Анализ правил и особенности оформления приказов

ВВЕДЕНИЕ
Актуальность. Оформление приказов в учреждениях, таких как образовательные организации или предприятия, является важной процедурой, регулирующей внутренние процессы и устанавливающей правила работы. Процесс оформления приказа включает несколько ключевых этапов, от разработки до регистрации и контроля его выполнения.
Исходя из вышеизложенного, сформулирована цель и задачи курсовой работы. Цель работы состоит в том, чтобы объяснить на примере МБДОУ «ЦРР – детский сад № 59» и особенностей оформления приказов.
Для осуществления заданной цели необходимо решить следующие задачи:
1) рассмотреть виды и особенности оформления приказов;
2) изучить нормативную базу, которая регулирует оформление приказов;
3) составить характеристику МБДОУ «ЦРР – детский сад № 59»;
4) исследовать особенности оформления приказов в МБДОУ «ЦРР – детский сад № 59»;
5) предложить конкретные меры и рекомендации по улучшению оформления приказов в МБДОУ «ЦРР – детский сад № 59».
Объект исследования – МБДОУ «ЦРР – детский сад № 59».
Предмет исследования – анализ составления приказов в МБДОУ «ЦРР – детский сад № 59».
Методологическую основу исследования составляют работы отечественных и зарубежных ученых по правилам и особенностям составления приказов.
Эмпирическую базу исследования составили: материалы учебных пособий, распорядительные документы МБДОУ «ЦРР – детский сад № 59».
Научная новизна исследования заключается в исследовании организации МБДОУ «ЦРР – детский сад № 59» и анализ правил и особенностей оформления приказов внутри нее.
Структура курсовой работы обусловлена целью и задачами исследования и включает в себя: введение, две главы, заключение, список использованных источников, приложения.
В первой главе курсовой работы будет представлена характеристика и требования при составлении приказов, нормативная база, которая регулирует оформление приказов. Во второй главе будет дана характеристика МБДОУ «ЦРР – детский сад № 59», будет проведен анализ особенностей оформления приказов и предложение конкретных мер и рекомендаций по улучшению оформления приказов в МБДОУ «ЦРР – детский сад № 59».




