анализ особенностей подготовки и оформления информационно-справочных документов

Информационно-справочные документы – это документы, сообщающие определённые сведения, которые побуждают принимать какие-либо решения или доносят информацию от одного до другого адресата.
Информационно-справочные документы характеризуются тем, что они идут снизу системы управления вверх, от сотрудников к менеджерам, от малых начальников к высшему руководству и от организаций низшего уровня к организациям более высокого уровня.
Процесс принятия, обычно состоит из двух этапов: «предрешения» и решения. На первой стадии происходит информационная подготовка решения, включающая сбор, анализирование, классификация и обобщение информации, а также поиск альтернативных решений. Информация из справочных документов, как нельзя лучше подходит для данного этапа.
Отсюда следует, что целью информационно-справочных документов является обеспечение руководящего органа фактической информацией о состоянии дел, указание информации о существующих проблемах, сбоях в системе или определённых ситуациях, которые нужно исправить только с помощью принятия решений. Данная информация может поступать, как от сотрудников, или отделов, от подведомственных организаций, так и от различных органов власти. Именно поэтому и существуют различные виды информационно-справочных документов.
В содержание информационно-справочных документов включают:
1. Справочную документацию (имеет индивидуальный характер, выдаётся по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней) - это протокол, докладная и объяснительная записка, предложение, заявление, представление, служебное письмо, телефонограмма.
2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики.
3. Справочно-аналитическая (выдаётся по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней) - это акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень.
Предлагаю рассмотреть отдельные информационно-справочные документы, которые имеют достаточно важное значение в кадровом отделе.
Документы обладают большим количеством свойств. Обычно выделяют несколько самых важных особенностей, которые имеют свои признаки: юридическая сила, оригинальность и подлинность.
Практически у любого документа есть много функций, которые время от времени могут менять своё значение. Существуют общие и специальные функции. В общие входит: информационная, социальная, коммуникативная, культурная, а в специальные: управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.





1.1 Виды информационно-справочных документов

Для этих документов характерно движение снизу-вверх по системе управления: от сотрудника к руководителю подчиненной организации, от руководителя подчиненной организации к руководителю организации и от подчиненной организации к вышестоящей организации.
Существует несколько видов информационно-справочных документов:
• Справки;
• Заявления;
• Сводки;
• Телефонограммы;
• Докладные (служебные) записки;
• Письма;
• Телеграммы;
• Объяснительные записки;
• Переписка;
• Акты;
• Факс;
• Протокол;
• Представление;
• Заключение перечень.
Каждый тип имеет специфическое содержание и особенности оформления и используется для определенных целей. В нашей работе будет рассмотрено только несколько видов информационно-справочных документов.
Служебные письма – это довольно крупная группа управленческих документов, с помощью которых происходит общение, сообщение какой-либо информации или уведомление о чём-то частным лицами или фирмам. Деловая, то есть служебная переписка – это информационно-справочный документ, составляющийся организацией и направляющийся адресату почтой.
В случае, когда автор и получатель согласны, то данный документ возможно отправить по электронной почте в виде письма. Служебные письма используют для того, чтобы была возможность решить большое количество вопросов, которые возникают у управленца и требуют быстрого принятия решения. Поэтому существует много разных видов служебных писем:
• Письма-запросы; (Приложение 1)
• Напоминания;
• Подтверждения;
• Претензии;
• Требования;
• Письма-уведомления;
• Предложения;
• Изменения;
• Просьбы;
• Уточнения;
• Письма-приглашения; (Приложение 2)
• Задания.
Служебные письма связывают компании, учреждения и организации, поэтому на них приходится 80% входящей и исходящей документации организации.
Деловые письма начинают с вступительного обращения «Уважаемый (ая)…!», а в конце «С уважением,…».
Деловые письма делят на требующие ответа (запросы, требования), и не требующие (рекламные, сопроводительные).
Ответ на письмо бывает, как удовлетворительным, так и неудовлетворительным. В последнем случае, в конце письма всегда должна указываться причина отказа.
Текст служебных писем должен быть простым. Это объясняется тем, что так упрощается техническая работа по обработке письма (регистрация, ведение и формирование дела) в принимающем органе и ускоряется исполнение документа. Если письмо содержит более одного вопроса, копии следует удалить или определить порядок вопросов. Кроме того, если одному адресату адресовано несколько вопросов, для каждого из них следует подготовить отдельный документ.
Само содержание письма состоит из двух частей: в первой части описываются мотивы, во второй непосредственно основная часть, включающая выводы, замечания, просьбы и т.п.
Из организации отправляют инициативные и ответные письма. К тому же их делят по характеру на: сопроводительные, пригласительные, рекламные, подтверждающие, информационные, гарантийные.