Нормативно-методические и правовые основы учета архивных документов

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования. Государственный учёт документов – это система учета документов архивного фонда Российской Федерации в масштабе субъекта российской федерации и федеральном масштабе, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.
Государственный учёт документов ведётся с целью осуществления контроля за сохранностью документов и удовлетворения потребностей государства, общества и граждан в информации об объеме, составе, содержании и месте их хранения.
В России осуществляется централизованный государственный учет документов Архивного фонда РФ в масштабе всей страны, основанный на наличии в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.
Цель исследования – изучить и проанализировать нормативно-методические и правовые основы учета архивных документов.
Задачи исследования:
1) изучить нормативно-методические и правовые основы учета архивных документов;
2) провести анализ ведения учетных документов в муниципальном архиве.
Объект исследования – архивные документы муниципального архива.
Предмет исследования – нормативно-методические и правовые основы учета.
Работа по структуре состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников.


1 НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ И ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ УЧЕТА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1.1 Роль учета документов АФ РФ

Архивное дело – деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Государственный архив – «федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации (далее – федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации (далее – государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов».
Учет документов - это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах. На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу документов учет обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов, контроля за их наличием и состоянием на основе единого методического обеспечения .
Учет документов строится на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности. Указанные принципы реализуются на основе:
- установления общих для всех хранилищ документов Архивного фонда Российской Федерации единиц учета;
- единства организации хранения и учета документов;
- сопоставимости учетных показателей;
- строгой регламентации и стабильности форм учетных документов и требований к их заполнению;
- оперативного внесения в установленные сроки во все учетные документы изменений об объеме и составе документов Архивного фонда Российской Федерации, отражающих их фактическое количество и состав.
Единица учета документов – документ, зарегистрированный в системе организации и включенный в состав дела.
Единицами учёта документов архива организации являются:
1. архивные фонды.
2. архивные коллекции.
3. единицы хранения (дела или отдельные документы).
Архив в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляет государственный учет документов и представляет в порядке, определенном Регламентом, учетные сведения в вышестоящий орган управления архивным делом для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации .
Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов и копии фонда пользования, описи дел и документов.
Учет производится путем присвоения документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

 
1.2 Принципы государственного учета архивных документов

Правила хранения, комплектования, учета кинофотофоно- и видеодокументов (аудиовизуальных) в цифровых форматах, электронных научно- технических, картографических, телеметрических документов, специализированных баз данных, информационных ресурсов официальных сайтов организаций в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», устанавливаются специальными нормативными правовыми актами:
- Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291; 2010, № 31, ст. 4196);
- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч. I), ст. 3448; 2010, № 31, ст. 4196; 2011, № 15, ст. 2038; 2011, № 30 (ч. 1), ст. 4600; 2012, № 31, ст. 4328);
- Федеральный закон от 09 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 7, ст. 776; 2011, № 29, ст. 4291);
- Федеральный закон от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 15, ст. 2036; 2011, № 27, ст. 3880; 2012, № 29, ст. 3988);
- Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060; 2011, № 37, ст. 5263);
- Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614; 2012, № 38, ст. 5102);
- Постановление Правительства Российской Федерации от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 38, ст. 5102);
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 №19 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, № 20; «Российская газета», 20.05.2009, № 89);
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2010, № 38; 2011, № 38);
- Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения (утверждены приказом Минкомсвязи России от 02.09.2011 № 221) («Российская газета», 21.11.2011 № 261);
- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76);
- Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности (утверждены приказом Росархива от 29.04.2011 № 32);
- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Процессы управления документами. Метаданные для документов;
- ГОСТ Р 53898-2010. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению.
- ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009. Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности.
- ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов.
- ISO 19005-1:2005. Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного сохранения. Часть 1: Использование формата PDF 1.4 (PDF/A-1) (Document management - Electronic document file format for long-term preservation – Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1).
Еще в 2004 году Федеральное архивное агентство издало специальный приказ. Согласно ему информация о необнаруженных, предположительно по причине хищения, документах архивного фонда РФ, которые имеют коллекционную ценность, обязательно направляется руководству Росархива. На основании таких сведений мы ведем базу данных «Необнаруженные документы государственных архивов Российской Федерации, имеющие коллекционную ценность». В настоящее время в нее внесено 647 дел. Копия этой базы данных имеется в распоряжении Департамента охраны культурного наследия Минкульта России. Если вдруг эти исторические ценности всплывут где-нибудь, то будут предприняты меры по их возвращению.
Оглядываясь на события более чем двадцатилетней давности, нельзя не отметить, что кардинальные изменения социально-экономических условий жизни страны, общественных приоритетов в начале 90-х годов прошлого века подвергли серьезным испытаниям архивную службу страны.
Но и в условиях системного экономического кризиса, масштабных и болезненных преобразований архивисты смогли не только избежать массовых утрат документов, принятых на постоянное хранение, сохранить Архивный фонд Российской Федерации, но и увеличить его информационный потенциал.
Это стало возможным, благодаря профессиональной ответственности и ежедневному труду архивистов, и, в первую очередь – главных хранителей фондов – наиболее квалифицированных и профессионально подготовленных специалистов в области обеспечения сохранности документов, возглавляющих соответствующие службы государственных архивов.
Именно главные хранители фондов федеральных архивов в декабре 1996 г. обратились к Президенту Российской Федерации с письмом о бедственном положении с сохранностью архивных фондов, после чего эта проблема дважды рассматривалась на заседаниях Президиума Правительства Российской Федерации (февраль 1997 г.) и Правительства Российской Федерации (ноябрь 1999 г.).
С 2001 г. – с начала реализации первой федеральной целевой программы «Культура России (2001–2005 годы)», составной частью которой явилась подпрограмма «Архивы России», в архивной отрасли появились тенденции перехода от стратегии выживания к стабилизации.