Задачи, направления и формы использования документов архивов

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность исследования. Вопрос о задачах, направлениях и формах использования архивных документов представляет собой предмет многопланового анализа, обусловленного необходимостью их сохранения, систематизации и применения в научной, правовой и управленческой сферах. В историографии прослеживается эволюция подходов к архивному делу, начиная с формирования первых хранилищ государственных актов и заканчивая современными цифровыми технологиями. Современные архивные системы выступают основой для обеспечения юридической преемственности, сохранения культурного наследия и поддержания информационной безопасности. В процессе изучения архивных документов возникает потребность в разработке методологических основ их классификации, а также создании нормативных механизмов, регламентирующих доступ и использование данных. Развитие архивного дела тесно связано с необходимостью оптимизации процессов хранения и обработки информации. В научной среде подчеркивается роль архивов как ключевого источника для изучения исторических процессов, анализа управленческих решений и ведения делопроизводства. Опираясь на указанные аспекты, исследование данной темы приобретает особую значимость, поскольку позволяет определить тенденции и перспективы использования архивных документов в условиях цифровой трансформации.
Степень изученности темы. Теоретические и методологические аспекты задач, направлений и форм использования документов архивов достаточно подробно рассмотрены в работах ряда российских ученых и специалистов, среди которых можно выделить следующих: Д. С. Клец, Т. И. Хорхордина, П. А. Кюнг, В. И. Бузунова, О. В. Медведева А. В. Карпова и другие.
Объект исследования – основные аспекты использования документов архивов.
Предмет исследования – тенденции развития задач, направлений и форм использования документов архивов на современном этапе.
Цель курсовой работы состоит в том, чтобы провести анализ задач, направлений и форм использования документов архивов.
Задачи исследования:
 определить сущностные черты архивной системы;
 выделить основы развития архивной системы;
 охарактеризовать задачи и направления использования документов;
 описать формы использования документов.
Методы исследования. В процессе написания работы использовались следующие методы исследования: сравнение, наблюдение, изучение материалов научных и периодических изданий по проблеме, описание, анализ, синтез, классификация, дедукция, индукция, статистический метод познания, восхождение от абстрактного к конкретному и др.
Поставленные цель и задачи определили структуру и содержание работы. Курсовая работа состоит из введения, двух глав, содержащих структурные параграфы, заключения и списка использованных источников.
 
