Автоматизация документооборота в коммерческой компании на примере ООО Интерра г. Москва

ВВЕДЕНИЕ

Развитие современных информационных технологий позволяет их использовать в различных отраслях бизнеса. Основными направлениями использования систем автоматизации являются: работа с офисными документами, использование программных решений в бизнес-задачах, продвижение продукции компании в Интернете, обеспечение технологий взаимодействия с клиентами. Web-технологии позволяют распространять информацию о работе компании в Интернете, представлять продукцию, обеспечивать обратную связь.
В рамках данной работы проведено рассмотрение вопросов, связанных с разработкой информационной системы для использования в работе ООО «Интерра» в технологии внутреннего документооборота. В качестве прикладной задачи для разработки сайта выбрана система документооборота.
Актуальность разработки Web-систем для автоматизации технологии документооборота обусловлена необходимостью повышения оперативности при обработке данных по поступающим документам и жизненному циклу их отработки. Web-системы, используемые в технологии документооборота, позволяют обеспечить совместный доступ к информационным ресурсам систем документооборота, возможности контроля исполнительской дисциплины, сокращения временных затрат, связанных с работой специалистов указанного профиля.
Цель настоящей работы – разработка информационной системы по автоматизации управления документооборотом на примере ООО «Интерра».
Объект исследования – деятельность ООО «Интерра».
Предмет исследования – использование информационных технологий в системе документооборота ООО «Интерра».
Среди задач данной работы можно выделить следующие:
дать технико-экономическую характеристику предметной области;
дать обоснование необходимости разработки информационной системы для оптимизации процесса;
проанализировать деятельность ООО «Интерра»;
выявить слабые места и предложить ряд действий по их улучшению путем возможной автоматизации;
произвести анализ существующих разработок и обосновать выбор технологии проектирования;
обосновать проектные решения по видам обеспечения;
выполнить построение информационной модели, представить характеристики входной и результатной информации;
представить работу программных модулей информационной системы;
разработать параметры проекта по разработке и внедрению программного продукта в работу компании;
разработать экономическое обоснование проекта автоматизации.



1. Общая характеристика ООО «Интерра»

В рамках данной работы проведено проектирование системы автоматизации технологии документооборота для общества с ограниченной ответственностью «Интерра». Использование информационных систем указанного класса в деятельности современных компаний обусловлено необходимостью соблюдения требований законодательства в области работы с обращениями граждан, контроля исполнения распоряжений руководства, формирования отчётных документов в рамках основной деятельности организации. Специфика деятельности исследуемой организации связана с производством и сбытом продукции промышленного назначения, в том числе энергоцепей, шлангов, резьбовых соединений, маркировки и т. д., что используется в работе организаций сферы энергетики и промышленности, жилищно-коммунальных систем, отрасли строительства.
На рисунке 1 показана организационная структура рассматриваемой компании.