Отчет по практике по документоведению на тему ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ И АРХИВОВЕДЕНИЕ. преддипломная практика

Видами деятельность ООО Мегаполис выступают:
42.21 Строительство инженерных коммуникаций водоснабжения и канализации, газоснабжения
27.90 Производство прочего электрооборудования
28.29 Производство прочих машин и оборудования общего назначения, не включенных в другие группировки
41.20 Строительство жилых и нежилых зданий
43.11 Демонтаж и снос зданий
43.12 Подготовка строительной площадки
43.13 Разведочное бурение
43.21 Электромонтажные работы
43.22 Проведение сантехнических работ, монтаж систем отопления и кондиционирования
43.29 Прочие строительно-монтажные работы
43.31 Штукатурные работы
43.32 Столярные изделия из дерева
43.33 Работы по укладке напольных покрытий и обшивке стен
43.34 Производство малярных и стекольных работ
43.39 Производство прочих отделочных работ
43.91 Кровельные работы
43.99 Прочие специальные строительные работы, не включенные в другие группировки
46.73.1 Оптовая торговля древесным сырьем и необработанной древесиной
46.73.2 Оптовая торговля пиломатериалами
46.73.4 Оптовая торговля красками и лаками
46.73.5 Оптовая торговля листовым стеклом
46.73.6 Оптовая торговля прочими строительными материалами и изделиями
46.73.7 Оптовая торговля обоями
46.73.8 Оптовая торговля напольными покрытиями (кроме ковров)
46.74.1 Оптовая торговля скобяными изделиями
46.74.2 Оптовая торговля сантехническим и отопительным оборудованием и сантехнической арматурой
46.74.3 Оптовая торговля ручными инструментами
47.11 Розничная торговля преимущественно пищевыми продуктами, включая напитки, и табачными изделиями в неспециализированных магазинах
47.19 Прочая розничная торговля в неспециализированных магазинах
56.10 Ресторанная деятельность и услуги по доставке еды
77.11 Аренда легковых автомобилей и легковых транспортных средств
Далее рассмотрим информационную базу деятельности организации.
Система справочно-поисковых средств (система научно справочного аппарата) архивных документов представляет собой совокупность взаимосвязанных и взаимодополняющих архивных справочников по составу и содержанию архивных документов, созданных на единой методологической основе для поиска архивных документов и архивной информации. эффективное использование. Архивные справочники могут быть традиционными, т.е. на бумажном носителе, и автоматизированными, т.е. реализованными с использованием компьютерных технологий.
Основное назначение архивных справочников - быстро найти необходимую документальную информацию. Создание научно-справочного аппарата по архивным документам - это деятельность по предоставлению документальной информации гражданам, юридическим лицам и другим потребителям информации. При работе с информацией необходимо проводить различие между первичными источниками и вторичной документальной информацией.
Первичная документальная информация - это архивные документы, содержащие информацию об объективных явлениях и психической деятельности человека.
Вторичная документальная информация - это "информационная информация", то есть информация, содержащая описательную информацию о первичном источнике. Справочники и первичная документальная информация, то есть документы, вместе составляют информационную среду.

Задание 3. Документооборот и практика использования электронного документооборота в коммерческой организации
Определение системы электронного документооборота «СЭД – это электронная система, обеспечивающая строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий».
Существует наиболее эффективных направления использования электронных технологий в традиционном делопроизводстве:
1. подготовка документов с использованием электронных технологий, при помощи форм и бланков унифицированных документов;
2. электронная передача информации – используется для ускорения ее доставки потребителям с последующим выводом документов на бумагу;
3. электронная регистрация поступления документов на основе единых правил регистрации.
Ниже приводится схема процесса, которая рассматривает пример работы в СЭД-системе с входящими документами (регистрация, визирование, исполнение), поступающими в организацию по почте, факсу, электронной почте и подлежащие регистрации. Документ заносится в систему сразу при поступлении в организацию и далее «движется» в электронном виде, конечным пунктом выступает помещение в архив.


создан


зарегистрирован

на исполнение на контроль


исполнен снят с контроля


Схема 1. Типовой бизнес-процесс обработки входящих документов в СЭД

Что касается технологий электронного документооборота, то в их основе лежат технологии управления потоками информации (документов) docflow и технология потоков управления работами workflow.
Технология docflow обеспечивает движение документа по маршруту, определяет условия и возможности его перемещения, а технология workflow, как уже известно, обеспечивает последовательность движения документа.
Кроме выше перечисленных, в СЭД применяются и другие технологии, связанные с обработкой и преобразованием документов.
Технологии хранения электронных документов. Атрибуты электронного документа (из которых он же и состоит), как правило, хранятся в таблицах базы данных. Как правило, доступ к такому файлу предоставляется пользователям через систему управления правами доступа СЭД. Прочий доступ к файлу закрыт.