Анализ документооборота как составной части делопроизводства организации.

ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы. Организация документационных процессов в любой организации требует на современном этапе подготовки большого количества различных видов документов, без которых невозможно решать задачи управления. Ни одна технологическая функция управления, связанная с подготовкой и принятием решений, информационными источниками, практически не обходится без создания, исполнения и оформления документов.
К настоящему времени отечественным делопроизводством накоплен значительный теоретический и практический опыт совершенствования документирования и рационализации работы с документами. Вместе с тем, приходится констатировать, что этот опыт сегодня недостаточно востребован во многих организациях. Руководители этих организаций недооценивают важность соблюдения правил документирования, не говоря уже о необходимости рациональной организации документооборота. Не уделяя должного внимания вопросам эффективной организации документационного обеспечения управления, они не требуют этого и от своих сотрудников, не стремятся укомплектовать штат секретариата или канцелярии грамотными специалистами. Вместе с тем, руководитель современной организации должен не только уметь правильно составлять и оформлять документы, но и хорошо представлять, как осуществляется документооборот, хранение и использование документов. Руководителю, конечно, не обязательно самому вдаваться в тонкости организации документационного обеспечения. Достаточно принять на работу и поддерживать квалифицированных специалистов (секретаря, делопроизводителя и архивариуса), которые смогут разработать и организовать осуществление мероприятий по совершенствованию делопроизводства организации, постепенному формированию эффективной системы управления документами. Проблемы совершенствования документирования и организации работы с документами конкретной организации и сегодня не теряют актуальности.
Теоретические разработки в сфере совершенствования документационного обеспечения управления на практике используются далеко не полностью. Сегодня основным методом совершенствования документационных процессов организации считается внедрение системы электронного документооборота (СЭД).
Изучение данной темы имеет прикладное значение для предприятий и организаций, стремящихся совершенствовать процессы документационного обеспечения управления, поскольку современные нормативно-методические разработки ориентированы по преимуществу на органы государственного и муниципального управления.
Данная тема представляет несомненный интерес, поскольку является важной частью комплекса теоретических, методических и технологических проблем документационного обеспечения управления документами.
Практическая значимость заключается в том, что предлагаемые мероприятия могут использоваться в практике подобных организаций. Без изучения нормативной базы и использования на практике требований нормативных и нормативно-методических документов невозможна организация эффективного делопроизводства, начиная с органов государственной власти и заканчивая работой небольшой коммерческой организации.
Коммуникативные взаимодействия организации, как внутренние, так и внешние, будут недостаточно результативны без знания и соблюдения положений нормативной базы документационного обеспечения управления. Правила оформления документов и организации работы с документами закрепляются в нормативных актах различного уровня, издаваемых федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления, органами управления организаций и их объединений.
Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.
Нормативные акты, регламентирующие делопроизводство, могут носить комплексный характер или освещать его отдельные аспекты.
В настоящее время сложился значительный массив нормативно-правовых документов, регламентирующих делопроизводство, но этот комплекс находится в разрозненном, несистематизированном виде и требует систематизации.
Цель работы – анализ документооборота организации в обществе с ограниченной ответственностью «М-Групп». Исходя из этого, необходимо решить следующие задачи: - познакомиться с нормативно-правовыми актами, которые являются основой для организации делопроизводства в обществе; провести анализ всех нормативно - правовых актов, регулирующих постановку делопроизводства общества; - ознакомиться с организационной структурой общества; - рассмотреть документы ООО «М-Групп»; - провести анализ работы с входящими, исходящими и внутренними документами общества; - проанализировать порядок организации формирования дел, их текущее и архивное хранение; - подвести итог анализа документооборота.
Объект работы - «М-Групп».
Предмет работы - документооборот как составной части делопроизводства организации.
Методы. При написании работы были использованы такие методы исследования, как интервьюирование, а именно беседа с сотрудниками, ответственными за делопроизводство; наблюдение; изучение документов.
Структура работы включает введение, две главы по два параграфа, заключение, список литературы.



1.ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТООБОРОТ КАК ЧАСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
1.1. Понятие и сущность документооборота предприятия
Документооборот - процесс работы с документами, включающий создание, регистрацию, передачу, хранение и архивацию. В зависимости от способа обмена, документооборот может быть бумажным и электронным[ Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ) / В.И. Андреева. - М.: Бизнес-школа Интел-Синтез; Издание 2-е, перераб. и доп., 2020. - 222 c. – ISBN 978-5-336-00204-1. – Текст : непосредственный.].
Бумажный документооборот - работа с документами происходит на бумажных носителях. Каждый документ печатают, вручную подписывают, отправляют по почте, хранят в физическом архиве[ Кузнецова Документы и делопроизводство / Кузнецова, Т.В. и. - М.: Экономика, 2022. - 271 c. – ISBN 978-5-336-00204-1. – Текст : непосредственный.].
