Разработка ИС для обработки документов коммерческого предприятия.

В современных условиях с развитием информационных и коммуникационных систем появляется множество возможностей внедрения программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов. Использование систем автоматизации позволяет повысить эффективность деятельности различных подразделений организаций, обеспечить инструментарием для аналитической работы, обмена документацией, системами поддержки платежных операций, справочными программными продуктами.
В данной работе проведена программная реализация информационной системы для автоматизации технологии работы с документами для ООО «Люксал». Актуальность тематики автоматизации технологий документооборота обусловлена тем, что использование информационных систем в деятельности служб делопроизводства позволяет проводить мониторинг сроков и качества отработки документов, обеспечивает возможности поиска данных о реквизитах документов, истории их отработки, а также информации об отправителях, содержании и типе корреспонденции.
Целью данной работы является создание информационной системы для автоматизации технологии обработки документов в условиях ООО «Люксал».
Задачи работы:
 изучение организационной структуры и профиля деятельности ООО «Люксал»;
 анализ бизнес-процессов работы с документами, определение недостатков существующей технологии работы специалистов;
 обзор рынка программных средств автоматизации документооборота, выбор способа приобретения ПО;
 создание реляционной модели для автоматизации задач документооборота;
 описание возможностей программного продукта, разработанного в рамках данной работы.
Объект исследования: деятельность ООО «Люксал».
Предмет исследования: автоматизация технологии документооборота ООО «Люксал».

 
1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ ДЛЯ РАЗРАБОТКИ ПО
1.1 Общая характеристика ООО «Люксал»

В рамках данной работы проведен анализ деятельности компании ООО «Люксал», деятельность которой связана с предоставлением услуг сервисного обслуживания и ремонта компьютерного оборудования.
Цель компании: получение прибыли за счет оказания услуг сервисного обслуживания и ремонта компьютерного оборудования.
Конкурентные преимущества ООО «Люксал» связаны с:
 наличием современного оборудования для проведения диагностики и ремонта компьютерной техники;
 наличием партнерских соглашений с поставщиками запасных частей и материалов;
 наличием сервисов онлайн обслуживания клиентов;
 высокое качество выполняемых работ;
 наличие точек обслуживания клиентов;
 наличие корпоративных клиентов;
 предоставление дополнительных услуг.
В рамках данной работы проведён анализ организационной структуры регионального представительства компании ООО «Люксал», схема которой приведена на рисунке 1.

Рисунок 1 - Организационная структура управления ООО «Люксал»
Организационная структура фирмы ООО «Люксал» - линейная. ‬
- нижний уровень подчиняется линейно руководителю верхнего уровня;
- конкретные функции управления выполняются директором;
- четко выражена иерархия.
Техническая архитектура ООО «Люксал» основана на использовании локальной сети, обеспечивающей возможности доступа к файловым ресурсам, содержащим материалы, используемые в работе по поддержке функциональности информационных сервисов телекоммуникационной компании, а также работы обеспечивающих подразделений.

1.2. Анализ бизнес-процессов предприятия

В условиях исследуемой компании технологии документооборота включают: работу с документами в рамках работы с абонентами и обеспечивающих процессов, что предполагает обмен документами в рамках пересылки личных дел, запросов справок, работы с отчетностью по предоставлению услуг ремонта и сервисного обслуживания компьютерной техники, работу с платежными документами, технологию документооборота, предполагающая учет данных по входящим документам, запросам и обращениям, их регистрацию в общем отделе с последующей отработкой сотрудниками и передачей информации в архив. Данный сегмент документооборота в настоящее время не автоматизирован и предполагается в рамках данной работы как предмет автоматизации.
На рисунке 2 показана контекстная диаграмма технологии обработки документов, на которой отображаются входные и результатные информационные потоки, механизмы и управляющие воздействия.