Организация архивной справочно-информационной работы по документам организации

Введение

Учебная практика ПМ.02 Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации направлена на приобретение студентами практического опыта для дальнейшего развития общих и профессиональных навыков в данном виде профессиональной деятельности.
Цель практики – закрепление теоретических знаний, полученных при изучении соответствующих дисциплин, и формирование необходимых практических навыков и умений по организации и ведению делопроизводства.
Основная задача практики – ознакомиться с организацией, ее структурой управления и углубить знания об организации архивной и справочно-информационной работы с документами организации, полученные в процессе обучения.
 
1. Общая характеристика учреждения

Государственное автономное учреждение социального обслуживания Свердловской области «Комплексный центр социального обслуживания населения города Карпинска» (далее – ГАУСО СО «КЦСОН г. Карпинска») находится по адресу 624936, г. Карпинск, ул. 8 Марта, д. 66. Также имеется юридический адрес, расположенный по адресу 624936, Свердловская область, г. Карпинск, ул. Советская, д. 109.
Основной вид деятельности данного учреждения согласно ОКВЭД 2 является: 8790 - Деятельность по уходу с обеспечением проживания прочая. Но есть еще и дополнительные - 49.32 - Деятельность легкового такси и арендованных легковых автомобилей с водителем; 81.29.9 - Деятельность по чистке и уборке прочая, не включенная в другие группировки; 95.29 - Ремонт прочих предметов личного потребления и бытовых товаров; 14.13 - Производство прочей верхней одежды; 85.42.9 - Деятельность по дополнительному профессиональному образованию прочая, не включенная в другие группировки; 93.29.9 - Деятельность зрелищно-развлекательная прочая, не включенная в другие группировки; 96.09 - Предоставление прочих персональных услуг, не включенных в другие группировки; 88.10 - Предоставление социальных услуг без обеспечения проживания престарелым и инвалидам; 49.4 - Деятельность автомобильного грузового транспорта и услуги по перевозкам; 56.29 - Деятельность предприятий общественного питания по прочим видам организации питания.
Муниципальное учреждение «Центр социального обслуживания пенсионеров и инвалидов» МО города Карпинска создан в 2002 году.
В 2006 году по Постановлению Правительства Свердловской области от 21.02.2006 №156 – ПП передано в собственность Свердловской области и переименовано в Государственное областное учреждение социального обслуживания населения «Комплексный центр социального обслуживания населения города Карпинска». С 2011 года переименовано в государственное бюджетное учреждение социального обслуживания Свердловской области «Комплексный центр социального обслуживания населения города Карпинска». С 2014 года переименовано в государственное автономное учреждение социального обслуживания населения Свердловской области «Комплексный центр социального обслуживания населения города Карпинска» (ГАУ «КЦСОН г. Карпинска»). Окончательное название учреждение приобрело с 28 июня 2021 года и стало называться государственное автономное учреждение социального обслуживания Свердловской области «Комплексный центр социального обслуживания населения города Карпинска» (далее - ГАУСО СО «КЦСОН г. Карпинска»).
Руководителем данного учреждения является директор. Структура управления учреждения представлена на рисунке 1.
Структурные подразделения в своей деятельности подчиняются директору Центра, осуществляющему руководство его деятельностью на основе единоначалия. Каждое структурное подразделение возглавляет заведующий, назначаемый директором Центра.
Наиболее востребованной отделение в центре социального обслуживания на дому, главной целью которого является – пребывание граждан пожилого возраста и инвалидов в привычной для них социальной среде.

Численность получателей социальных услуг за 2018-2020 гг, приставлена в таблице 1.
Таблица 1 – численность получателей социальны услуг по формам социального обслуживания и видам социальных услуг за счет бюджета свердловской области и в соответствии с договорами за счет средств физических или юридических лиц.

Государственное автономное учреждение социального обслуживания Свердловской области «Комплексный центр социального обслуживания населения города Карпинска» организована и работает в соответствии с законодательством РФ. Имеет четкую структуру управления.

2. Практические задания

Тема 1. «Организация и нормативно-правовые основы архивного дела»

1. Составить перечень нормативно-методических документов, регламентирующих работу архива организации. (ПК 2.1., ПК 2.7)
Основные нормативные документы, которыми руководствуются в своей работе директор архива и руководители структурных подразделений, должны быть разработаны в самих архивах и утверждены органами архивного управления данного субъекта Российской Федерации. Состав этих документов различен для государственных архивов и архивов учреждения. Перечень документов, регулирующих деятельность архивов организации или архивов учреждения.
1. Положение об архиве (Устав).
2. Положение о структурном подразделении архива.
3. Структура и штатное расписание архива.
4. Смета расходов архива на год.
Важнейшим документом, определяющим деятельность архива, является его Положение (Устав), который определяет его правовой статус (юридическое лицо, структурное подразделение), ранг (центральный республиканский, объединенный ведомственный), профиль архива (источники комплектования, состав документов, принимаемых на хранение); задачи, функции, права и обязанности архива, организационная основа архива.
Положение о структурном подразделении архива определяет задачи, функции закона, организацию деятельности структурного подразделения архива. Должностные инструкции сотрудников определяют обязанности, права и ответственность сотрудников архива. Они составляются на всех сотрудников, за исключением директора архива и его заместителей. Штатное расписание - перечень должностей учреждения (организации) с указанием количества и размера должностных окладов. Все документы, кроме Положения об архиве и инструкции о службе документационного обеспечения управления (ДОУ), подписываются директором архива.

2. Дать определение «архив», «архивный фонд», «АФ РФ», «фондирование документов», «архивохранилище», «депозитарное хранение документов АФ РФ». (ПК 2.1., ПК 2.7)
Архив – это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.
Архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.
АФ РФ – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению
Депозитное хранение документов - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
Фондирование документов – распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям. Оно производится непосредственно в архиве. В ходе фондирования уточняют фондовую принадлежность документов, формируют фонд, определяют хронологические границы фонда и документов фонда.

Тема 2. Государственные, муниципальные архивы и архивы организаций

1. Составить схему классификации документов в пределах АФ РФ (ПК 2.7)
Классификация документов АФ РФ включает в себя 3 этапа:
1. Классификация документов АФ РФ в целом - распределение документов между государственными архивами.
2. Классификация документов в пределах архива - предполагает их организацию по комплексам - архивные фонды и коллекции. При классификации архивных документов выбирается один из научных принципов классификации:
• принцип происхождения (организация документов по исторически сложившимся комплексам (фондам);
• логический (тематический) принцип классификации документов по тематическим группам и другим (искусственно созданным) группам (коллекциям).