Электронный документооборот (ЭДО) - работа с электронными документами с помощью сервисов, разработанных операторами ЭДО. Документы создают, подписывают, передают и хранят в цифровом виде.
Документооборот классифицируют по типам правовых отношений между участниками:
1) Внутренний - обработка документов внутри организации. Не требует подписания или утверждения внешними сторонами.
2) Внешний - обработка документов между организацией и внешними сторонами, например, поставщиками, клиентами, кредиторами, посредниками в сделке. Требует подписания или утверждения внешними сторонами.
3) С контролирующими органами - сдача электронной отчетности в различные ведомства: ФНС, Социальный фонд России, Росстат, Росприроднадзор.
Еще документооборот делят по направлениям:
1) кадровый;
2) бухгалтерский;
3) производственный;
4) складской;
5) управленческий.
С помощью документов бизнес взаимодействует с  партнерами, клиентами и  сотрудниками. Подразделения организации тоже ведут документооборот друг с другом. Существует «бумажный» и электронный документооборот. Рассмотрим оба варианта делопроизводства[ Титова А.С., Ляшко М.А. Проблемы использования систем электронного документооборота на предприятиях малого бизнеса // Тенденции развития науки и образования. 2023. № 98-10. С. 151-154.].
Термин «бумажный документ» подразумевает обычно информацию, зафиксированную на бумажном носителе и обладающую определенными реквизитами, к которым, например, относятся дата, подпись. Кроме того, к особенностям бумажного документа можно отнести его привязку к материальному носителю. Для примера, в случае уничтожения носителя – теряется и непосредственно документ[ Басаков, М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах / М.И. Басаков. - М.: Ростов н/Д: Феникс; Издание 4-е, перераб. и доп., 2021. - 320 c. – ISBN 978-5-336-00204-1. – Текст : непосредственный.].
Бумажный документ, безусловно, уступает электронному в скорости доставки, удобстве архивирования и поиска, а также в обеспечении коллективного доступа. К достоинствам бумажного документа можно отнести его самодостаточность (для его использования не требуются никакие технические средства, подверженные сбоям, поломкам). Кроме того, в бумажном документообороте разделение прав доступа обеспечивается за счет передачи бумажных документов только лицам, указанным в соответствующих резолюциях, или их доверенным представителям (секретарям, помощникам и т.д. в соответствии с их ролевыми функциями в процессе документооборота). Аутентификация в бумажном документообороте осуществляется за счет подписей (виз) и печатей (бланков)[ Краткий справочник по оформлению актов федеральных органов государственной власти. - М.: Известия, 2020. - 144 c. – ISBN 978-5-336-00204-1. – Текст : непосредственный.].
Электронный же документ не осязаем и не имеет привычного для нас набора осязаемых реквизитов (обычная подпись, печать и пр.). Нет возможности потрогать, визуально его ощутить. Помимо этого электронный документ не привязан к носителю. Он может существовать на многих носителях и являться одним и тем же документом. Ежедневное использование документов на бумажных носителях не требует каких-либо правил, за исключением необходимости наличия набора реквизитов, благодаря их привычности для обывателя[ Архипов, В.А. Организационно-распорядительная документация / В.А. Архипов, И.П. Марков, А.Н. Соеова. - М.: Стандартов, 2020. - 128 c. – ISBN 978-5-336-00204-1. – Текст : непосредственный.].
Чаще всего в современных организациях пользуется электронный документооборот. Разберем, чем отличаются внутренний и внешний ЭДО.
ЭДО ― это работа с документами в электронном виде с помощью специальных программ или облачных сервисов. С ними можно перевести все действия с  документами в  электронный вид: регистрацию входящих, создание, поиск, контроль исполнения, ведение архива. 
По типу отношений между участниками выделяют внутренний и внешний документооборот. 
Во внешнем документообороте участвуют представители компании, партнеры, клиенты, поставщики. Между ними происходит обмен счетами-фактурами, актами, информационными письмами, договорами, протоколами разногласий и другими документами. Благодаря использованию электронной подписи (ЭП) они получают такую же юридическую значимость, как бумажные с подписью от руки. Поэтому контрагенты могут оформить сделку полностью в электронном виде: от подписания договора до оплаты. 
Во внутреннем документообороте  участвуют только сотрудники и руководство предприятия. Они могут обмениваться любыми внутренними документами: управленческими, кадровыми, складскими, производственными. Порядок ЭДО между сотрудниками и подразделениями регулируется локальными нормативными актами[ Рябцев В.А. Реализация возможностей системы электронного документооборота на предприятии // В сборнике: проблемы энергетики, природопользования, безопасности жизнедеятельности и экологии. Сборник материалов студенческой научно-практической конференции. 2022. С. 345-353.]. 
