Документирование и документооборот справочно-информационных документов на примере ООО Кредо-строй

Информационно-справочные документы представляют собой важную категорию документации, которая используется в управленческом, административном и юридическом делопроизводстве. Эти документы имеют целью передачу, сбор и систематизацию информации, а также служат источником для принятия управленческих решений и анализа различных процессов и явлений[ Сагиян, С. Делопроизводство на компьютере / С. Сагиян. - М.: СПб: Питер, 2022. - 256 c. – ISBN 978-5-336-00204-1. – Текст : непосредственный.].
Информационно-справочные документы не содержат указаний на обязательные действия, а лишь информируют или разъясняют важные данные, факты и обстоятельства.
«Значение информационно-справочных документов заключается в их способности обеспечивать эффективное управление и взаимодействие между различными уровнями организации и ее внешними партнерами. Они служат основой для планирования, контроля, анализа и принятия решений. Без качественного информационного обеспечения управленческих процессов невозможно представить эффективную работу организации, а также соблюдение требований законодательства»[ "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018)].
«Перечень основных видов информационно-справочных документов»: справки, отчеты, акты, вопросы и ответы, протоколы, рекомендации, переписка, доклады[ Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ) / В.И. Андреева. - М.: Бизнес-школа Интел-Синтез; Издание 2-е, перераб. и доп., 2020. - 222 c.].
Информационно-справочные документы могут варьироваться в зависимости от целей их использования, специфики организации или отрасли. Основные виды информационно-справочных документов включают[ Алабугин А.А., Ашенбергер Е.П. Формирование механизма управления интеграцией и комбинированием материальных и информационных ресурсов систем документооборота предприятий // В сборнике: цифровая экономика и информационные технологии. Материалы II Всероссийской научно-практической конференции. Министерство науки и высшего образования Российской Федерации, Южно-Уральский государственный университет, Кафедра цифровой экономики и информационных технологий. 2023. С. 88-101.]:
Справки – документы, содержащие обобщенную информацию о каком-либо объекте, процессе или событии. Они могут носить как внутренний, так и внешний характер и часто используются для того, чтобы предоставить необходимую информацию руководству, контрагентам или государственным органам. Примером может служить справка о финансовом состоянии компании, справка о результатах выполненной работы или справка о выполнении нормативных требований[ Рябцев В.А. Реализация возможностей системы электронного документооборота на предприятии // В сборнике: проблемы энергетики, природопользования, безопасности жизнедеятельности и экологии. Сборник материалов студенческой научно-практической конференции. 2022. С. 345-353.].
Отчеты – документы, в которых представлена информация о выполнении определенных задач или о достижении результатов работы. Отчеты могут быть регулярными (ежедневными, ежемесячными) или итоговыми. Они могут охватывать различные аспекты деятельности, такие как выполнение планов, анализ финансовых показателей, результаты исследований и проектов.
Акты – документы, фиксирующие определенные факты или действия, которые имеют юридическое значение. Акт может быть составлен для подтверждения выполнения работы, состояния имущества, завершения расследования или установления каких-либо иных фактов. В отличие от справок, акты часто имеют юридическую силу и могут служить доказательством в судебных разбирательствах.
Запросы и ответы на запросы – документы, используемые для получения информации от других организаций или учреждений, а также для официальных разъяснений по различным вопросам. Запросы могут быть направлены как внутренним структурным подразделениям, так и внешним организациям. Ответы на запросы, в свою очередь, предоставляют необходимую информацию или разъясняют запрашиваемые вопросы[ Шмойлова А.А. Модель системы управления информационной безопасностью электронного документооборота предприятия // Вестник научных конференций. 2023. № 2-1 (90). С. 102-104.].
Протоколы – это документы, фиксирующие результаты совещаний, заседаний, встреч или других форм коллективных обсуждений и решений. Протоколы часто содержат детали обсуждений, решения, назначенные мероприятия и ответственности. Эти документы помогают зафиксировать результаты встреч и служат источником для дальнейших действий[ Совершенствование системы управления документооборотом на предприятии / Филиппова О.А., Сабиров М.Х., Матсапаев С. // Экономика и предпринимательство. 2024. № 8 (169). С. 904-910.].
Рекомендации – документы, которые содержат советы или предложения по разрешению определенных вопросов. Рекомендации могут исходить как от внутренних специалистов, так и от внешних консультантов или экспертов. Они являются источником информации, которая помогает принимать обоснованные управленческие решения[ Рогожин, М.Ю. Экспресс-курс помощника руководителя компании / М.Ю. Рогожин. - М.: Питер, 2021. - 272 c. – ISBN 978-5-336-00204-1. – Текст : непосредственный.].
Переписка – документация, используемая для обмена информацией между различными сторонами. В управленческой деятельности переписка может быть как внутренней (между различными подразделениями), так и внешней (с партнерами, контрагентами, государственными органами). Это могут быть письма, уведомления, запросы и ответы на них.
Доклады – документы, содержащие детальное описание определенной темы, анализа ситуации, результатов работы, предложений по улучшению деятельности. Доклады часто представляют собой более расширенные и детализированные отчеты, предназначенные для руководства или внешних заинтересованных сторон.
Значение информационно-справочных документов:[ "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018)]
Обеспечение информационного потока – информационно-справочные документы служат основой для организации информационного потока в компании, помогают своевременно получать и передавать нужную информацию, что улучшает принятие решений и позволяет быстрее реагировать на изменения[ Титова А.С., Ляшко М.А. Проблемы использования систем электронного документооборота на предприятиях малого бизнеса // Тенденции развития науки и образования. 2023. № 98-10. С. 151-154.].
Поддержка управленческих решений – на основе информации, содержащейся в этих документах, принимаются важнейшие решения, касающиеся стратегии и тактики работы, распределения ресурсов, планирования и анализа. Именно в информационно-справочных документах фиксируются важные факты, которые могут служить основой для корректировки деятельности[ Теличева Е.Г. Автоматизация делопроизводства и документооборота на предприятиях сферы сервиса и туризма: учебное пособие / Хабаровск, 2024.].
Правовая защита и документация – в некоторых случаях информационно-справочные документы могут иметь юридическую значимость. Например, акты, справки или протоколы могут быть использованы в качестве доказательств в судебных разбирательствах или при проверках. Своевременное и правильное оформление этих документов позволяет обеспечить правовую защищенность организации.
Координация и взаимодействие – информационно-справочные документы играют важную роль в координации работы различных подразделений внутри организации, а также в взаимодействии с внешними партнерами. Они обеспечивают согласованность действий, предотвращают недоразумения и помогают поддерживать нормальные рабочие отношения.