Отчет по практике по документоведению на тему ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ И НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ НА ПРИМЕРЕ МУНИЦИПАЛЬНОЕ КАЗЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «СЛУЖБА БЛАГОУСТРОЙСТВА ГОРОДСКОГО ОКРУГА, ЗАТО УРАЛЬСКИЙ».

3. Телефонное обслуживание, в которые входят следующие функциональные обязанности:
 Фильтрация телефонных звонков, адресованных руководителю.
 Запись телефонных сообщений в отсутствие руководителя.
 Переадресовка телефонных звонков компетентным специалистам.
 Составление и постоянное обновление внутреннего телефонного справочника отделов и должностных лиц фирмы.
 Составление и постоянное обновление телефонного справочника организаций и лиц, с которыми поддерживаются регулярные телефонные контакты.
Основное время в течение рабочего дня у секретаря занимают телефонные переговоры. Умение правильно общаться по телефону повышает оперативность принятия решений, исключает необходимость в переписке, в поездке в другую организацию, а также экономит время.
Секретарь принимает все телефонные звонки, фильтрует и распределяет абонентов по сотрудникам фирмы. Секретарю важно иметь четкое представление о том, когда и по каким вопросам соединить абонента с руководителем.
Принимая телефонный звонок, секретарь незамедлительно снимает трубку, называет организацию, представляется и дает время представиться абоненту. Затем в вежливой форме выясняет вопрос, по которому звонит абонент, кто он и из какой организации. Зная распределение должностных обязанностей среди сотрудников, секретарь правильно переадресовает вызов работнику, компетентному в решении поставленного вопроса.
Когда секретарь переадресует вызов сотруднику фирмы, абоненту следует назвать фамилию, имя, отчество этого сотрудника, его должность и контактный телефон.
Если секретарь не можете в настоящий момент сообщить абоненту нужную информацию, абоненту называется точное время, когда он может перезвонить.
Перед тем как соединить руководителя с абонентом, секретарь называет руководителю, фамилию, имя, отчество абонента, организацию и должность, а так же вопрос по которому он звонит. Если секретарь вел запись предварительной беседы, то можно положить ее перед руководителем или изложить устно суть вопроса.
Технических секретарь придерживается следующих правил ведения телефонных переговоров это:
 быть корректным и вежливым;
 употреблять вежливые формы общения;
 говорить доброжелательным тоном;
 говорить только по существу и о самом главном.
Не допускается:
 передавать информацию, имеющую конфиденциальный характер;
 занимать служебный телефон по личным вопросам.
В случаях, когда звонит секретарь, ему необходимо:
Подготовить все необходимые данные, которые могут потребоваться по ходу разговора, уточнить фамилию, имя, должность нужного абонента.
Набрав номер абонента, следует назвать себя, свою организацию и фамилию нужного сотрудника. Во время международного телефонного разговора уточняется город, из которого звонят.
Если разговор должен вести руководитель, телефонный вызов переключается на его аппарат с предварительным уведомлением человека на другом конце провода о переключении и о том, кто с ним будет разговаривать.
В ходе проведенного анализа на практике было установлено, что у технического секретаря нет телефонных бланков, всю оперативную информацию, которая поступила по телефону, секретарь не записывает, а просто запоминает, либо записывает на различных бумагах для записей.
Также на практике были отмечены некоторые отрицательные моменты по ведению телефонных переговоров.
На основании всего вышеизложенного можно сделать следующие выводы. Организационное обеспечение генерального директора осуществляется с помощью двух секретарей: секретаря приемной и технического секретарь. Между ними произведено функциональное разделение труда и ответственность по тем или иным направления. Секретарь приемной отвечает за проведение переговоров, командировок, информационное обеспечение, за контроль поручений генерального директора. Технический секретарь в большей степени отвечает за техническое обслуживание, а также за проведение приема посетителей, телефонных переговоров. Так, автором данной работы были выявлены отрицательные стороны при проведении телефонных переговоров.
Важнейшая функция секретаря – оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени.
1.Расположение рабочего места должно позволять видеть всех входящих и выходящих в приемную. Организация рабочего места секретаря руководителя формируется исходя из анализа содержания его деятельности, требований эргономики, гигиены и психофизиологии и направлена на проектирование оптимальной организации рабочего места. А также с оснащения рабочего места секретаря мебелью (стол, подъёмно-поворотный стул, вспомогательный стол для оргтехники, шкаф для хранения документации, сейф, стулья для посетителей) или подставка специальным оборудованием, а также канцелярские принадлежности.
2. Освещенность рабочего места, оптимальный температурно-влажностный режим в помещении, продуманную цветовую гамму в оформлении помещений, удобную мебель, отвечающую требованиям эргономики, и т.д.