Значительную часть внутреннего документооборота составляют бухгалтерские документы. Сотрудники бухгалтерии часто загружены бумажной работой, поэтому автоматизация процессов в этом подразделении приносит ощутимые положительные изменения. Переводят в электронный вид первичную документацию по учету основных средств, материалов, торговых и кассовых операций, результатов инвентаризации, продукции и товарно-материальных ценностей в местах хранения[ Кузнецова, Т.В. Делопроизводство и техническая документация / Т.В. Кузнецова, Е.А. Степанов, Н.Г. Филиппов. - М.: Высшая школа, 2022. - 159 c. – ISBN 978-5-336-00204-1. – Текст : непосредственный.].
Внутренний ЭДО больше всего подходит крупным производственным и торговым компаниям. Особенно если у них распределенная структура, филиалы в  разных городах или регионах. Также система внутреннего электронного документооборота актуальна и  для  других сфер, где происходит много перемещений, списаний материалов или товаров. 
Проблемы которые решает внутренний ЭДО в различных отраслях:
1)Строительство - часть материально ответственных сотрудников находится на стройплощадке, вдали от офиса. Туда привозят материалы поставщики. Документы подписывают на площадке, а потом передают в офис, поэтому они часто портятся и теряются[ Теличева Е.Г. Автоматизация делопроизводства и документооборота на предприятиях сферы сервиса и туризма: учебное пособие / Хабаровск, 2024.].
2)Оптовая торговля - товары перемещают между филиалами по все стране. Подписантов много, они далеко от централизованной бухгалтерии. Из-за этого невозможно контролировать подписание документов и сроки их получения[ Рогожин, М.Ю. Экспресс-курс помощника руководителя компании / М.Ю. Рогожин. - М.: Питер, 2021. - 272 c. – ISBN 978-5-336-00204-1. – Текст : непосредственный.]. 
3)Производство - офис может находиться в центре города, а склады и цеха - на окраине. Их сотрудники несут материальную ответственность. Также создается много документов по передвижению продукции, которые нужно передавать в бухгалтерию. Если документ не подпишут вовремя, не передадут водителю, потребуется дополнительно связываться со складом. При этом персонал работает посменно, поэтому нужного сотрудника может не быть на месте.
4)Хранение и складирование грузов - Когда склады расположены в разных регионах и часовых поясах, бухгалтерии сложно контролировать подписание документов. Оригиналы передают с машиной на другой конец страны, а также регулярно оплачивают услуги почты и курьеров. Возврат подписанных бумажных носителей занимает много времени, документы теряются, их приходится дублировать[ Кузнецова, Т.В. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова, и др.. - М.: Юнити-Дана, 2023. - 359 c. – ISBN 978-5-336-00204-1. – Текст : непосредственный.]. 
Внешний ЭДО подходит всем, кто стремится ускорить расчеты по сделкам, снизить налоговые риски и упростить взаимодействие с контрагентами. Пользоваться системой электронного документооборота могут: различные компании, индивидуальные предприниматели, бюджетные организации, самозанятые, физические лица. 
Для некоторых сфер внешний ЭДО становится обязательным. Прежде всего это участники оборота маркированных и прослеживаемых товаров, государственных торгов. Еще подключение к ЭДО актуально для продавцов на маркетплейсах. Популярные торговые площадки обрабатывают много универсальных передаточных документов, товарных накладных и актов, поэтому переводят документооборот в электронный вид. 
Плюсы ЭДО:
Сокращение трудозатрат. Документ перемещается между подписантами онлайн, сотрудники не относят его в другое подразделение лично. При подготовке отчетности бухгалтер не тратит часы на сбор оригиналов, сканирование и копирование[ Мадяр О.Н. Внедрение информационных технологий при работе с документооборотом транспортных предприятий // Russian Economic Bulletin. 2021. Т. 4. № 6. С. 294-298.]. 
Уменьшение расходов. Сокращаются затраты на канцелярию и копировальную технику, доставку документов. Отправка документа почтой обходится в  40–60 руб. Кроме того, в случае с бумагой подписанный входящий документ нужно передать обратно контрагенту, а  значит, заплатить за  доставку.  
Снижение рисков штрафов. Непредставление документов, подтверждающих расходы, при проверках налоговой может привести к штрафам. Электронные первичные документы проще систематизировать и контролировать, поэтому вероятность получить штраф меньше[ Совершенствование системы управления документооборотом на предприятии / Филиппова О.А., Сабиров М.Х., Матсапаев С. // Экономика и предпринимательство. 2024. № 8 (169). С. 904-910.].
Экономия места. Не нужно выделять помещение для бумажного архива.
Ускорение процессов. Документы подписывают онлайн, передача файла занимает пару секунд. Поиск в электронном архиве и мгновенная отправка тоже ускоряют работу.
Прозрачность. Действия с документом фиксируются, статус виден в режиме реального времени. Значит, можно отследить, в каком подразделении возникла задержка. Документ невозможно потерять или подменить.
Мобильность. Можно подписать документ, когда сотрудник далеко ― собственноручную подпись заменяет электронная.