Отчет по практике по документационному обеспечению на тему ПМ.02 Организация архивной работы по документам организаций различных форм собственности

Упорядочение документов включает в себя комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения.
Перечень работ при упорядочении документов:
 экспертиза ценности документов. Изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
Этапы экспертизы ценности документов:
1. формирование экспертной комиссии;
2. создание номенклатуры дел;
3. оценка срока хранения документов и выделение документов к уничтожению;
4. подготовка документов для передачи в ведомственный архив или на постоянное государственное хранение.
 систематизация документов и отбор.
Этапы систематизации и отбора документов (после проведения экспертизы ценности):
1. отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив организации;
2. отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно), подлежащих хранению в структурных подразделениях;
3. отбор документов, сроки хранения которых истекли, для выделения к уничтожению;
4. проверка правильности формирования дел;
5. изымание дублетных экземпляров, черновиков, незаверенных копий документов и документов с временными сроками хранения.
 формирование дел: группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;
 полное оформление дел: изъятие файлов-вкладышей, металлических скоб, скрепок, стикеров, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление внутренней описи документов дела, оформление обложки дела, подшивку или переплет дела;
 составление описи дел;
 подготовка исторической справки.
Итоговые документы по результатам упорядочения и передачи документов в архив представлены Приложениях 1, 2 и 3.
Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение [13].
Описание архивных документов - структурированное изложение сведений о содержании и составе документов в архивных справочниках [14].
Опись дел, документов - справочник и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.
Опись дел, документов в электронной форме – электронный архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и автоматизированного электронного учета архивных фондов [15].

3. Основные понятия
Архивный справочник - справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов [16].
Информационная деятельность архива - организация использования архивных документов и создание архивных справочников [17].
Использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан [18].
Учетный документ - документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета [19].
 
Тема 4. Обеспечение сохранности документа
1. Основные нормативные документы, регламентирующие правила обеспечения сохранности архивных документов
Основные нормативные документы, регламентирующие правила обеспечения сохранности архивных документов:
 Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 13.12.2024). Основной нормативный акт, регулирующий вопросы использования, учета, комплектования и хранения документов Архивного фонда Российской Федерации;
 приказ Росархива от 02.03.2020 №24 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» (ред. от 26.09.2022);
 Приказ Росархива от 15.06.2020 №69 «Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов». (ред. от 15.06.2020). Предназначен для использования при создании систем электронного документооборота и систем хранения электронных документов, а также для оценки функциональных возможностей уже применяемых систем с целью их развития;
 Приказ Росархива от 31.07.2023 №77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (ред. от 31.07.2023). Определяет порядок и требования к организации использования, учета, комплектования и хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, документов постоянного и временного сроков хранения, в том числе документов личного происхождения, документов по личному составу;
 Постановление Правительства Российской Федерации от 27.12.2006 №808 «Об утверждении перечня федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности» (ред. от 29.01.2025). Утверждает перечень органов и организаций, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации, и обязанность заключения с Федеральным архивным агентством договоров о сроках и условиях хранения и использования этих документов.

2. Нормативные режимы хранения документов
Температурно-влажностный режим :
 в помещениях хранилищ, которые оборудованы системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный ТВР: для бумажных документов - температура 17-190С и относительная влажность воздуха 50-55%; для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15-200С и 50-65%; для пленочных материалов - черно-белых (150С и 40-55%) и цветных (2 - 50С и 40-55%).
 контрольно-измерительные приборы размещают в основном проходе на стеллаже, вдали от вентиляционных и отопительных систем. В регистрационном журнале фиксируются показания приборов.
 резкие колебания влажности и температуры в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования увлажнения воздуха или средств осушения. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80-90% должны быть предприняты меры по нормализации климатических условий;
 ТВР в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: при нарушениях режима хранения – один раз в день, в помещениях с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю.
Световой режим:
 все виды работ с документами должны проводиться при технологически необходимых или ограниченных уровнях освещения, постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте;
 для искусственного освещения применяют лампы в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ допускается;
 естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах окраски стекол, жалюзи, штор, защитных фильтров, регуляторов светового потока, светорассеивателей. Для защиты документов применяют хранение в оберточной бумаге, на стеллажах закрытого типа, шкафах, в коробках, папках, переплетах;
 освещение в хранилищах может быть искусственным и естественным;
 уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на рабочих столах - 100 лк (люкс), на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20 - 50 лк (люкс).
Охранный режим :
 ОР распространяется также на помещения, в которых временно хранятся материальные ценности архива и архивные документы;
 ОР обеспечивается соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений; организацией системы охраны, сигнализации; выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты. Наружные двери архива и хранилищ должны быть оснащены прочными запорами и металлической облицовкой. На доступные извне окна устанавливают распашные наружу, запираемые