
Электронный документооборот является единым механизмом по работе с документами, который представлен в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Машиночитаемый документ является документом, который пригоден для автоматического считывания информации, содержащейся в нем. Машиночитаемый документ записывают на оптических, магнитных и других носителях информации.
Электронный документ является документом, который создан с помощью средств компьютерной обработки информации и может быть подписан электронной подписью с сохранением на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Электронная подпись является аналогом собственноручной подписи, которая является обеспечивающим возможность контроля подтверждения и целостности подлинности электронных документов средством защиты информации [14].
Основными принципами электронного документооборота являются:
 однократная регистрация документа, которая позволяет однозначно идентифицировать документ;
 возможность параллельного выполнения операций, которая позволяет сократить время движения документов и повысить оперативность их исполнения;
 непрерывность движения документа, которая позволяет идентифицировать ответственное за исполнение задачи лицо в каждый момент времени жизни процесса;
 единая база документной информации, которая позволяет исключить возможность дублирования документов;
 эффективно организованная система поиска документа, которая позволяет находить документ, обладая минимальной информацией о нем;
 развитая система отчетности по различным атрибутам и статусам документов, которая позволяет контролировать движение документов по процессам документооборота и, основываясь на данных из отчетов, принимать управленческие решения [14].

1.2 История развития систем электронного документооборота

Начало 90-х годов XX столетия было ознаменовано технической революцией. В этот период в России произошло внедрение персональных компьютеров в систему документооборота предприятий. Они объединяли сети и стали главным технологическим инструментом офисной деятельности. Целью данного процесса было увеличение эффективности работы с созданием, обработкой и хранением документов [15].
Первоочередной задачей, решаемой персональными компьютерами был автоматизация делопроизводственной деятельности, т.е. создания документов, их регистрации, перемещения, контроля, хранения и т. д. Не вызывает сомнений тот факт, что первые системы электронного документооборота (СЭД) были примитивными и были далеки по выполняемым функциям от современных. Они способствовали проведению исключительно учета документов в централизованной делопроизводственной службе предприятия (управлении делопроизводства, канцелярии, секретариате и т. д.). В системах того времени происходило хранение и обработка преимущественно регистрационно-контрольной информации о документах, а также их исполнении и движении. Они представляли собой более современный аналог систем журнально-карточного учета. Системы электронной документации позволяли осуществлять хранение электронных версий документов, используемых для информационно-справочных целей.
Вторым этапов развития произошло установление рабочих мест систем электронного документооборота за пределами централизованной делопроизводственной службы, т.е. в подразделениях предприятия. Это позволило повысить оперативность доведения до отделов (подразделений) информации о направленных в их адрес документах, а в ответ получать отчет о состоянии работы с ними. В последующем происходит расширение действия систем электронного документооборота. Они начинают обеспечивать документационную деятельность сети территориально взаимосвязанных предприятий, обеспечивая при этом обмен электронными версиями документов и документационной информацией.
На третьем этапе произошло развитие систем электронной документации уже за традиционными рамками делопроизводственной деятельности. В этот период к системам стали подключать рабочие места всех должностных лиц предприятия, которые участвуют в работе с документами: как руководителей, так и исполнителей. Для этих групп пользователей наиболее важной была не столько работа с учетными данными, сколько непосредственно работа с документами. Это привело к росту во внутреннем документообороте предприятий систем электронного документооборота [15].