Прохождение производсвенной практики в ООО «Мебеус»

Преимущества данной структуры управления заключаются в следующем:
1. Четкость взаимных связей (все отделы взаимодействуют друг с другом).
2. Быстрота реагирования на распоряжения (все приказы непосредственно идут от генерального директора).
3. Согласование действий отделов (отделы, подчиненные руководителю, являются линейно связанными).
4. Оперативность принятия решений.
5. Личная ответственность руководителя (генеральный директор отвечает за общую тенденцию развития компании).
К недостаткам организации данной системы управления относятся:
-наличие нескольких ступеней управления персоналом, следовательно, возможность потери или искажения управленческой информации;
-доминирование необходимости решения текущих оперативных проблем над стратегическими, поскольку компания небольшая и имеет большой оборот, то большее значение уделяется реализации текущих целей;
-низкая гибкость и низкая способность адаптироваться к изменениям на рынке.
Эффективная деятельность любого предприятия непосредственно связана с созданием и организацией документооборота, который формирует функциональные связи между различными подразделениями компании. Организация циркуляции документов на предприятии ООО «Мебеус» в соответствии с действующими нормами позволяет обеспечить защиту интересов всего предприятия, увеличить эффективность управленческого труда и его персонала.
Важнейшую роль в подготовке и реализации документов организации, а также контроле за их исполнением играет организационный персонал компании, в составе которого наиболее значимыми являются секретари руководителей и офис - менеджеры.
Таким образом, делопроизводство – это определенная отрасль, вид деятельности предприятия, которая направлена на обеспечение документирования и организацию правил составления деловых документов, актов, организацию работы с официальными документами компаний.
В целом делопроизводство ООО «Мебеус» включает в себя несколько основных понятий и звеньев в данной деятельности (Рис. 2).














Рис.2. Структура делопроизводства ООО «Мебеус»

Организация документооборота, как составная часть организации работы с документами, в свою очередь, связана с вопросами организации движения и учета документов на предприятии. Для организации хранения этих документов на предприятии ООО «Мебеус» ведется архивное дело. Непосредственное использование подготовленных документов, применение различного рода документации, связывает понятие делопроизводства с понятием документационного обеспечения управления (ДОУ).
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) на предприятии является его структурным подразделением, которое выполняет и реализует функции по документационному обеспечению управленческой деятельности, а работники данной службы являются ответственными за организацию документооборота на предприятии.
Руководитель предприятия ООО «Мебеус» берет на себя ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с официальными документами в структурных подразделениях компании. Так, эффективная деятельность предприятий обеспечивается организацией системы связей между различной управленческой документацией. Непосредственное осуществление работы по делопроизводству осуществляется должностными лицами предприятия, на которых возложена ответственность за ведение делопроизводства, учет и обеспечение сохранности документов.

Рис.3. Ответственные лица за ведение делопроизводства в ООО «Мебеус»
Таким образом, ответственные лица на предприятии решают следующие задачи делопроизводства:
 создание и последующее оформление официальных документов в соответствии с определенными стандартами,
 создание всех необходимых условий для обеспечения движения и циркуляции документов на предприятии (в том числе, организация регистрации документов, обеспечение контроля за движением документов и сроками их исполнения),
 создание необходимых условий для обеспечения эффективного поиска нужных документов (классификация документов по определенным номенклатурам дел предприятия),
 создание надежных условий для хранения документов.



Рис.4. Основные задачи, выполняемые документированной информацией

Централизованная форма организации делопроизводства подразумевает, что все операции по обработке документов сосредоточиваются в руках единого для всего учреждения центра – канцелярия.
Однако именно централизация делопроизводственных процессов в компании ООО «Мебеус» обеспечивает:
 снижение стоимости делопроизводственных операций;
 улучшение организации труда делопроизводственного персонала, внедрение его нормирования;
 специализацию и взаимозаменяемость работников делопроизводства;
 использование прогрессивных и производительных технических средств;
 единство организационного руководства компании.
Одним из приоритетных направлений действий руководства компании ООО «Мебеус» является создание на предприятии специального подразделения, которое бы могло осуществлять работу со всей документацией. Таким подразделением является служба документационного обеспечения управления предприятием, которая непосредственно подчиняется генеральному директору и действует в интересах целей и миссии всего предприятия.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) выполняет функции по документационному обеспечению управленческой деятельности предприятия, а работники данной службы являются ответственными за организацию документооборота на предприятии. Служба ДОУ может быть представлена на предприятии в качестве отдельного структурного подразделения, в состав которого входит канцелярия, секретариат, архивный отдел, которые выполняются свои специфические функции и при этом находятся в тесном и активном взаимодействии. Также данная служба может