Отчет по практике по архивоведению на тему отчет по практике

Документы в архиве делятся на несколько категорий в зависимости от сроков хранения. К ним относятся документы постоянного хранения, такие как уставные документы и годовые отчёты, а также временного хранения свыше 10 лет и до 10 лет включительно, как, например, личные дела сотрудников и первичные учётные документы. Система хранения также учитывает структурные подразделения и функциональные признаки, где каждое дело имеет уникальный номер и шифр, отражённый в номенклатуре дел.
Среди положительных аспектов можно отметить соблюдение требований к помещению архива, что включает обеспечение противопожарной безопасности и контроль параметров воздуха. Документы систематизированы и группируются в дела в соответствии с номенклатурой, также реализована эффективная система учёта с ведением описях и журналах регистрации. Для электронных документов используется система 1С:Кадры с отличной возможностью поиска.
Тем не менее, существуют и недостатки. Не все сотрудники корректно формируют дела, что может создавать ошибки при передаче в архив. В некоторых случаях наблюдаются нарушения сроков передачи документов, и существует несоответствие между электронным и бумажным архивами, так как некоторые документы оцифрованы не полностью. Также отсутствует автоматизированная система напоминаний о сроках хранения и недостаточно места для архива.
Выводы:
В целом система хранения документов в ООО «Нефтетехразвитие» соответствует нормативным требованиям и обеспечивает сохранность архивных документов. Однако выявленные недостатки могут привести к рискам, таким как потеря или повреждение документов, затруднения в поиске нужной информации, а также к нарушениям сроков хранения и уничтожения. Основными проблемами остаются недостаток автоматизации процессов и нехватка площадей для хранения.
Рекомендации по совершенствованию системы хранения:
Для повышения эффективности системы хранения документов рекомендуется внедрить электронный документооборот с интеграцией в 1С:Кадры, а также осуществлять автоматическое напоминание о сроках хранения документов. Обучение персонала по правильному формированию дел также является ключевым моментом, наряду с оптимизацией пространства архива.
Кроме того, необходимо проводить регулярные инвентаризации архива и синхронизировать электронные и бумажные архивы, завершив оцифровку всех необходимых документов. Установление четких сроков передачи документов в архив и обновление нормативной базы также способствуют улучшению системы. Усиление мер безопасности и проверки системы противопожарной безопасности окажутся важными для защиты архивных документов.

11. Составление и оформление описи дел структурного подразделения учреждения (организации) – базы практики
Опись дел структурного подразделения —включает перечень дел с указанием их номеров, индексов, заголовков, крайних дат, количества листов и других сведений. Опись составляется в соответствии с номенклатурой дел и требованиями нормативных актов, таких как Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ.

Общество с ограниченной ответственностью «Пример»
Отдел кадров
ОПИСЬ № 01 дел, документов за 2026 год

№ п/п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Количество листов Срок хранения Примечание
1 01-01 Приказы о приёме на работу за 2026 год 01.01.2026–31.12.2026 45 50 лет
2 01-02 Приказы о переводе сотрудников за 2026 год 01.01.2026–31.12.2026 32 50 лет
3 01-03 Приказы об увольнении за 2026 год 01.01.2026–31.12.2026 28 50 лет
4 01-04 Трудовые договоры сотрудников (новые договоры и изменения) 01.01.2026–31.12.2026 120 75 лет

В данную опись внесено 4 (четыре) ед. хр. с № 01-01 по № 01-04.
Составитель описи:
Должность: Специалист по кадрам
Подпись: _________
Расшифровка: Иванов И. И.
Дата:
Утверждаю:
Должность: Начальник отдела кадров
Подпись: _________
Расшифровка: Петрова А. А.
Дата:
Пример оформленного дела
Обложка дела.
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ПРИМЕР»
Отдел кадров
Дело № 01-01
«Приказы о приёме на работу за 2026 год»
Крайние даты: 01.01.2026–31.12.2026
Количество листов: 45
Срок хранения: 50 лет
Внутренняя опись документов дела (если в деле более 25 документов или есть особо ценные документы):
№ п/п Индекс документа Дата документа Заголовок документа № листа Примечание
1 П-01/26 01.01.2026 Приказ о приёме на работу Иванова И. И. 1–2
2 П-02/26 15.01.2026 Приказ о приёме на работу Петровой А. А. 3–4
... ... ... ... ... ...

