Виды информационных документов архива и их назначение (на примере конкретного архива)

Наличие качественного и необходимого правового обеспечения, используемого в деятельности архивных организаций вне зависимости от форм собственности, оказывает благоприятное влияние на функционирование архивных учреждений.
В процессе осуществления своей деятельности архивные организации применяют те законодательные акты, которые имеют непосредственное отношение к архивному делу, основным из которых являются приказы Росархива.
Одним из таких является специально разработаны «Основные правила работы ведомственных архивов в РФ», в целях достижения наиболее эффективной организации архивного дела.
Установление данных правил является обязательным абсолютно для всех организаций и учреждений, сформированные документы которых, поступают в государственный архив на специальное хранение.
Основным федеральным законом, содержащим полное и детальное описание деятельности и функционирования архивного дела, является 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ. Данный закон определяет порядок и устанавливает определенные правила по хранению, учету и использованию документов, вне зависимости от того, в каком месте и при каких условиях они были созданы. Такое положение обязывает все организации выполнять требования данного закона.[2]
Федеральный закон также определяет основные понятия видов документов, хранящихся в архиве, а обеспечение контроля по исполнению установленных правил возлагается на государство.
Закон характеризует наличие документов, хранящихся в архивах, не являющихся государственной собственностью, относятся к частному имуществу. Такие документы отправляются в архив на основании проведения экспертизы ценности таких документов и заключенного договора, между архивным фондом и самим собственником.
Федеральный закон возлагает на государственные органы обязательства по созданию архивов, а организации и граждане формируют архивы, в целях обеспечения сохранности тех документов, которые были созданы в процессе деятельности.
Закон также обязывает органы государственной власти, а также различные организации и юридические лица обеспечивать сохранность и создавать условия для хранения архивных документов в установленный законом срок. Установление срока, необходимо для проведения отбора более ценных документов по длительному хранению и тех документов, которые подходят к окончанию срока и осуществления уничтожения документов.
Правовое регулирование архивного дела, также осуществляет ГК РФ, в рамках правоотношений, возникающих при заключении гражданско – правового договора, между архивными организациями и собственниками архивных документов, либо иных культурных ценностей. Следовательно, архивные организации не имеют право использовать и применять архивные документы без согласования с собственником этих документов.[5]
Федеральный закон, регламентирующий архивную деятельность устанавливает правила в отношении всех необходимых действий с архивными документами, содержащимися не только в государственном архиве, но и тех, которые комплектуют и оформляют в различных организациях.
Целями деятельности Архива являются:
1. Обеспечение необходимого хранения всех поступающих документов, имеющих информационный ресурс и большую значимость для их сохранности.
2. Ведение должного учета архивных документов в самом фонде, имеющих прямое отношение не только к самому фонду, но и поступающих с других организаций документы.
3. Обеспечение формирования всех документов имеющихся и поступающих в архив по их видам и категориям.
4. Осуществление необходимого использования другими лицами, организациями и органами государственной власти архивных документов.
5. Регулярное введение научной и исследовательской работы во всех направлениях, имеющих отношение к архивному делу.[19.300]
Особенностью хранения документов в архиве является то, что те документы, которые сформированы и относятся к составу архивного фонда, осуществляются на бесплатной основе. Оплата происходит только в том случае, ели некоторые документы направляются в архивный фонд для временного хранения и на условиях заключенного договора, содержащие в себе возможность наравне с хранением таких документов, их использование.
Регулирование архивного дела осуществляется не только теми правовыми актами, которые непосредственно связаны с организацией архива, но и многими другими, например ФЗ «Об информации и информационных технологиях», который содержит в себе понимание того, что любой архивный документ, как и все важные и ценные, отражает информационный ресурс и обуславливает требования по соблюдению информационной безопасности таких документов.[3]
В этом же законе установлено, что документационное оформление информации осуществляется специально уполномоченными лицами, назначенными ответственными за организацию делопроизводства. При этом данный закон обязывает в предоставлении документационного оформленной информации тем государственным органам, которые осуществляют прямую деятельность, связанную с информационными ресурсами.
Выполнение таких функций осуществляют государственные и муниципальные архивы, деятельность которых непосредственно связаны с формированием и хранением архивных документов.
Следующим документом, являющимся наиболее важным в архивном деле необходимо определить Основные правила работы государственных архивов, которые полностью устанавливают новую правовую базу в отношении деятельности государственных архивов с учетом имеющихся форм собственности архивных документов, разница между которыми, существенно влияет на процесс организации и работы с ними. [22. 250]
Значительным фактором, является усиление универсального характера этих Правил, а также установленных требования в отношении норм, в зависимости от направления, объема и вида документов, архивных организаций.
Помимо указанных документов, также важным является Основные правила работы архивов организаций, основа которых определена на основании нормативной базы в сфере информации и документационных правил, направленных на функционирование системы архивных технологий и различных технических средств, в процессе работы с документами. Данные правила распространяются на все организации и в отношении тех документов, которые относятся к государственной собственности.
Таким образом, на сегодняшний день существует достаточно большая и сильная нормативная база, регламентирующая деятельность архивных организаций, которая оказывает значительное влияние на организацию работы архивов. При этом на сегодняшний день происходит постоянная переработка действующих нормативно – правовых актов Федеральным агентством, вносятся изменения и создаются новые. [15]