Организация работы с документами в медицинских учреждениях (на примере фгбу нмиц то имени академика г.а.илизарова минздрава россии)

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность работы. В современном мире, где информация становится одним из самых ценных ресурсов, организация работы с документами в медицинских учреждениях приобретает особую значимость. Это связано с необходимостью обеспечения эффективного управления данными, защиты персональной информации пациентов и соблюдения правовых норм. Рассматривая данную тему на примере Федерального государственного бюджетного учреждения «Национальный медицинский исследовательский центр травматологии и ортопедии имени академика Г.А. Илизарова» Минздрава России, можно выделить несколько ключевых аспектов, подчеркивающих актуальность вопроса.
Во-первых, медицинские учреждения, такие как НМИЦ ТО, ежедневно обрабатывают огромное количество информации, связанной с пациентами. Это включает в себя медицинские карты, результаты анализов, истории болезни и другие документы, которые должны быть правильно организованы и доступны для врачей и медицинского персонала. Эффективная организация документооборота способствует сокращению времени на поиск необходимой информации, что, в свою очередь, влияет на качество оказания медицинской помощи.
Во-вторых, соблюдение законодательства в области охраны здоровья и защиты персональных данных является обязательным для всех медицинских учреждений. В России действует Федеральный закон «О персональных данных» , который требует от организаций обеспечения безопасности и конфиденциальности информации о пациентах. Неправильная организация работы с документами может привести к утечкам данных и юридическим последствиям. Поэтому создание системы управления документами, которая соответствует всем правовым требованиям, является неотъемлемой частью работы НМИЦ ТО.
В-третьих, внедрение современных информационных технологий в процесс документооборота является важным шагом к повышению эффективности работы медицинских учреждений. Электронные медицинские записи, системы управления данными и автоматизация документооборота позволяют значительно упростить процесс хранения и обработки информации. Применение таких технологий в НМИЦ ТО может улучшить взаимодействие между различными подразделениями, повысить уровень обслуживания пациентов и сократить затраты на бумажный документооборот.
Кроме того, организация работы с документами в медицинских учреждениях имеет прямое влияние на качество медицинской помощи. Быстрый доступ к актуальной информации о состоянии пациента позволяет врачам принимать более обоснованные решения и назначать адекватное лечение. В условиях высокой конкуренции на рынке медицинских услуг качество обслуживания становится ключевым фактором успешности учреждения.
Не менее важным аспектом является необходимость обучения сотрудников правильному обращению с документами. Профессиональная подготовка медперсонала в вопросах документооборота и защиты информации способствует созданию культуры ответственности и внимательности к данным пациентов.
Таким образом, актуальность темы организации работы с документами в медицинских учреждениях, особенно на примере ФГБУ «НМИЦ ТО имени академика Г.А. Илизарова», очевидна. Эффективное управление документацией не только улучшает внутренние процессы учреждения, но и положительно сказывается на качестве медицинской помощи и защите прав пациентов. В условиях постоянных изменений в законодательстве и технологий важно постоянно совершенствовать подходы к организации документооборота, что позволит обеспечить высокие стандарты работы и доверие со стороны пациентов.
Степень разработанности темы исследования. Теоретические основы научного исследования проблемы выбранной нами темы были заложены в трудах Абрамкина В.А., Грицына А.А., Чернышева В.М., Степанова В.В., Садовой М.А., Зулина Я.В., Щепиной Е.Ю., Домрачевой Т.В., Сергеевой А.Г., Чумаченко Э.Г. и многих др. Так в своем труде «Основы делопроизводства» Абрамкин В.А. осветил вопросы делопроизводства и организации работы с документами на основе новейших нормативных документов. Грицыным А.А. в пособии даны основные понятия документа его определение, функция, унификация, стандартизация, виды, классификация и основные положения по документированию в системе делопроизводства.
В.М. Чернышев, В.В. Степанов, М.А. Садовой, Я.В. Зулин, Е.Ю. Щепина в своей книге рассмотрели рациональную организацию документооборота в учреждениях здравоохранения. Наряду с описанием сути делопроизводства, подробно приводятся рекомендации по организации контроля за исполнением документов, поручений руководителей ЛПУ. Приведена инструкция по документационному обеспечению лечебно-профилактического учреждения, требования к оформлению документов а так же должностные инструкции некоторых сотрудников, занимающихся делопроизводством.
