системы автоматизации документооборота

Постановка задачи
В рамках выполнения данной работы было проведено изучение технологий документооборота в ООО «Юридическая консультация».
Далее проведем анализ бизнес-процессов организации документооборота в компании.
На рисунке 1 приведена контекстная диаграмма технологии документооборота ООО «Юридическая консультация». Входящие информационные потоки в систему включают: данные о реквизитах входящих документов, требования к номенклатуре и запросы отчетности. Результирующие информационные потоки включают отчетность об исполнении документов и документы, отправленные в архив. Диаграмма декомпозиции основного бизнес-процесса показана на рисунке 2.

Рисунок 1 - Контекстная диаграмма

Как показано на рисунке 2, технология документооборота рассматриваемого предприятия включает в себя:
- учет входящих документов;
- учет исходящих документов;
- ведение номенклатуры дел;
- формирование отчетности.
Диаграммы декомпозиции процессов учета входящих и исходящих документов, ведения номенклатуры дел показаны на рисунках 3-5.

Рисунок 2 - Диаграмма декомпозиции основного бизнес-процесса

Рисунок 3 - Диаграмма учета входящих документов

Рисунок 4 - Диаграмма учета исходящих документов
Регистрация корреспонденции в условиях ООО «Юридическая консультация» в настоящее время производится в журнале учета входящих документов в бумажном варианте, не используются системы автоматизации, позволяющие систематизировать технологию документооборота. Перечень недостатков обработки информации в отсутствие системы автоматизации:
- отсутствие возможности мониторинга сроков исполнения документов, что потенциально может привести к просрочкам исполнения решений;
- отсутствие защиты от пропуска регистрации документа;
- сложности в распределении ответственности при выполнении приручений руководства;
- невозможность формирования аналитической отчетности о состоянии документооборота в компании.
Специфика деятельности юридических учреждений связана с необходимостью соблюдения сроков исполнения распорядительной документации, для обеспечения возможности своевременного принятия решений в соответствии с существующими административными регламентами. Оптимизация технологии документооборота связана с внедрением базы данных.
 
Задание 5
Проектирование базы данных
В рамках поставленных задач автоматизации сущностями информационной системы для решения задач автоматизации документооборота в ООО «Юридическая консультация» являются:
- сотрудники;
- контрагенты;
- должности;
- входящие документы;
- типы отправлений.
На рисунке 5 приведена диаграмма «Сущность - Связь».

Рисунок 5 – Диаграмма «Сущность - Связь»

Определим типы связей между выбранными сущностями.
На каждой должности работает множество сотрудников. Связь 1:N.
Каждый вид документов отправляется множество раз. Связь 1:N.
Каждый сотрудник отрабатывает множество документов. Связь 1:N.
Каждый контрагент отправляет множество документов. Связь 1:N.
Далее определим набор атрибутов выбранных сущностей информационной системы (таблицы 3-7).
Таблица 3 – Атрибуты сущности «Должности»
Наименование атрибута Тип данных Примечание
Код должности Счетчик Первичный ключ
Наименование должности Текстовый