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИКО-КОНЦЕПТУАЛЬНЫЕ ОСНОВЫ СИСТЕМЫ АРХИВОВ

1.1. Теоретические основы архивной системы

Архивы играют важную роль в формировании современного информационного общества и обеспечивают сохранность исторического и культурного наследия государства. Современная политика государственных архивов направлена на улучшение предоставления информационных услуг пользователям: государственным органам, местным органам власти, юридическим и частным лицам. Реализация этой политики требует изменений в правовой и научно-методической базе архивного дела, регулирования архивных услуг, обеспечения безопасности хранения документов и обеспечения большей доступности архивных информационных услуг.
В этом процессе важную роль играет стандартизация – деятельность, направленная на разработку и определение характеристик объекта и правил, регулирующих этот процесс (ГОСТ 1.1-2002 ). Предлагаемые характеристики и правила воплощаются в стандарте как особом виде нормативного документа.
Эффективность производственных процессов во многом зависит от однозначного понимания и правильного использования терминов, отражающих понятия данной области, что требует стандартизации понятийно-терминологического аппарата и закрепления их в лексикографических источниках - стандартах на термины и определения или терминологических стандартах. Стандарт как свод правил обеспечивает успех корпоративной коммуникации, однако развитие практической деятельности, особенно внедрение новых технологий, модернизация процессов, связанных с компьютеризацией и т.д., приводит к расхождению между содержанием терминов, используемых в практической деятельности профессионалов, и терминами, отраженными в терминологических стандартах .
В связи с этим необходимо адаптировать стандарт с целью рационализации содержащихся в нем терминов. За последние 20 лет в области хранения и архивирования документов произошел ряд позитивных процессов, в частности, появились новые исследования документных систем, результаты которых позволили внедрить в практику хранения документов более совершенные технологии и на новом уровне организовать процессы создания и обработки документов на всех этапах их жизненного цикла, включая архивирование.
Целью создания архива является сохранение документов структурных подразделений для обеспечения их учета, сохранности и упорядочения. В зависимости от объема записей архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или как подразделение в составе отдела делопроизводства, которое принимает записи и хранит их для использования. Форма зависит от размера записей.
В архивах как источнике накопления информации хранятся разнообразные комплексы документации, отражающие все стороны жизни общества. Создание архивов как структурных подразделений организации является обязательным и способствует оптимизации деятельности и эффективному развитию, а процесс организации архивов не должен противоречить законодательству.
Реестр архива — это инструмент, определяющий сохранность документов, созданных в рамках его деятельности, и обеспечивающий их сохранность. Собирая, сохраняя и организуя использование документов, государственные архивы участвуют в сборе, обработке, накоплении, сохранении, поиске и распространении архивной информации.
Возможность и продолжительность использования документов определяется важностью содержащейся в них информации. Для оценки полноты информации, необходимой государству, обществу и гражданам, проводится профессиональная экспертиза ценности документов, которая организуется с учетом принципов историчности, полноты и объективности.
Организация хранения в любой форме должна отвечать требованиям архивного хранения и защищать их от пыли и света в закрытых шкафах или сейфах. Стоит обратить внимание, что нельзя размещать архив в деревянном или ветхом здании. Кроме того, можно отметить, что в здании не должно быть сырости; запрещено размещать архив в здании ресторана; там не должно быть кухонного отопления, которое может вызвать пожар, и не должно быть предметов, которые могут вызвать пожар .
Помещение архива должно быть изолировано от других помещений. При выборе помещения для хранения архивов следует учитывать, что они могут быть разделены на различные зоны:
 помещение, в котором будут хранить временные документы;
 помещение, в котором будут хранить документы, которые постоянно нуждаются в использовании;
 архивохранилище;
 специальные отведенные комнаты для тех работников, которым приходится работать с архивом документов.
Правовое регулирование архивного дела на территории Российской Федерации производится в главной мере посредством Конституции РФ, и только лишь на втором месте стоит Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» , который регулирует такие вопросы, как систематизация, учет, либо хранение информации архивными учреждениями. Помимо вышеназванных законов, существует положение о федеральной архивной службе России. Оно представляет собой систему архивных органов, которые руководят архивными учреждениями (архивами), а также положение об Архивном фонде РФ, которое объединяет целостность фонда всех архивов Российской Федерации.
Последний уровень архивного законодательства состоит из внутренних документов, используемых организациями, таких как памятка по работе с архивными документами на специальных носителях, правила работы в архивных читальных залах и Международный этический кодекс архивистов . Действующая нормативно-правовая база в области архивного дела направлена, прежде всего, на обеспечение сохранности документов, включая документы, возникающие в результате деятельности государственных, муниципальных и неправительственных организаций.
Согласно действующему архивному законодательству, государственные и местные общественные учреждения обязаны создавать архивы, а организации имеют право создавать архивы для сохранения документов, созданных в процессе их деятельности. Значение архивов для общества невозможно переоценить. Надлежащее хранение документов позволяет находить и обрабатывать информацию как об отдельном гражданине, например, о месте работы и службы, так и о стране в целом - различные исторические документы.

1.2. Основные черты развития архивной системы

Независимо от общих черт и характеристик архивная система [14, c. 140]:
 имеет конкретное историческое значение;
 является продолжением общественного и государственного строя, политической структуры, национальных и культурных традиций данного государства;
 она регулируется соответствующими правовыми актами и функционирует в его правовых рамках.
Такая трактовка архивоведения отличается от подходов советского архивоведения, согласно которым архивные системы делились на социалистические и буржуазные и оценивались с партийно-классовых позиций. Знание природы архивной системы позволяет:
 понять ее особенности;
 сопоставить сильные и слабые стороны;
 углубиться в тенденции и перспективы развития архивной системы, то есть общественной сферы, непосредственно связанной с сохранением исторической памяти народа, сбором, хранением и использованием документальных и информационных ресурсов страны.
Деятельность в этой и других сферах общественной жизни регулируется законом и носит правовой характер. Существуют две основные группы архивных систем, основанные на характере их структуры и принципах работы, которые существовали в прошлом и существуют сегодня:
 централизованные, где управление архивным делом осуществляется единственным государственным органом на единых принципах;
 децентрализованные .
Однако такие системы почти никогда не встречаются в чистом виде. Наиболее распространены смешанные системы с элементами централизма и децентрализма, степень соотношения которых определяется в каждом конкретном случае. В современном понимании архив — это не просто многоэтажный архив с десятками сотрудников и километрами полок. Архив может быть скромной стопкой записей на столе. Архив — это учреждение или организационная единица, отвечающая за сохранение, приобретение, запись и использование документов.
Архивы можно разделить на две группы в соответствии с их функцией и подчиненностью:
 государственные архивы;
 ведомственные архивы.
Государственный архив — это федеральное государственное учреждение, созданное Российской Федерацией или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, созданное субъектом Российской Федерации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Государственные архивы постоянно (т.е. вечно) хранят наиболее ценные архивные документы. Основная задача Государственного архива - служить исторической науке. По этой причине государственные архивы иногда также называют историческими архивами .
Ведомственные архивы — это структурные подразделения органов власти или ведомств, которые собирают документы этих ведомств и организуют их использование для предоставления информации для своей работы. Наиболее ценная часть архивных документов в архиве передается на постоянное хранение в Государственный архив после истечения срока хранения в отделе.