Цель исследования – изучить особенности организации работы с документами в медицинских учреждениях на примере ФГБУ «НМИЦ ТО имени академика Г.А. Илизарова» Минздрава России.
Для достижения поставленной цели необходимо решение ряда взаимосвязанных задач:
1. Изучить основные понятия и порядок работы с документами в медицинских учреждениях;
2. Сформировать основные идеи об опыте работы с документами в подобных учреждениях;
3. Дать общую характеристику ФГБУ «НМИЦ ТО имени академика Г.А. Илизарова» Минздрава России;
4. Оценить особенности работы с документами в ФГБУ «НМИЦ ТО имени академика Г.А. Илизарова» Минздрава России.
Объект исследования – процесс организации работы с документами.
Предмет исследования – медицинское учреждение Минздрава России.
Практическая значимость. Данная работа может использоваться в учебной деятельности, подготовке методических рекомендаций и учебных пособий направления «Документоведение и архивоведение». Ценными результаты данного исследования будут при анализе делопроизводства в других подобных учреждениях.
Методы исследования. Анализ и обобщение научной и методической литературы по проблеме исследования.
Структура курсовой работы включает введение, две главы, заключение, список использованных источников и приложение. 
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В МЕДИЦИНСКИХ УЧРЕЖДЕНИЯХ
1.1. Понятие и порядок работы с документами

Успех каждых начинаний в какой-нибудь сфере деятельности зависит от большинства факторов. В их число входит умение нужным образом предоставить информацию в письменном виде, т. е. верно оформить и документ составить. Но это только одна из проблем, которые возникают перед каждой организацией, учреждением, заведением, предприятием при работе с документацией. В каждодневной практической деятельности им приходится решить большое количество вопросов, которые связаны с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, определением срока хранения, формированием документов в дела, передачей в архив или уничтожением и пр.
Документ (от лат. documentum – поучительный пример, удостоверение, свидетельство) является материальным объектом с информацией, которая закреплена созданным людьми способом, для ее передачи в пространстве и времени .
Документ – 1. Деловая бумага, которая подтверждает какой-либо факт либо право на что-либо. Расходные документы. Проездной документ – 2. То, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт и т.д.). Проверка документов. Предъявить свой документ. – 3. Письменное свидетельство о чем-либо. Древнерусские грамоты являются историческими документами .
Документ – (от лат. documentum – свидетельство) является материальным носителем записи (бумага, кино- и фотопленка, перфокарта, магнитная лента, и т.д.) зафиксированной на нем информацией, которая предназначена для ее передачи в пространстве и времени. Документы способны содержать тексты, звуки, изображения и т.п. В узком понимании документом является деловая бумага, которая юридически подтверждает какой-нибудь факт либо право на что-нибудь .
Документ, который создан предприятием либо должностными лицами и оформлен в установленном порядке, имеет название – официальный (управленческий) В состав любого документа входят некоторые элементы (реквизиты): текст, названия вида, автор, адресат, дата, подпись и пр. Главный реквизит – это текст, т.е. «речевая информация, которая зафиксирована любым типом (методом/способом) письма или всевозможной звукозаписывающей системой».
Все документы классифицируются по разнообразным признакам. В первую очередь, документы можно разделять на типы по времени возникновения. В тоже время, документация любого исторического периода разделяется по происхождению на: внутреннюю и внешнюю, служебную (официальную) и личную.
Функцией документа является целевое назначение, которое присуще ему. Важно знать, что нет документов, которые несут только одну строго ограниченную функцию. Документ полифункционален, т. е. в одном и том же документе наблюдаются переплетение разнообразных функций, и поэтому разграничить их можно лишь условно, для удобства их анализа и классификации. Так как определение «документ» тесно связано с материализацией информации, то ключевой и более обобщающей функцией считается информационная. Она присуща абсолютно всем документам, ведь необходимость фиксировать информацию считается причиной появления каждого из них. У информационной функции сложная структура. В ее состав входит запечатление (фиксация). Сохранение, передача информации.
Недостаточно просто знать характеристику вышеупомянутых понятий, нужно понимать, что все организации отличаются друг от друга, и у каждого типа есть своя специфика работы с документами. В данной работе будут рассмотрены медицинские учреждения и специфика их работы с документами.
