Документирование хозяйственных операций и ведение бухгалтерского учета активов организации

Документирование хозяйственных операций – это процесс первичной регистрации совершенных фактов деятельности организации и начальный этап ведения бухгалтерского учета. На латыни «документ» означает: доказательство, свидетельство. Каждая экономическая операция оформляется документом – письменным свидетельством, подтверждающим ее совершение и делающим ее юридически законной и оправданной. Благодаря составленному документу фиксируются дата, время, место проведения операции, факт деятельности и лица, ответственные за нее .
Первичными бухгалтерскими документами являются все носители данных, на которых регистрируется хозяйственная операция. Согласно установленным требованиям, документ выдается в ходе операции или сразу после нее: дата документа не может хронологически предшествовать дате фактического совершения факта хозяйственной деятельности. Документация является неотъемлемой частью бухгалтерского учета, где все записи ведутся только на основании надлежащим образом составленных и подписанных первичных документов.
Для документирования хозяйственных операций и ведения бухгалтерского учета используются как типовые бланки Госкомстата, так и ведомственные бланки, а также самостоятельно разработанные бланки, утвержденные приказом по бухгалтерской политике предприятия. Важное условие - первичные документы должны содержать обязательную информацию в соответствии с требованиями ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ от 06.12.2011 г. :
 наименование и дата создания первичного документа;
 название организации, создавшей форму;
 описание экономического процесса, его краткое изложение;
 измерительные приборы для количественных и денежных операций;
 должности лиц, проводивших операцию, ответственные за ее оформление, их подписи с обязательной расшифровкой.
Помимо обязательных реквизитов, допускается дополнять первичные документы дополнительными параметрами, объясняющими факт ведения бизнеса.
Формы создаются на бумаге, и для их разработки чаще всего используется программное обеспечение. При составлении документа в электронном виде копия документа одновременно готовится к подписанию. Носители машинной памяти должны обеспечивать возможность распечатки форм в любое время. Бухгалтерские документы заполняются разборчиво и тщательно, денежные суммы всегда прописываются цифрами и прописью, чтобы избежать ошибок . Часто на печатном документе не запрещено писать от руки все показатели, т.к. в любом случае документ заверяется подписями лиц, ответственных за его составление, круг которых утверждается руководителем по предварительной договоренности с главным бухгалтером.
Документирование хозяйственных операций в бухгалтерском учете в России, составление бухгалтерских регистров и отчетности осуществляется на русском языке. В случае иностранного участия в компаниях допускается подготовка документации также на иностранном языке, но в этом случае в документе должен присутствовать вспомогательный перевод на русский язык.
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Допускается внесение изменений в остальные бухгалтерские документы при наличии подписи, подтверждающей исправление. Неправильная запись зачеркивается, правильное значение указывается вверху, а исправление подтверждается подписью лица, ответственного за операцию .
Процесс перемещения документов по всем инстанциям с момента их выписки до передачи в архив называется документооборотом. Организации необходимо разработать график рабочего процесса, который позволит им отслеживать хронологическое перемещение документов. По словам директора компании, график разрабатывается и контролируется Главным бухгалтером. Как правило, это выглядит в виде схемы, таблицы или списка отделов, в которых указаны сроки прохождения документов. Каждому участнику документооборота вручается выписка из расписания и перечисляются документы, относящиеся к его сфере ответственности.
Все полученные документы тщательно проверяются на наличие:
 обязательная информация (в соответствии с Законом № 402-ФЗ);
 читабельность и четкость заполнения;
 подписи ответственных сотрудников;
 правильность арифметических расчетов;
 законность совершенной операции.
Затем все документы проходят бухгалтерскую обработку, в том числе:
 налогообложение: в каждой форме должна быть указана денежная оценка совершенной транзакции;
 группировка: формы сгруппированы по разделам счетов, выбраны однородные документы для учета общей суммы;
 разметка: счета и их корреспонденция включаются в каждую транзакцию для отражения в счетах синтетического и аналитического учета.
Все бухгалтерские документы должны храниться в компании в течение времени, установленного законом. Законы и постановления Министерства культуры России от 25.08.2010 № 558 содержат основные сроки хранения всех документов, возникающих в ходе деятельности компаний. Первичные реестры и отчетность хранятся не менее 5 лет после отчетного года (ст. 29 Закона №402-ФЗ). Сохраняется такое же количество доверенностей, выданных филиалам, и таможенных деклараций. Личные документы компании хранятся до 2003 года более 75 лет, составленные после 01.01.2003 - 50 лет (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 №558).