Основы организации документационного обеспечения управления в АО Метпллокомплект-М

ВВЕДЕНИЕ
Практика была пройдена мной в компании АО «Метпллокомплект-М».
Информация, которая зафиксирована и содержится в официальных документах компании, непосредственно отражает направления и содержание деятельности организации, являясь при этом основой любого бизнеса. Как правило, во многих компаниях для того, чтобы составить и правильно оформить документацию, управленческому персоналу компании требуется до половины рабочего времени, которое занимает именно работа с документами.
Актуальность данной темы заключается в том, что в связи с этим на каждом предприятии должна быть разработана политика по документационному обеспечению управления предприятием, стратегия делопроизводства. Делопроизводство представляет собой специфическое направление деятельности компании, заключающееся в том, что на предприятии оформляются, составляются, обрабатываются и хранятся различные важные документы. От степени правильности составления и оформления документов, организации работы с ними зависит эффективность и своевременность принятия руководством компании управленческих решений. Грамотно оформленный документ, который имеет юридическую силу, выступает основным фактором в решении спорных ситуаций на предприятии и заключении успешной сделки.
Предметом данной работы выступает деятельность по документационному обслуживанию управления.
Целью данной работы выступает комплексный анализ деятельности документационного обеспечения управления в АО «Метпллокомплект-М».
Структура работы состоит из двух основных частей.
В первой главе исследуются основы документооборота и его обеспечения.
Вторая часть посвящена анализу документационного обеспечения управления и работы службы делопроизводства в компании АО «Метпллокомплект-М».
Для раскрытия данной темы были использованы различные нормативно-правовые документы, регулирующие работу службы ДОУ на современных предприятиях, исследования различных современных специалистов в области организации документооборота на предприятии, порталы по управленческой деятельности и ресурсы Интернет.
1. Теоретические основы организации документационного обеспечения управления на предприятиях
Эффективная деятельность предприятий непосредственно связана с формированием и организацией документооборота, который формирует функциональную связь между различными подразделениями компании. Организация циркуляции документов на предприятиях в соответствии с действующими нормами позволит обеспечивать защиту интересов всего предприятия, увеличивать эффективность управленческого труда и его персонала.
Таким образом, делопроизводство – это определенная отрасль, деятельности предприятия, направленная на обеспечение документирования и организации составления документов, организации работы с официальными документами компании [13, c.54].
Так, документирование, как часть делопроизводства, непосредственно связано с формированием правильных структур и оформления официальных документов предприятия в соответствии с определенными государственными стандартами.
Организация документооборота, как важная часть организации работы с документами на предприятии, в свою очередь, связана с проблемами организации движения и учета документов на предприятиях. Для организации их хранения на предприятии ведут архивные дела. Непосредственное использование подготовленных документов, применение различной документации, объединяет делопроизводство с документационным обеспечением управления (ДОУ).
В целом делопроизводство включает в себя несколько основных элементов (Рис. 1).
Руководители предприятий, как правило, берут на себя ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных норм работы с официальными документами в структурных подразделениях компании.
Так, эффективная деятельность предприятия обеспечивает организация систем связей между различной управленческой документацией. Непосредственная реализация работы по делопроизводству осуществляется должностным лицом предприятия, на которого возлагается ответственность за учет и обеспечение сохранности документов
Таким образом, в целом решаются следующие задачи делопроизводства:
 создать и оформить официальные документы в соответствии с определенными стандартами,
 создать все необходимые условия для обеспечения движения и циркуляции документов на предприятии (в том числе, организовать регистрацию документов, обеспечить контроль за движением документов и сроком исполнения),
 создать необходимые условия для обеспечения эффективного поиска нужных документов (классифицировать документы по определенным делам),
 создать надежные условия хранения документов.
Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная формы.
Централизованная форма организации делопроизводства подразумевает, что все операции по обработке документов сосредоточиваются в руках единого для всего учреждения центра – канцелярия.
Децентрализованная форма подразумевает рассредоточение делопроизводственных операций между различными структурными подразделениями предприятия, каждый из которых выполняет определенный набор делопроизводственных функций.
При смешанной форме все операции по делопроизводству выполняются как централизованно (например, организация приема, регистрации, контроля, размножения документов), так и децентрализовано (что касается организации справочно-информационного обслуживания подразделений компании, хранения документов и формирования дел).
Форму организации делопроизводства предприятие выбирает с учетом своего размера, объема существующего документооборота, определенного состава его структурных подразделений. Так, для небольших предприятий, где документирование осуществляется непосредственно в подразделениях компании, которые могут находиться в различных районах, обычно характерен выбор централизованной формы организации документооборота. В больших организациях, наоборот, используется смешанная форма организации делопроизводства.
Однако именно централизация делопроизводственных процессов в компании обеспечивает [14, c.108]:
 снижение стоимости делопроизводственных операций;
 улучшение организации труда делопроизводственного персонала, внедрение его нормирования;
 специализацию и взаимозаменяемость работников делопроизводства;
 использование прогрессивных и производительных технических средств;
 единство организационного руководства компании.
Таким образом, крупные компании должны стремиться к целесообразной централизации различных функций делопроизводства, которые затрагивают моменты приема и отправки документов, регистрации и контроля их исполнения, стенографирования и печатания документов, их размножения, методического руководства делопроизводством.
2.Анализ документационного обеспечения управленческой деятельности в АО «Метпллокомплект-М»
2.1.Общая социально-экономическая характеристика предприятия
Основной бизнес Акционерного общества «Металлокомплект-М» — складская торговля металлопрокатом.
Акционерное общество «Металлокомплект-М» входит в тройку лидеров рынка дистрибуции стальной продукции в России как универсальный поставщик металлопроката с 30-летним профессиональным стажем. Подразделения АО «МК-М» расположены в 16 городах России, в регионах с наибольшей металлоёмкостью, 75% потребления рынка РФ.
Металлоторговый бизнес является частью цепочки продвижения металлопродукции от производителя к потребителю. Во всем мире он создан, чтобы служить звеном, соединяющим интересы производителей стали и её потребителей.
Одной из основных задач Акционерного общества «Металлокомплект-М» является внедрение системы работы, основанной на двух принципах
• Концепция комплексного снабжения (one-stop-shopping), позволяющая потребителю полностью удовлетворить потребность во всей необходимой продукции черной металлургии в одном месте;
• Концепция управления цепочкой поставок (supply chain management), позволяющей оптимизировать процесс движения продукции от