Работа с документами в медицинских организациях — это важный аспект, который обеспечивает эффективное функционирование учреждений здравоохранения, соблюдение правовых норм и защиту интересов пациентов. Рассмотрим основные понятия и сотрудников, работающих с документами в этой сфере. Медицинская документация – это совокупность документов, которые содержат информацию о состоянии здоровья пациентов, проведенных медицинских процедурах, диагнозах и назначениях. Она включает в себя истории болезни, амбулаторные карты, результаты анализов и исследований, а также согласия на лечение.
Регистратура – это подразделение медицинского учреждения, отвечающее за регистрацию пациентов, ведение записей о посещениях и управление очередями. Регистраторы работают с первичной документацией и обеспечивают ее правильное оформление.
Клиническая документация включает в себя все документы, связанные с лечением пациента, такие как истории болезни, выписки, протоколы операций и другие записи, которые необходимы для медицинского обслуживания.
Административная документация – это документы, связанные с управлением медицинским учреждением, включая отчеты, планы работы, финансовые документы и документы по кадровым вопросам.
Важные аспекты работы с медицинскими документами, которые защищают личные данные пациентов и обеспечивают их безопасность в соответствии с законодательством (например, ФЗ-152 «О персональных данных»).
Работа с документами в медицинских организациях требует взаимодействия различных специалистов и строгого соблюдения норм и правил. Каждая категория сотрудников играет важную роль в обеспечении точности, безопасности и конфиденциальности медицинской информации, что в конечном итоге влияет на качество оказания медицинских услуг пациентам.
Сотрудники, работающие с документами:

Врачи – основные создатели медицинской документации. Они ведут истории болезни, оформляют назначения и выписки, а также отвечают за точность и полноту записей о состоянии здоровья пациентов.
Медицинские сестры – участвуют в ведении документации на этапе оказания медицинской помощи, фиксируя данные о проведенных манипуляциях, наблюдениях за состоянием пациента и результатах лечения.
Сотрудники регистратуры занимаются оформлением первичных документов, регистрацией пациентов и обеспечением правильного учета посещений. Они также могут работать с электронными системами учета.
Специалисты по кадрам занимаются ведением документации, связанной с трудовыми отношениями в медицинском учреждении. Они оформляют трудовые договоры, ведут учет рабочего времени и занимаются кадровыми отчетами.
Бухгалтеры работают с финансовой документацией медицинского учреждения, включая счета, отчеты о доходах и расходах, а также документы для страховых компаний.
ИТ-специалисты обеспечивают работу электронных систем документооборота и защиты данных. Они занимаются внедрением программного обеспечения для автоматизации процессов работы с медицинскими документами.
Юристы консультируют медицинские учреждения по вопросам соблюдения законодательства в области защиты персональных данных и медицинской этики. Они также могут заниматься подготовкой юридических документов и представлять интересы учреждения в суде.
Специалисты по качеству занимаются анализом и контролем качества медицинской документации, проводят внутренние аудиты и обеспечивают соответствие документации установленным стандартам.
Итак, важнейший практический вклад в решение общегосударственной задачи по сохранению здоровья граждан вносят лечебные учреждения страны. В деятельности любого из них образуется как управленческая, так и специфическая медицинская документация, в том числе содержащая врачебную тайну. Для организации и выполнения работ по сбору, учету и хранению медицинской документации, а также подбору и выдаче документов по запросу организаций, осуществляющих медицинскую деятельность, создается медицинский архив. В зависимости от мощности медицинского учреждения он может быть самостоятельным структурным подразделением либо входить в состав отделения медицинской статистики. Отечественные архивисты давно обратили внимание на эту документацию, отметили ее практическую и научную значимость, определили критерии оценки и отбора на хранение.
Система здравоохранения представляет собой важный инструмент поддержания как отдельного человека, так и всего общества в целом и носит социальный характер. Несмотря на значительное внимание органов государственной власти и местного самоуправления к проблемам системы медицинского обслуживания, по-прежнему остаются проблемные зоны, связанные не только с предоставлением медицинской помощи, но также с оформлением необходимых документов.
Организация документооборота в медицинских учреждениях — это важный аспект, который влияет на качество предоставляемых услуг, защиту персональных данных пациентов и соблюдение правовых норм. Эффективная система работы с документами позволяет оптимизировать процессы, повысить уровень обслуживания и обеспечить безопасность информации.