Роль делового письма в деятельности организации. Особенности его оформления

Информация – это данные, которые можно передавать и анализировать. В деятельности организации выделяют несколько видов информации:
1.Плановая. К ней относятся все виды плановых и нормативных данных: бизнес-планы, сметы, проектные задания, нормы расходования отдельных видов производственных ресурсов и другие.
2.Учётная. Это данные всех видов учёта и отчётности: бухгалтерского, статистического, оперативного и другие.
3.Внеучётная (прочая). К ней относятся законодательные акты, нормативные документы, хозяйственно-правовые документы, аудиторские заключения, акты ревизий и другая информация.
Таким образом, информация является основой управленческого процесса, и от того, насколько она совершенна, во многом зависит качество управления организацией 8, с. 51.
Документационное обеспечение управления (ДОУ), также известное как делопроизводство, – это комплекс мер, направленных на создание и систематизацию официальных документов, а также организацию работы с ними. Основные задачи ДОУ:
сокращение информационных потоков до оптимального минимума;
обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.
Некоторые элементы ДОУ:
приём, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, её отправка;
приём документов на рассмотрение и подписание администрацией;
контроль за правильностью оформления документов;
распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками для исполнения, ознакомление сотрудников с директивными актами администрации;
учёт стадий прохождения и исполнения документов с обеспечением их сохранности;
систематизация документов и организация их текущего хранения;
проведение экспертизы ценности документов;
сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения.
Цель ДОУ – обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.
Документ – это материальный носитель, содержащий информацию, который классифицируется по различным критериям, таким как дата создания, источник, способ получения и воспроизведения, цель использования, сложность содержания, методы записи и другие параметры 15, с. 58. Роль документа в организации заключается в следующем:
1.Информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.
2.Юридическая. Содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов.
3.Коммуникативная. Документ обеспечивает внешние связи предприятия.
4.Организационная. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности.
5.Воспитательная. Документ дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.
6.Учебная. Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов.
От того, насколько рационально организована работа с документами, во многом зависит гибкость и оперативность управленческих решений, а также эффективность их выполнения и конкурентоспособность организации.
Организационно-распорядительные документы (ОРД) – это документы, имеющие нормативный характер, такие как указы, приказы, распоряжения, постановления, положения и инструкции. Справочно-информационные документы – это документы, предназначенные для предоставления информации или фиксации фактов, например, протоколы, акты, докладные записки, предложения, служебные записки и объяснительные. Их составление и оформление регламентируется определенными правилами 12, с. 56.
Письмо – это форма служебной переписки, включающая различные типы, такие как сопроводительные письма, письма-просьбы, письма-запросы, письма-ответы, письма-сообщения, информационные письма, письма-приглашения и другие.
К документам, передаваемым по каналам связи, относятся, например, телеграммы, телексы, факсограммы, телефонограммы и электронные письма.
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства 1. Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» направлен на обеспечение использования государственного языка РФ на всей территории России, обеспечение права граждан РФ на пользование государственным языком РФ, защиту и развитие языковой культуры. В законе также закреплены нормы по обязательному использованию государственного языка по ведению делопроизводства 2.
Постановление Правительства РФ № 1268 от 27.12.1995: согласно данному постановлению, печати и бланки с изображением Государственного герба РФ могут изготавливаться только теми полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, которые имеют подтвержденную квалификацию и обладают необходимым оборудованием и технологиями для обеспечения высокого качества такой продукции. Заказывать изготовление гербовых печатей и бланков могут федеральные и иные государственные органы, организации и учреждения, а также любые организации, наделенные государственно-властными полномочиями, независимо от их формы собственности.
Федеральный закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» определяет правила использования электронных подписей в различных сферах, включая гражданские сделки, предоставление государственных и муниципальных услуг, исполнение государственных функций и другие юридически значимые действия. Закон содержит определения ключевых понятий, таких как «электронная подпись», «ключ электронной подписи», «удостоверяющий центр» и т.д. В нем также подробно описаны различные виды электронных подписей: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Закон устанавливает, при каких условиях электронные документы, подписанные электронной подписью, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные документы с собственноручной подписью.