Обеспечение проектной деятельности: разработка проекта по созданию и внедрению информационной системы для автоматизации рабочего места специалиста Администрации Администрации Приуральского района

1.1. Постановка задач создания проекта

В рамках данной работе проведена разработка параметров проекта автоматизации Администрации Администрации Приуральского района путем разработки информационной системы для автоматизации основной деятельности. Целью проекта автоматизации является повышение эффективности работы специалистов Администрации, достигаемое за счет внедрения распределенной системы автоматизации закупочной деятельности.
Специфика закупочной деятельности в условиях администрации связана с необходимостью соблюдения требований законодательства, расчета лимитов бюджетных обязательств и сроков исполнения муниципальных контрактов. Внедрение системы автоматизации предполагается для использования в следующих задачах:
 ведение учета муниципальных контрактов;
 ведение реестра поставщиков;
 ведение картотеки с информаций о закупаемых товарах и услугах;
 формирование отчетной информации, содержащей данные по платежам в рамках заключенных муниципальных контрактов.
В таблице 1 приведено обоснование необходимости внедрения проекта автоматизации.
Таблица 1 - Обоснование необходимости внедрения проекта автоматизации
Тип влияния на деятельность Администрации
Появление новых возможностей Факторы повышения эффективности работы специалистов Состояние системы в случае отказа от внедрения системы
Уровень определенности Аспекты денежного характера Возможность использования аналитического инструмента по управлению деятельностью Администрации Снижение трудоемкости выполнения операции Повышение стоимости выполнения операций
Количественные Увеличение количества обрабатываемых данных Возможности массовых операций по обработке информации Отсутствие возможности обработки данных
Измеримые Сокращение времени на обработку данных Снижение себестоимости ведения операций Увеличение времени на обработку данных по управлению перевозками, введение дополнительных штатных единиц для решения указанных задач
Качественные Создание возможностей формирования аналитики Внедрение новых возможностей формирования отчетности Низкое качество отчетности по отработке данных

По итогам проведенного анализа было показано, что в отсутствие автоматизации системы управления деятельностью Администрации в условиях санкций, рисков блокировки лицензий на программные продукты зарубежных разработчиков принято решение о самостоятельной разработке информационной системы.
1.2. Планирование трудовых ресурсов

Окружение проекта включает перечень исполнителей, анализ их роли в проекте, влияния на результаты проекта. В таблице 2 приведено описание окружения проекта.
Таблица 2 - Описание окружения проекта
Должность Роль в проекте Влияние на проект Полномочия Инте¬рес к проекту
Директор Руководство проектом Принятие решений, высокое Общее руко-водство Высо¬кий
Программист Развертывание системы автоматизации Техническая реализация проекта, высокое Корректировка требований ТЗ, уровень власти - низкий Высо¬кий
Экономист Расчет стоимости реализации проекта, проведение платежей Высокое Выделение денежных средств Сред¬ний
Инженер по ТБ Контроль соблюдения требований по охране труда в рамках эксплуатации системы Среднее Принятие решения о возможности внедрения проекта в эксплуатацию, либо отправка на доработку Средний
Начальники отделов Определение критериев функционального соответствия системы специфике работы сотрудников Высокое Принятие решения о возможности внедрения проекта в эксплуатацию, либо отправка на доработку Высокий
Специалисты по закупкам Определение критериев функционального соответствия системы специфике технологии работы Администрации Среднее Принятие решения о возможности внедрения проекта в эксплуатацию, либо отправка на доработку Высокий

Модель Джонсона «Власть-интерес» приведена в таблице 3.
Таблица 3 - Модель Джонсона «Власть-интерес»


Уровень власти Уровень интереса
Низкий Высокий
Высокий Директор
Низкий Инженер по ТБ Программист
Экономист
Специалисты по закупкам
Начальники отделов

1.3. Устав проекта
Основные положения устава проекта приведены в таблице 4.



Таблица 4 - Основные положения устава проекта
Цели проекта
Модернизация информационной системы в области закупочной деятельности
Оптимизация бизнес-процессов за счет возможностей, предоставляемых системой автоматизации управления закупочной деятельности
Результаты проекта. снижение трудоемкости выполнения технологических операций по управлению закупочной деятельностью на 20%
Снижение величины управленческих издержек на 10%
Допущения проекта Инфляция не превышает 10%,
Стоимость приобретаемых материалов и лицензий не изменяется в течение реализации проекта,
Наличие канала взаимодействия с компанией-заказчиком, что позволит получать недостающую информацию, проверять функциональность разработанной системы на каждом из этапов реализации проекта.
Ограничения проекта





Необходимость соответствия функциональных обязанностей специалистов предоставленным пользовательским ролям, избегание избыточности пользовательских полномочий.
Внедрение ПО не предполагает внесение изменений в системную архитектуру Администрации
Работы по приведению в соответствие системной архитектуре возлагаются на ИТ-специалистов заказчика и не входят в техническое задание
Расписание основных контрольных событий Время работы над проектом: 01.06.2023-31.07.2023
Этапы создания системы автоматизации включают:
- Определение задач автоматизации;
- Определение требований к архитектуре проекта;
- Приобретение программного решения;
- Опытная эксплуатация;
- Ввод ПО в работу Администрации, формирование и передача пользовательской документации
Бюджет проекта Ограничения бюджета проекта автоматизации составляют 500 тыс. руб.
Параметры быстродействия системы Время формирования отчетов не превышает 1 мин.
Продолжительность ввода клиентских заявок не превышает 1 мин.
Длительность периода опытной эксплуатации не более 1 мес.
Обоснование необходимости внедрения проекта автоматизации: Пользователи системы: специалисты по закупкам, начальники отделов, руководство, экономисты.
Внедрение проекта обеспечит возможности повышения оперативности при взаимодействии сотрудников в рамках работы с муниципальными контрактами
Ожидаемый экономический эффект – исключение издержек, связанных с штрафными санкциями за нарушения законодательства в области работы с муниципальными закупками

Далее проведено описание разработки плана проекта с использованием MS Project.
Выводы по разделу
В аналитической части работы рассмотрена деятельность Администрации Приуральского района. Рассмотрена проблематика использования информационных систем. Показано, что внедрение проекта по модернизации ИС позволит получить Администрации выгоды, связанные с исключением издержек, связанных с штрафными санкциями за нарушения законодательства в области работы с муниципальными закупками, сокращением трудоемкости выполнения технологических операций.