Документ как элемент делового общения

ВВЕДЕНИЕ
Документ играет ключевую роль в сфере делового общения, служа Средством передачи информации, фиксируя важные сведения и обеспечивая правовую основу для договоренностей между сторонами. В современном бизнесе, где каждая деталь часто имеет значение, наличие четко структурированных и оформленных документов становится необходимым условием успешного взаимодействия.
Цель исследования: Рассмотреть особенности документа как элемент делового общения.
Объект исследования: организационно-распорядительные документы.
Предмет исследования: основные виды и функции документов в деловом общении.
Задачи исследования:
1.Рассмотреть историю развития документа.
2.Выделить свойства и функции документа.
3.Изучить классификацию организационно- распорядительных документов. Применение ОРД в управленческой практике.
4.Привести примеры оформления организационно-распорядительных документов.
Методы исследования: теоретический анализ литературы по тем исследования.


1.Документ как элемент делового общения
1.1. История развития документа
Документ – явление довольно древнее и трудное. История появления документа является одной из интереснейших тем такой дисциплины как документоведение, которая до сих пор недостаточно изучена. Еще с самых давних времен люди из покон веков пытались передавать накопленные знания и приобретённый опыт. А в наше же время можно выделить конкретную отрасль управленческой деятельности, занимающуюся фиксированием и обработкой информации – документированием. Стоит отметить, что это довольно тяжелый, усидчивый, скрупулезный, кропотливый труд, требующий большого внимания и напряжения. Как всем известно возникновение первых документов, то есть зафиксированных на различных носителях информации, которые дошли до наших дней, относят примерно к 30 веку до нашей эры.
История развития документа представляет собой увлекательный и многогранный процесс, который отражает эволюцию человеческой коммуникации, культуры и технологий. Изначально документы возникли как способ фиксации информации и обмена ею, и на разных этапах исторического развития они претерпели значительные изменения.[ Митяев К.Г. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Вопросы архивоведения. 2024. № 2. С. 27–37.
]
Первые известные документы датируются времён древних цивилизаций, таких как шумеры и египтяне. Примерно в 3500 году до нашей эры в Месопотамии появились первые клинописные записи на глиняных табличках. Эти записи использовались для учёта товаров, налогов и других экономических операций, что стало основой для развития делопроизводства.
Началом передачи данных принято считать предметное документирование. Так, для выполнения функции символизации понятия и явления предметы, которые окружали первобытного человека, наделялись особым, определенным значением. К примеру, копье – символ охоты, растение – символ собирательства, огонь – символ очага (где – то означал сухость и тепло), лук – символ войны. В разновидностях предметного документирования принято выделять ракушечное, узелковое и галечное письма. Благодаря использованию шнуров разной толщины и цвета, а также узелков и различных (по форме, по размеру и цвету) бусинок, индейцам удалось улавливать и воспринимать поступающую информацию. Племена инков же применяли так называемую «кипу» – так как каждый элемент имел свое значение. Технология была примерно такова: к основной толстой веревке прикреплялись более тонкие шнуры, лоскутки и нити разноцветного цвета. [ Понкин И.В. Объект и предмет научного или прикладного аналитического исследования // Юридическая наука и практика: Вестник Нижегородской академии МВД России. 2020. № 3 (51). С. 65–69.
]
Также в Древнем Египте писались иероглифические тексты на папирусе, которые фиксировали важные события, юридические дела и религиозные ритуалы.
На смену этим разновидностям письма пришло пиктографическое письмо. Данный род письма характеризовался изображениями на скалах и, стенах пещер в которых отображались узнаваемые, знакомые черты понятия или объекта, явления либо предмета, на которые они указывали. Наиболее чаще древняя пиктография носила схематический характер, нежели изобразительный. Стоит отметить, что пиктография не являлась фонетической системой записи. Будучи лишенным, непосредственной связи с языком, письмо передавало только образы восприятия.
С течением времени письменность и система документооборота становились все более сложными. В Древней Греции и Риме появилась необходимость в формальных документах, таких как контракты, завещания и юридические акты. Эти документы служили не только для частных нужд, но и для решения гражданских споров. Важную роль в этом процессе сыграло развитие публичной администрации и законодательства.
В Средние века, особенно в Западной Европе, значительно повысилось значение документирования. Римско-католическая церковь и феодалы использовали этические и правовые документы для управления землями и ресурсами. Грамоты, силлабусовые записи и королевские указы помогали укреплять власть и контролировать территорию. Этот период также стал основой для формирования письмоводства и юридической практики.
Термин «документ» в России был введен Петром I. В тот период введенное понятие использовалось в значении «письменное свидетельство». На всём протяжении XVIII в. в определении «документ» в первую очередь подчеркивалось и вкладывалось его правовое значение. Стоит отметить, что сам этот термин в течение длительного времени практически не входил в обиход употребления. Вместо него в делопроизводстве обычно употреблялись другие термины как «бумага», «акт», «дело». В конце XIX в. наблюдается тенденция к сужению границ понятия «документ»: если первоначально оно рассматривалось как предмет, который служит доказательством того или иного события, то затем – как письменное свидетельство, которое подтверждает определенные правовые отношения. [ Суровцева Н.Г. Актуальные проблемы современного документоведения // Вестник ВНИИДАД. 2022. № 4. С. 14–20.
]
С изобретением печатного пресса в XV веке документы начали массово воспроизводиться, что способствовало их распространению среди более широких слоев населения. Это ускорило процесс распространения знаний и информации. В XVIII-XIX веках развитие промышленной революции и буржуазии способствовало созданию стандартных форматов документов и усовершенствованию систем учета.
Ученый из Бельгии Поль Отле в начале XX в. в Международном институте документации использовал понятие «документ» как термин, обозначающий всю информацию, зафиксированную на различных носителях. Под этой информацией подразумевали: всевозможные рукописи, печатные издания, схемы, гравюры, диски, кино и фотодокументы, записи голоса, карты, ноты, открытки и даже живопись, скульптуру и архитектуру. Другими словами, всякий источник информации, который на тот момент был приведен в материальную форму (как и происходит на данный момент).
С XX века появляется новая эра в документообороте, с внедрением машинописи и, позднее, компьютеров. Появление цифровых технологий в конце XX — начале XXI века коренным образом изменило способы создания, хранения и обмена документами. Электронные файлы, электронная почта и облачные технологии значительно упростили документооборот и сделала его более доступным.
За свой довольно долгий исторический период значение понятия «документ» из века в век менялось и варьировало. Что говорить, на сегодня применяются определения, которые то придают ему самый широкий смысл, то которые сужают его понимание вплоть до одного вида документа. Пользуясь понятием «документ», необходимо каждый раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, оперируя для решения каких задач его используете, а именно: практических или теоретических. Официальная формулировка, принятая законодательством РФ звучит так: документ – материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения или их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.[ Управление документами. Термины и определения: словарь. М.: ВНИИДАД, 2023. 120 с.
]
В современном обществе документы охватывают различные форматы — от традиционных бумажных записей до цифровых продуктов, таких как PDF и облачные хранилища. Развитие технологий, таких как блокчейн и электронная подпись, продолжает формировать будущее документооборота, обеспечивая безопасность и защищенность информации.
Каждый этап этой истории демонстрирует, как люди адаптировались к новым условиям, и как документы остаются важным инструментом общения и управления в обществе.