Лист-заверитель прикрепляется в конце дела. В нём указываются количество листов, особенности нумерации (если есть пропущенные или дополнительные листы), подписи составителя и проверяющего.
Документы в деле должны быть пронумерованы арабскими цифрами в правом верхнем углу листа.
Фотографии, чертежи и другие иллюстративные документы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Лист с наклеенными документами (вырезками, выписками) нумеруется как один лист.
При передаче дел в архив проводится проверка их формирования, оформления и соответствия количества дел в описи номенклатуре. Все выявленные недостатки работники структурного подразделения обязаны устранить.

12. Изучение офисной техники на рабочем месте. Разработка инструкций по эксплуатации (ламинатор, шредер, копировальный аппарат)
1.Ламинатор используется для защиты документов от внешних воздействий путём покрытия их полимерной плёнкой. В организации применяется рулонный ламинатор с регулируемой температурой нагрева.
Основные характеристики:
- тип: рулонный;
- ширина ламинирования: до 330 мм;
- толщина плёнки: 75–250 мкм;
- регулировка температуры: 90–160 °C.
Задачи - ламинирование удостоверений, визиток, сертификатов, важных документов.
Инструкция по эксплуатации ламинатора
1. Подготовка к работе:
- установите ламинатор на ровную устойчивую поверхность;
- подключите к электросети;
- включите устройство и установите нужную температуру в зависимости от толщины плёнки;
- дождитесь индикации готовности (загорания зелёного индикатора).
2. Процесс ламинирования:
- поместите документ в центр плёнки, оставив по краям 5–10 мм свободного пространства;
- аккуратно подайте пакет в приёмный лоток;
- не прикладывайте излишних усилий — ламинатор автоматически захватит материал;
- после выхода ламинированного документа дайте ему остыть на ровной поверхности 1–2 минуты.
3. Завершение работы:
- выключите нагрев;
- при необходимости очистите валы мягкой тканью;
- отключите устройство от сети.
4. Меры безопасности:
- не касайтесь горячих валов во время работы;
- не помещайте в ламинатор металлические предметы, документы с металлическими скрепками;
- избегайте попадания влаги на устройство;
- не оставляйте включённый ламинатор без присмотра.
5. Типичные проблемы и решения:
- пузыри на поверхности — слишком высокая температура, снизьте нагрев;
- замятие плёнки — выключите устройство, аккуратно извлеките застрявший материал;
- неравномерное ламинирование — проверьте центровку документа в плёнке.
2.Шредер предназначен для уничтожения конфиденциальных документов путём их разрезания на мелкие фрагменты. В организации используется шредер уровня секретности P‑4 (полосы шириной до 4 мм и длиной до 40 мм).
Основные характеристики:
- уровень секретности: P‑4;
- тип резки: продольная;
- ёмкость корзины: 20 л;
- количество листов за цикл: до 10;
- защита от перегрева: автоматическая остановка.
Задачи - уничтожение черновиков, копий документов с персональными данными, устаревших версий приказов.
Инструкция по эксплуатации шредера
1. Подготовка к работе:
- установите шредер на ровной поверхности вблизи розетки;
- проверьте заполненность корзины (при необходимости опустошите);
- убедитесь, что в документах нет скрепок, скоб, пластиковых файлов.
2. Процесс уничтожения:
- включите устройство;
- подавайте документы по одному или небольшими стопками (не более 10 листов);
- следите за индикаторами — при перегрузке сработает защита;
- после завершения работы дайте устройству остыть 5–10 минут.
3. Обслуживание:
- регулярно очищайте корзину;
- смазывайте режущие элементы специальным маслом (1 раз в месяц);
- не допускайте переполнения корзины.
4. Меры безопасности:
- не засовывайте руки в приёмное отверстие во время работы;
- не уничтожайте документы с влагой, липким слоем, металлическими элементами;
- не перегружайте устройство (соблюдайте лимит листов);
- отключайте от сети при обслуживании.
5. Типичные проблемы и решения:
- шредер останавливается — перегрузка, уменьшите количество листов;
- шум при работе — проверьте наличие посторонних предметов, смажьте режущие элементы;
- медленное уничтожение — затупились ножи, требуется обслуживание.
3. Копировальный аппарат используется для размножения документов. В организации установлен многофункциональный аппарат (МФУ) с функциями копирования, печати и сканирования.
Основные характеристики:
- формат: до A3;
- разрешение: 600 dpi;
- скорость копирования: 30 стр./мин;
- ёмкость лотка: 250 листов;
- двустороннее копирование: есть.
Задачи - копирование приказов, договоров, отчётов, внутренних документов.
Инструкция по эксплуатации копировального аппарата
1. Подготовка к работе:
- проверьте наличие бумаги в лотке;
- убедитесь, что крышка сканера плотно закрыта;
- включите устройство, дождитесь готовности.
2. Копирование:
- разместите оригинал на стекле сканера или в автоподатчике;
- выберите нужные параметры (формат, количество копий, масштабирование);
- нажмите кнопку «Старт»;
- заберите копии из выходного лотка.
3. Очистка и обслуживание:
- протирайте стекло сканера мягкой безворсовой тканью;
- удаляйте застрявшую бумагу согласно инструкции;
- следите за уровнем тонера.
4. Меры безопасности:
- не наклоняйтесь над работающим аппаратом;
- не допускайте попадания влаги на устройство;
- не открывайте крышки во время работы без необходимости;
- отключайте от сети перед длительным отсутствием.
5. Типичные проблемы и решения:
- полосы на копии — загрязнено стекло сканера, протрите его;
- замятие бумаги — аккуратно извлеките лист, проверьте правильность загрузки бумаги;
- бледная копия — низкий уровень тонера, замените картридж.
Общие рекомендации по эксплуатации офисной техники:
Перед началом работы ознакомьтесь с инструкцией производителя конкретной модели.
Проводите регулярное техническое обслуживание устройств.
Обучите сотрудников правилам работы с техникой.
Ведите журнал учёта неисправностей и ремонтов.
Соблюдайте правила пожарной безопасности и электробезопасности.
При серьёзных неисправностях обращайтесь в сервисный центр.

