Отчет по практике по архивоведению на тему Производственная практика ЧПОУ Финансово-экономический колледж

Введение
Проведение производственной практики способствует формированию у студентов как общих, так и профессиональных навыков, а также приобретению практического опыта в своей специальности. Организация практики осуществляется в соответствии с документами, утвержденными Министерством науки и высшего образования Российской Федерации и Министерством просвещения Российской Федерации, включая Приказ от 05 августа 2020 года № 885/390 «О практической подготовке обучающихся» и Порядок организации практической подготовки обучающихся от 22.09.2020 года № 03/20-21, утвержденный приказом директора ЧПОУ «Финансово-экономический колледж» от 22.09.2020 года № ОД-07/2. Профессиональный модуль ПМ.03 "Выполнение работ по одной или нескольким профессиям рабочих, должностям служащих (Архивариус)" включает в себя освоение следующих профессиональных навыков:
- ПК 3.1: Подготовка дел к передаче на архивное хранение и организация работы экспертной комиссии.
- ПК 3.2: Обеспечение сохранности документов в архиве.
 
Основная часть
Практика проходила в ИК-26 ГУФСИН России по Свердловской области в г. Тавде.
По результатам практики были даны результаты на поставленные задачи.
В ИК-26 ГУФСИН России по Свердловской области в г. Тавде составляются описи дел регулярно.
Оформление дел в соответствии с правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях определяется приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 526. Дела организаций должны быть оформлены при их открытии и по окончании делопроизводственного периода. Процесс оформления дел осуществляется работниками структурных подразделений, в которых эти дела формируются. В зависимости от сроков хранения дел проводится либо полное, либо частичное оформление. Частичное оформление применяется ко всем делам при их открытии. Полное оформление требуется для дел постоянного хранения и дел временного хранения (более 10 лет) после завершения делопроизводства. При частичном оформлении дела при открытии в делопроизводстве осуществляется оформление обложки дела в соответствии с номенклатурой. На обложке дела должны быть указаны: наименование вышестоящей организации, наименование самой организации, наименование структурного подразделения или функции, индекс дела по номенклатуре, заголовок дела, год открытия дела и срок его хранения. Полное оформление включает в себя подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление внутренней описи документов, составление листа-заверителя и дополнительное оформление обложки дела. Для полного оформления подшиваемые дела должны иметь не менее четырех проколов и быть удобочитаемыми. Документы на формате А4 в альбомной ориентации подшиваются слева и складываются. При подготовке к подшивке металлические принадлежности удаляются.
Материалы постоянного хранения, включающие документы особой научно-исторической, художественной или иной ценности, а также нестандартные документы (например, чертежи, рукописи и прочее), хранятся в папках с тремя клапанами и завязками или в картонных футлярах.
Листы в деле, за исключением листа-заверителя и листов внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами черным графитным карандашом в правом верхнем углу. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Нумерация листов каждого тома дела осуществляется индивидуально.
Сложенный лист необходимо развернуть и произвести нумерацию в правом верхнем углу. Лист любого формата, который подшит только по одному краю, считается одним листом. Если лист сложен пополам и подшит посередине, он нумеруется как два листа.
Чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, являющиеся самостоятельным листом в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Лист, на котором находятся прикрепленные документы (например, фотографии, вырезки, выписки и т.п.), нумеруется как один лист. Документы, прикрепленные только одним краем, нумеруются отдельно.
Документы, которые невозможно подшить в дело, помещаются в конверт, который затем подшивается в дело. Вложения нумеруются отдельно от конвертов: сначала нумеруется конверт, затем каждое вложение в конверте получает последовательный номер.
Документы, подшитые в дело и имеющие собственную нумерацию листов (включая печатные издания), нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация сохраняется, если документ с ней представляет собой отдельное дело.
В случае обнаружения значительного количества ошибок в нумерации листов дела, проводится перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом проставляется новый номер листа. При незначительных ошибках в нумерации используются литерные обозначения листов.
Образцы оформления внутренней описи, листа-заверителя и обложки дела приведены в приложении 1.
