Инвентаризация, порядок ее проведения и отображение результатов

Инвентаризация - это метод бухгалтерского учета, при котором проводится проверка на соответствие фактического наличия актива или обязательства (товарно-материальных ценностей, денежных средств и т.д.) на определенную дату, с последующим документальным подтверждением. Инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учета позволяет через проверку в натуре материальных ценностей, денежных средств и финансовых обязательств выявить их фактическое состояние. Она или подтверждает данные бухгалтерского учета, или выявляет неучтенные ценности и допущенные потери, хищения, недостачи. При помощи инвентаризации также контролируется сохранность материальных ценностей и денежных средств, проверяется полнота и достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности.
К нормативно-правовым документам, которые прямо или косвенно оказывают влияние на проведение инвентаризации относятся:
• Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» от 6 декабря 2011 года - ст. 11 настоящего закона устанавливает для предприятий обязанность проведения инвентаризации и права, связанные с определением порядка проведения проверки, за исключением случаев, когда она является обязательной.
• Приказ Минфина от 29 июля 1998 года № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности» — предписывает базовые правила организации бухучёта и составления бухотчётности для юридических лиц.
• Постановление Госкомстата от 18 августа 1998 года № 88 — утверждает унифицированные формы первичных учётных документов по кассовым операциям и результатам проверок.
• Приказ Минфина от 13 июня 1995 года № 49 — утверждает Методические указания по инвентаризации (действителен до 1 апреля 2025 года)
• Приказ Минфина от 13 января 2023 № 4н — новый приказ о проведении инвентаризации, утверждающий ФСБУ 28/2023 (документ уже вступил в силу, но обязательному применению подлежит только с апреля 2025 года).
С 1 апреля 2025 года утрачивают силу Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств и основным регламентирующим документом будет новый стандарт бухгалтерского учёта ФСБУ 28/2023. Новый стандарт будет обязателен для всех организаций коммерческого типа, независимо от применяемой системы налогообложения и масштабов бизнеса.
Принципиальных отличий у нового стандарта два:
• не распространяется на бюджетную сферу;
• предусмотрен также для предпринимателей, которые ведут бухгалтерский учёт.
Индивидуальные предприниматели, занимающиеся торговлей, могут в добровольном порядке обращаться к положениям ФСБУ для обеспечения сохранности товаров. Если в ходе проверки, проведённой в соответствии с требованиями федерального стандарта, будут выявлены расхождения, эти результаты могут послужить доказательством вины материально-ответственного лица в случае судебного разбирательства.
ФСБУ регулирует только общие черты процесса инвентаризации. В зависимости от специфики бизнеса, необходимо уделить внимание внутренним регламентирующим документам. В учетной политике компании необходимо утвердить, как порядок проведения инвентаризаций, так и формы сопутствующих документов.
Еще один важный документ – приказ о проведении инвентаризации – составляется непосредственно перед каждой проверкой. В нем прописываются основания и сроки проведения, объекты, подлежащие проверки, указываются материально-ответственные лица и члены комиссии.
По желанию предприятия может добавить в свой регламент дополнительные документы:
• Положение о проведении инвентаризаций - это может быть подробная дорожная карта, разъясняющая последовательность действий участников инвентаризации, а также какие-то особые условия и особенности, не упомянутые в учетной политике;
• План или график предстоящих инвентаризаций - документ, составляемый обычно на год вперёд и утверждающий сроки проведения проверок с учётом отпусков ответственных лиц;
• Приказ о создании постоянной инвентаризационной комиссии - если в течение года планируется много проверок, есть смысл подобрать постоянный состав комиссии и прописать имена всех её членов в отдельном приказе.
Инвентаризация по охвату имущества делится на полную и частичную.
По основаниям проведения различают:
- плановую инвентаризацию;
- внеплановую (внезапную) инвентаризацию.
Плановые инвентаризации - это годовая и проводимая в соответствии с утверждённым графиком. Все остальные считаются внеплановыми или внезапными.
Обязательным проведение инвентаризации считается в следующих случаях:
- перед составлением бухгалтерской отчетности по итогам года (кроме имущества, которое инвентаризировали после 01 октября отчетного года, оно не подлежит повторному пересчету);
- в случае сдачи имущества в аренду, продаже третьим лицам;
- при реорганизации хозяйствующего субъекта в любой форме;
- в случае смены материально-ответственного лица (МОЛ) – увольнении, переходе на другую должность;
- при выявлении фактов хищения имущества, его порчи или злоупотребления;
- в случаях возникновения форс мажорных обстоятельств природного характера, а именно пожаров, стихийных бедствий, иных чрезвычайных ситуаций;
- виных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
Далее перейдем к основным характеристикам инвентаризации как метода бухгалтерского учета.
В качестве объектов инвентаризации выделяют следующие группы:
- активы;
- обязательства;
- источники возникновения активов и обязательств;
- объекты бухгалтерского учета, отражаемые на забалансовых счетах;
- не учтенное на отчетную дату имущество, права на него, финансовые обязательства.
К способам определения фактического наличия относят традиционные (пересчёт и перевес), а также альтернативные (фото- и видео фиксация).
На практике используют два способа инвентаризационного учета: ручной и автоматизированный.
В случае проведения подсчета ручным способом, члены комиссии заполняют фактической наличие предметов инвентаризации в базе данных вручную. При обширной номенклатуре, это трудоемкая и продолжительная по времени процедура, требующая большого количества участников. При использовании данного способа высок риск ошибки и повторного пересчета, поэтому проводить инвентаризацию вручную приемлемо при выборочной проверке небольшого числа запасов.
При автоматизированном способе инвентаризации пересчет производится по ID номеру с помощью программного обеспечения, терминала сбора данных. Когда объект приходуется на склад, он проходит первичную инвентаризацию. На объект наносят метку, к ней привязывают данные об объекте. В дальнейшем при инвентаризационном переучете данные считываются с меток посредством электронных устройств.
Итоги инвентаризации можно квалифицировать согласно следующих категорий:
- объекты, оказавшиеся в излишке;
- утраченные или испорченные объекты в силу естественных причин;
- объекты, утраченные или испорченные в силу субъективных причин;
- пересортица активов.
Таким образом, инвентаризация, как процедура сличения фактических остатков с данными бухгалтерского учета - это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств. Ее основной результат - выявление расхождений или их отсутствия.