Современные технологии документооборота

Деятельность современных предприятий невозможно представить без применения технических средств. С их появлением изменилась технология создания и обработки документов.
Под системой электронного документооборота понимают организационно-техническую систему, обеспечивающую процесс по созданию, управлению доступом и распространению электронных документов в рамках компьютерных сетей, а также обеспечивающую контроль над потоками документации на предприятии .
Системы электронного документооборота (СЭД) стали разрабатывать с появлением сети интернет. На первоначальном этапе они предназначались для частичной автоматизации отдельных процессов работы с разными документами. Доказав наличие эффективности в рамках классического делопроизводства, СЭД стали активно внедряться как государственными структурами, так и частными организациями. Постепенно эти системы стали обретать все новые и новые функции, становясь комплексными решениями, которые позволяют максимально автоматизировать практически любую деятельность организации, которая связана с документацией.
Основные требования, предъявляемые к системе электронного документооборота связаны с :
- надежностью хранения и удобным поиском документации;
- поддержкой и выполнением канцелярских задач;
- своевременным контролем за исполнением документов, а также их маршрутизацией;
- созданием аналитических отчетов;
- обеспечением информационной безопасности.
Различия в системах электронного документооборота связаны с видами используемых технологий, степенью интеграции и областью применения. В зависимости от используемых технологий их работы могут быть выделены четыре вида системы электронного документооборота:
 Клиент-серверные системы. Размещение основных модулей управления документами и данными осуществляется на выделенном сервере. Клиентская часть представляет собой интерфейс взаимодействия пользователей с системой. Преимущество данного вида систем – быстрота и надежность;
 Системы на основе баз данных. Эти системы, как правило, интегрированы с базами данным типа SQL или Oracle. Вся информация хранится в этих базах данных. Для обработки информации применяются отдельные модули. Преимуществом таких систем является возможность хранения большого объема информации;
 Системы на основе web-технологий. Эти системы обеспечивают работу на основе удаленного доступа к серверу. Преимуществом этой технологии является возможность отказаться от клиентских приложений. Доступ к системе документооборота с рабочих мест пользователей может осуществляться посредством web-браузеров;
 Системы на основе «облачных» технологий. Данные системы похожи по своей сути на системы с web-технологиями. Отличие заключается только в том, что в качестве сервера системы электронного документооборота используется сервер хостинг-провайдера.
Рассмотрим также разделение СЭДов, исходя из основного функционала :
- СЭДы, которые предназначены, чтобы создавать и работать с электронными документами, включая и цифровые аналоги бумажной документации;
- системы для учета, которые автоматизируют регистрацию событий и документации в течение всего существования (так называемые электронные картотеки);
- СЭДы, основная задача которых связана с автоматизацией работы относительно больших хранилищ корпоративной информации;
- СЭДы, которые управляют электронными архивами с документами.
- системы, функционал которых специализирован на извлечении требуемой информации из архивов и иных электронных источников;
- СЭДы, которые управляют корпоративными процессами, а также обработкой документации и деятельностью работников предприятия, которые привлекаются к обработке деловой документации;
- информационные СЭДы, которые управляют устройствами, предназначенными хранить данные.
В настоящее время на рынке программных продуктов выделяется множество интересных систем. Рассмотрим преимущества и достоинства некоторых из них.
«ДЕЛО» представляет собой СЭД, которая включает полный набор нужных для управления документами и документооборотом инструментов, связанных с регистрацией корреспонденции, переводом документации в электронный вид, быстрым поиском и надежным хранением, контролем исполнения поручений, построением маршрутов под бизнес-процессы. Исходя из потребностей предприятия может быть организован полный электронный документооборот либо же его смешанный, предполагающий бумажно-электронный вариант. Программу можно адаптировать под особенности работы практически любого предприятия.