В последние годы в Учреждении исполнения наказаний-26 Главного управления Федеральной службы исполнения наказаний России по Свердловской области в городе Тавда произошли значительные изменения в двух основных аспектах. В прошлом компьютеры использовались исключительно для создания управленческих документов, т.е. в качестве более совершенной замены пишущей машинке. Однако сейчас внедряются комплексные технологии, основанные на использовании электронных документов и обмене информацией в электронном формате. Это способствует переходу от использования отдельных документов на бумажных носителях к широкому применению электронных документов.
В настоящее время подготовка документов осуществляется на персональных компьютерах, и дальнейшее расширение использования электронных документов невозможно без участия в процессах электронного документооборота. Все процессы обработки документов централизованы в отделе делопроизводства. Сотрудники отдела подготавливают материалы для совещаний с руководством, осуществляют документацию совещаний, фиксируют принятые решения, разрабатывают проекты приказов и предложений, разработанные структурными подразделениями и другие задачи. Отдел также занимается обработкой входящей корреспонденции, жалоб граждан и контролирует движение документов.
Отдел делопроизводства также отвечает за прием, учет, хранение и использование завершенных дел, контролирует правильность оформления деловой документации и подготавливает дела для передачи в государственный архив. Все поступающие, отправляемые и внутренние документы регистрируются в учреждении. Документы в Учреждении исполнения наказаний-26 Главного управления Федеральной службы исполнения наказаний России по Свердловской области в городе Тавде оформляются на специальных бланках с обязательными реквизитами, установленными в определенном порядке. Существуют различные виды бланков, такие как бланк приказа , бланк распоряжения, бланк письма. Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5 в соответствии с ГОСТ 9327-60 "Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы".
Помимо этого, для оптимизации работы отдела необходимо обратить внимание на автоматизированные системы управления. Основная цель таких систем заключается в внедрении электронного документооборота с возможностью коллективной работы над различными документами.
Основные задачи внедрения программного комплекса включают в себя повышение производительности сотрудников за счет полной автоматизации всех аспектов работы - от первичной регистрации информации и внутреннего документооборота до оптимизации хозяйственной деятельности организации. На рынке информационных продуктов представлено множество подобных систем.
Анализ бланков организации показал соответстветсвие с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Инструкция по организации делопроизводства является ключевым документом, устанавливающим общие принципы организации работы с документами в организации. Она определяет ответственность за ведение делопроизводства, функции и структуру делопроизводственного подразделения, требования к оформлению служебных документов, процедуру приема и отправки корреспонденции, регистрации, исполнения и контроля за выполнением документов, а также процесс формирования и оформления дел для передачи их в архив учреждения.
Контроль исполнения документов в ИК-26 ГУФСИН России по Свердловской области в г. Тавде, включает следующие шаги:
- постановку на контроль;
- проверку своевременной передачи документа или поручения исполнителю;
- контроль хода выполнения;
- учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов;
- создание информационно-аналитической базы данных;
- информирование руководства.
При регистрации входящего документа, подлежащего контролю, в канцелярии делается пометка "ОСОБЫЙ КОНТРОЛЬ" или "КОНТРОЛЬ", указывается срок исполнения, после чего документы передаются в соответствующие подразделения. Поручения, содержащиеся в распорядительных документах, заполняется регистрационно-контрольная карточка на бумажном носителе с указанием исполнителей и сроков исполнения.
Контроль включает в себя еженедельные напоминания подразделениям о сроках исполнения документов, истекающих в предстоящую неделю, а также еженедельные сводки о просрочках, которые предоставляются в двух экземплярах. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа и передает его на тиражирование. При рассылке документа более чем в четыре адреса, исполнитель составляет список рассылки.
По завершении исполнения документов в ИК-26 ГУФСИН России по Свердловской области в г. Тавде они исключаются из контроля. Лицо, ответственное за это, ставит отметку "В дело: подпись и дата" на самих документах. Процедура снятия документов с контроля осуществляется только после полного решения всех вопросов, содержащихся в них, и уведомления об этом всех заинтересованных сторон и организаций.