13. Составление схемы поиска архивного документа по запросу сотрудника предприятия (организации)
Алгоритм действий
1. Приём запроса:
Работа начинается с получения письменного запроса от сотрудника, в котором указаны реквизиты документа (название, номер, дата, цель получения). Запрос регистрируется в Журнале учёта запросов с указанием номера, даты поступления и срока исполнения (до 30 дней).
2. Уточнение параметров поиска:
После регистрации происходит проверка полноты сведений в запросе. При необходимости архивариус связывается с заявителем для уточнения информации, например, о названии документа или периоде его создания.
3. Поиск по учётным документам:
На данном этапе архивариус осуществляет поиск:
- По описи дел структурного подразделения.
- Сверяет данные с номенклатурой дел для определения места хранения (фонд, опись, дело).
- Использует электронный каталог для поиска по реквизитам, номеру, дате или ФИО.
- Проверяет журнал регистрации документов, если документ был создан недавно.
4. Локализация и извлечение документа:
Архивариус находит физическое место хранения, извлекает дело из хранилища и фиксирует выдачу в Карточке учёта местонахождения дела.
5. Проверка и подготовка к выдаче:
Сверяется оригинал с запросом, при необходимости копируется документ, и заверяются копии, если это требуется.
6. Оформление выдачи:
Заполняется Акт выдачи архивного документа, где указываются ФИО и должность получателя, реквизиты документа и срок возврата.
7. Фиксация в учётных документах:
Запись в Журнале учёта выдачи архивных дел о дате выдачи и сроке возврата, а также отметка в Карточке учёта местонахождения дела.
8. Информирование заявителя:
Документ выдается лично или направляется копия. В случае отсутствия документа составляется письменный ответ с объяснением причин.
Схема 1. Стандартный поиск