1. ПРИКАЗ – ОСНОВНОЙ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ
1.1. Виды приказов
Приказы являются важным инструментом управления в различных организациях и учреждениях. Они осуществляют развитие, регулирование, контроль и координацию действий работников. В зависимости от целей и содержания, можно выделить несколько видов приказов.
Первый вид — это административные приказы, которые, как правило, касаются текущей деятельности организации. Они могут содержать указания о распределении обязанностей, кадровых изменениях, плановых мероприятиях и т.д. Обычно такие приказы создаются руководством для обеспечения эффективного функционирования организации и исполнения государственных или корпоративных стандартов.
Второй вид — это организационные приказы. Эти документы не только устанавливают новые правила и положения, но и могут вводить в действие различные должности или подразделения. Примером могут служить приказы о создании новых отделов или изменении структуры управления.[ Абуладзе Д. Г. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство. — М.: Юрайт, 2020. — 300 с.
]
Также важно отметить финансовые приказы, которые регулируют денежные потоки внутри организации. Они могут касаться вопросов бюджета, финансирования различных проектов и расходов. Такие приказы гарантируют, что ресурсы распределяются в соответствии с установленными приоритетами и планами.
Кроме того, существует категория производственных приказов, которые, как правило, касаются оперативной деятельности и процессов в производстве. Они могут содержать указания по обеспечению качества продукции, внедрению новых технологий или оптимизации производственных процессов.
Не стоит забывать и о приказах по охране труда и технике безопасности, обеспечивающих безопасность работников и соблюдение действующих норм и правил. Эти документы играют ключевую роль в создании безопасной рабочей среды и служат основой для профилактики несчастных случаев.
Приказы могут быть также классифицированы по уровням их воздействия. Например, генеральные или главные приказы часто касаются всей организации и издаются на уровне высшего руководства. В то время как локальные приказы могут касаться отдельных подразделений или групп сотрудников и отражать текущие задачи и приоритеты.
Первым шагом в оформлении приказа является определение его цели и содержания. Важно четко сформулировать, что именно должно быть зафиксировано в документе. Это могут быть изменения в расписании, назначения на должности, увольнения, изменение внутриучебных процессов или другие важные решения. Ясность в формулировках поможет избежать недопонимания.
Далее следует подготовка текста приказа. Он должен содержать несколько обязательных элементов. В начале указывается название документа, затем идет дата его составления и номер. После этого обозначается должность и ФИО лица, издающего приказ, за которым следует основной текст. Этот текст должен содержать четкие и конкретные указания, которые легко понимаются. В заключительной части указывается ответственность за выполнение приказа и сроки выполнения, если это применимо.[ Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство. М.: Юрайт, 2023. 546 с.
]
Необходимо также указать регистрационные данные — номер и дату регистрации приказа в журнале учёта. Это стандартная практика, позволяющая поддерживать порядок и обеспечивать контроль за исполнением приказов.
После завершения оформления приказа ключевым моментом является его ознакомление с сотрудниками, на которых он распространяется, чтобы они были в курсе изменений и требований. Это можно сделать через распространение копий приказа, размещение на информационных стендах или с помощью электронной почты.
Контроль за выполнением приказа является важным шагом в дальнейшем управлении. Регулярные проверки помогают отслеживать, насколько приказ выполняется, а также выявлять потенциальные проблемы. Налаживание обратной связи с сотрудниками, с теми, кто исполняет указания, помогает понять, насколько эффективны указанные меры и где можно внести коррективы.
В случае необходимости, результаты контроля могут привести к изменению самого приказа или созданию новых документов, что служит основой для оперативного реагирования на изменения в управлении.
Процесс оформления приказов включает не только формальные аспекты, но и управленческие технологии, направленные на повышение эффективности работы учреждения.[ Шувалова Н. Н. Организация и технология документационного обеспечения управления. — М.: Юрайт, 2020. — 266 с.
]
Таким образом, приказы выполняют разнообразные функции в управлении организацией, и их виды определяются как содержанием, так и целями, которые они преследуют. Крайне важно, чтобы эти документы были четко оформлены, доступно сформулированы и донесены до всех заинтересованных сторон, что обеспечит эффективное выполнение всех поставленных задач.
1.2 Изучение нормативной базы, которая регулирует оформление приказов
Вопросы делопроизводства, требующие нормативно-правовой регламентации, можно разделить на две группы:
1.вопросы, требующие законодательного регулирования;
2.вопросы, решаемые актуализацией положений НПА, принимаемых Федеральным архивным агентством.
В Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ (далее - Федеральный закон № 149-ФЗ), регулирующем сферу информации, термин «документ» отсутствует. [ Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 N 149-ФЗ (последняя редакция)// "Собрание законодательства РФ", 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448,

]
При этом в статье 2 (п. 11) присутствует термин «документированная информация», которая определяется как «зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель».
Введение данного термина, некорректно определенного через понятие, входящее в его название, вполне объяснимо, поскольку из названия закона видно, что его предметом является не информация в широком смысле, к сфере которой относится и документ, а сугубо «цифровое» понятие информации. Определение термина охватывает большой набор информационных объектов, в частности, данные, хранящиеся в системе, играющие по отношению к документу второстепенную роль.
В статье 1 Федерального закона «Об обязательном экземпляре документов» от 29 декабря 1994 года № 77-ФЗ понятие «документ» определяется как «материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения». Это определение не может быть признано удовлетворительным, поскольку к определяемой группе относятся, например, документы личного происхождения, картины и т.п. Документ, действующий в делопроизводстве, создается исключительно юридическими лицами и в процессе управления ими.
Исследователи, работающие с делопроизводством как объектом документоведения, могут пользоваться определением понятия «документ», более соответствующим данной науке. Однако, подготавливая локальные нормативные акты по делопроизводству, специалисты-практики не могут игнорировать определение, содержащееся в законе.
Можно предположить, что именно поэтому последние документы, регламентирующие делопроизводство, - Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденные приказом Росархива от 22 мая 2019 года № 71 (далее - Правила делопроизводства) и Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утвержденная приказом Росархива от 11 апреля 2018 года № 44 (далее - Примерная инструкция), - не содержат списка терминов и определений. Судя по всему, авторы предпочли не включать указанный список, чтобы не приводить определение основного термина делопроизводства, не соответствующее данной сфере. Отсутствие на законодательном уровне определения понятия «документ», соответствующего сфере делопроизводства, констатируют многие исследователи[ Приказ Росархива от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления" (Зарегистрировано в Минюсте России 27.12.2019 N 57023)// - Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».
].